2023年会议接待的各项工作.docx

会议接待的各项工作 【一】 前期工作 1、会场预约 专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。根据要求预定酒店，会议（会展）场地。车辆等。我们将根据您的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的筹划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点，我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 2、负责会场的布局，设备安装调试 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为你你提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，确保会议的顺利进行。 3、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙效劳；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。 4、准备会务用品： 代表证、会徽、纪念品等。 5、提供公关礼仪、文秘、翻译效劳，代租会务所需设备。 6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。 7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。 8、提供平面立体、vi设计。 【二】 会前准备 1、接站： 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、平安地送到会场或下榻酒店。我们为您准备的车辆每个座位都有保险。 a、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。 b、提供接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。 2、营造气氛 a、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。 b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。 3、报道 a、酒店大堂内免费提供签到台（桌）及提示牌； b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。 4、会场效劳 a、根据会务组要求，筹划、制作会场背景； b、根据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放，负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试情况等。 5、礼品制作 向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。 6、返程票务 a、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记； b、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。 【三】 会中效劳 1、提供专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘效劳。 2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。 3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和效劳。 4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送效劳。 5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调效劳。 6、参会者的餐饮：我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地点，为您推荐不同的用餐地点。 【四】 会后旅游考察效劳 一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间，而在这良好和热烈的气氛下，有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出，我们就为您贴身打造适宜的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游效劳，一应俱全。 【五】 会后总结 1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。 2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。 【六】 会议及会展的预算 1、交通费用 交通费用可以细分为： （1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通 （2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 （3）、欢迎交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 2、会议室/厅费用 具体可细分为： （1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比方投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 （2）、会议设施租赁费用——此局部费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类成效参数作出具体要求（通常可向专业的会议效劳公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否那么可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 （3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此局部费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议效劳商协商。 （4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书效劳、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其本钱费用可能比市场行价要高，如果让专业会议效劳商代理，将获得价格相比照拟低廉且效劳专业的支持。 对于这些单项效劳支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订效劳协议。 3、住宿费用 住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展效劳商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的效劳工程有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等效劳是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的效劳工程及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 （1）、早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否那么餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用） （2）、中餐及午餐 中餐及午餐根本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的效劳费用。 （3）、酒水及效劳费 通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收效劳费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在根本消费水准的根底上加收15％左右的效劳费。 （4）、会场茶歇 此项费用根本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含效劳人员费用，如果主办方需要非程序效劳，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式根本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式那么以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 （5）、联谊酒会/舞会 事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。 5、视听设备 除非在室外进行，否那么视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括： ●设备本身的租赁费用，通常按天计算 ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展效劳商代理 ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理 c、演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。 d、其他——点心、水果及调制色酒 6、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪效劳、临时道具、 及其他通讯、快递效劳、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难方案，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。 那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢。 展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方—— 相同的地方。住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察方案的话）。 不同的地方。展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。 展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mx3m，隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有以下设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。 如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。 第10页 共10页