2023年公务接待流程细则.docx

优质文档 公务接待流程细那么 　 公务接待流程细那么 　第一条前期准备工作 　一、接待任务下达后,由行政部长选定接待组具体成员,并部署相关接待任务; 　二、由行政部接待专员负责收集、核对以下信息: 　(一)来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间; 　(二)主宾饮食忌口及生活习惯; 　(三)会务是否公开(是否需要拍照或录像); 　(四)与各部门做好沟通,要求各部门做好配合(包括在接待期间减少噪音、走动等方面)。 　三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据,汇报材料选择: 　(一)对外披露型材料及数据; 　(二)开展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准; 　四、由行政部材料专员负责制作如下材料: 　(一)来访客人行程单,包括会务、用餐、住宿、参观、欢迎等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式; 　(二)接机/车地的迎接牌,正面为“XX单位XX领导等一行〞或者“XXX(姓名)〞,反面为来宾的航班号、车次及联系; 　(三)会议席卡; 　(四)制作欢迎词标牌 　(五)准备好公司宣传册。 　五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容: 　(一)按照要求预订用餐点、餐标; 　(二)预订住宿酒店客房; 　(三)预订会议室或接待室; 　(四)根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等; 　(五)根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品; 　(六)准备好日常用药品及急救包; 　(七)按要求采购礼品。 　六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆: 　(一)车辆清洗; 　(二)车辆状况检测; 　(三)车辆加油; 　(四)接送点现场及线路踏勘。 　七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。 　八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备,包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备,包房清洁、灯光及设备检查等。 　第二条接机/接车 　一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员; 　二、全体接待人员统一按要求着装: 　(一)相关领导着正装;行政部接待人员着工作服; 　(二)驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。 　三、驾驶员及接待车辆的要求: 　(一)来宾携带随从的,应当派遣2辆以上车辆迎接; 　(二)集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配; 　(三)驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜,车辆音响音量不得超过10标刻; 　(四)根据来宾的人数备好饮用水,其中,12月份至次年2月期间的接待,应当为客人备常温及热饮,7至9月应当为客人备常温及冰饮; 　(五)主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置,主陪领导应坐于副驾驶座后排位置,行政部接待专员应坐于副驾驶位置; 　(六)迎接客人上车时,应当尽可能将车的左侧面对客人,以便客人上车; 　(七)客人上车时,驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头; 　(八)因道路原因车辆右侧面对客人时,驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置; 　(九)行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内; 　(十)两辆以上车辆接送客人的,首车驾驶员应当放慢车速,照应后车距离,尽可能形成车队行驶。 　1、后车不得超越首车行驶; 　2、凡遇红灯,首车驾驶员预估后车无法通过的,应当在停车线等候; 　3、一旦后车落伍,首车驾驶员应当放慢车速,等候后车跟上; 　4、凡遇交通拥阻,驾驶员不得随意插档、变换车位,应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。 　四、现场接机/接车时的工作标准: 　(一)由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人,接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离; 　(二)宾客抵达时,迎接领导应主动上前握手并作自我介绍,标准用语是:“XX领导,欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份XX职务XX姓名,您一路旅途辛苦了,请允许我为您此次行程效劳。〞; 　(三)行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李,并尾随领导步行; 　(四)上车后,行政部接待专员应在自我介绍后,向来宾递交行程单; 　(五)车队从机场/车站出发后,由行政部接待专员通过短信将来宾情况报告行政部接待组。 　第三条迎接来宾进入公司 　一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场,严禁一切车辆不按规定停放,公司大门口不得停放机动车和非机动车;要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍; 　二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口; 　三、接待接机/车人员反响的信息后,接待组通知相关领导进行现场迎接: 　(一)根据宾客规格,相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆; 　(二)来宾车辆停靠后,由驾驶员负责为来宾开车门,并防止客人下车时撞头; 　(三)公司主要接待领导上前与来宾打招呼,特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花; 　(四)公司接待领导应在在来宾右后侧方位,距来宾半步距离,并负责引导来宾进入公司; 　(五)公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光翻开,调节空调的温度,营造光亮舒适的环境;当宾客进入大门时,要站立向来宾鞠躬致意,并使用标准用语:“欢迎莅临中技桩业!〞 　(六)接待来宾期间,总部各部门员工应当减少楼道内走动,正面遇到来宾时,应主动为来宾让路,并侍立向来宾半鞠躬,同时使用标准用语:“欢迎光临中技桩业〞; 　(七)行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼,以提前一层的速度为来宾开路、开门; 　(八)进入会场或贵宾室时,应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。 　第四条会务接待 　一、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头,茶水到至杯子七分之一位置左右。此外,要提醒我方领导携带的名片。 　二、来宾入座时,现场倒茶,茶水倒至7分满。行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障,原那么上首次5分钟续水,1小时内每15分钟续水,加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。重要贵宾,行政部应派2名接待员应现场侍立保障,侍立位置为会场对角线,1人保障来宾,1人保障公司领导。 　三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求,做好现场器材的管理及摄录工作。 　四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。 　第五条接待用餐 　一、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点(公司餐厅/外部餐厅)、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等; 　二、提前预定餐厅包房,如就餐人员较多,包房尽量选择紧邻的位置,方便席间走动沟通; 　三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择; 　四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全:餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒,以及酒水饮料、烟、茶等 　五、用餐期间注意环节 　(一)来宾入席 　1、当来宾进入餐厅时,接待人员主动协助迎宾员安排访客入座; 　2、接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽; 　3、提醒来宾保管好贵重物品。 　(二)席间督办 　1、待来宾坐定后,效劳员撤去多余餐具,取出餐巾展开铺在客人膝上并脱去筷套; 　2、根据来宾要求斟倒酒水或饮料; 　3、用餐期间上菜的速度事宜,上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果;如有外国客人,可在冷菜之后上汤,多道点心安排在菜与菜之间; 　4、待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒,根据现场需要开启酒水或饮料; 　5)客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换; 　6)烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换; 　7)当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理; 　8)上菜过程中假设不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上,迅速用干净餐巾垫上或擦干净;以上几点在用餐餐厅效劳未及时到位时,接待人员应催促效劳人员及时处理。 　(三)离席 　1、接待人员在用餐即将完成时,一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账,收集好财务报销单据,并安排车辆等待来宾离席; 　2、来宾走出餐厅时,接待人员协助效劳员及时准确地将衣帽取递给本人; 　3、接待人员在离席的同时检查有无来宾遗留的物品,如有应及时归还; 　4、接待人员引领来宾上车至下一目的地; 　5)如有醉酒的来宾,根据性别安排临时接待人员送至住宿酒店安置。 　第六条来宾住宿 　一、住宿前期工作准备 　(一)根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等; 　(二)行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住 　(三)一级接待标准需提前在房间内放好如:水果、鲜花、香烟、丝袜等物品。 　二、入住 　(一)接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店,主动帮来宾提行李; 　(二)接待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待; 　(三)接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续; 　(四)接待人员办理好入住手续后,记录访客对应的房间号以便行程时间安排及时沟通; 　(五)接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中,引领至入住房间; 　(六)接待人员告诉客人:有无保险箱,饮水方式,早餐时间,餐厅位置等,并询问是否还有其他需要; 　(七)接待人员确认宾客第二天的叫醒时间 　(八)接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通; 　(九)确认访客的行李已送到访客的房间; 　(十)接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。 　三、退房 　(一)访客行程结束离开酒店时,接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏,主要是,充电器,有效证件等 　(二)接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置; 　(三)接待人员邀访客上车入座并随行至机场、车站,视情况准备相应的礼品,并请宾客对此次接待工作提出意见或建议(本条适用于一级接待); 　(四)接待人员至酒店柜台结账,收集好本次接待工作的各类单据凭证。 　第七条参观接待 　一、至公司厂部参观 　(一)事先告知相关厂部做好接待工作; 　(二)重要贵宾派员至现场指导、协助; 　(三)宾客从总部出发时,通知相关厂部做好准备; 　(四)按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备; 　(五)厂部参观顺序为办公楼、车间、食堂、宿舍等; 　(六)厂部介绍由事业部总经理或副总经理负责; 　(七)其他标准按照总部接待标准执行。 　二、上海标志性景观游览 　(一)制作参观线路,开展现场实地踏勘; 　(二)按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备; 　(三)重要宾客可外聘导游负责解说; 　(四)参观中用餐、住宿等,统一按规格标准执行; 　(五)参观过程中所需的一切物品,由行政部后勤保障专员负责准备。