2023年做好代表团联络员工作的三个关键环节.doc

做好代表团联络员工作的三个关键环节做好代表团联络员工作的三个关键环节 宋成 人民代表大会代表团联络员是联系人大代表、各次会议和各工作组之间的桥梁纽带，是落实大会要求，收集、传递及处理各类涉及会议信息的工作“平台”，充当着会议主体服务者和会议组织参与者。如何做好人民代表大会代表团联络员的相关工作，更好地为代表服务，是我们需要认真解决的重要问题。下面笔者就会前、会中、会后的一些注意事项与大家一起来探讨。一、会前要做到“三细”一是了解代表要细。作为一名代表联络员，了解服务对象的相关信息是做好一切工作的前提，要对每位代表的情况做到心中有数。在会议召开之前，对照会议编组名册和人大代表联络簿，及时收集所负责代表的基本信息，如性别、民族、年龄、党派、职业、代表照片、联系方式等。同时，对代表驻地房间号码、乘车编号、会场座位位置等情况也要予以掌握，以便能及时作出反应，有效指引。特别是有代表照片和联系电话的代表信息表应提前打印，随身携带，方便查询。因人大代表一般都是社会或行业中有影响力的人物，也可以通过互联网进一步搜索其相关信息，并把代表的有关情况牢记在心。只有对代表情况熟悉，才能更好地做好服务代表的工作。二是对接落实要细。除配备专职秘书的代表外，会前应对要联络的所有代表都直接通电话，告知在开会期间，由谁作为联络员及联系方式，告知报到和开会时的一些注意事项，特别要问清楚每位代表在会议期间使用的手机号码，确保预留给会务组的电话是在会议期间常用的号码。通话结束后，以短信或微信方式再告之一遍联络员的姓名、联系方式和相关注意事项，防止代表通话时没记全或者有遗漏。会前，还要把即将召开会议的时间、地点、内容，以文字材料形式事先摆放到代表驻地房间的书桌上，确保代表进入房间就能了解会议议程。因预备会议、全体会议、全团会议和小组会议的议题和时间均不相同，为确保代表能准时、有效参加会议，对不涉密的会议通知要采取发三遍的模式，即书面通知发一遍、短信或微信发一遍、电话提醒一遍的模式，这样能最大限度避免事故发生。三是了解会场信息要细。要尽快熟悉会议场所，包括会场的进出口、停车场、所有会议室位置，代表驻地的餐厅、商务中心、休闲设施的位置，代表团各工作组所在房间号及对应电话号码等。还可以按时间顺序排列，把全体会议、全团会议、小组会议日程和议程、联络员工作内容和要求、组内任务分工等信息绘制成表，粘贴在自己办公桌上方，每日早晚浏览一次，查对当日工作任务，以防发生疏漏。二、会中要做到“三勤”一是眼勤。会议过程中常常有各种突发情况，如话筒不响、灯光太暗、室内温度问题，以及代表临时提出的需求，这就需要联络员眼观六路，及时发现问题，灵活予以处置。二是手勤。要认真做好记录，在全团会议审议中要认真记录代表发言材料之外的发言，在小组审议中要原汁原味地记录代表的审议发言，注意记录代表发言的主题和核心内容，将代表的审议意见快速整理。当代表是某一行业的权威人物或者领军人物时，发言时往往会用专业术语，这时更要快速记录代表发言的内容，并请代表本人审阅签字后，才可以刊发在简报上。三是脑勤。要勤于思考，多进行分析。在会议进行当中，要始终保持大脑高度运转，对照会前部署和会议议程，在大脑中强化对会议进程的准确把握。要多想想会议各阶段需要做什么、应该怎么做，尽可能做到超前准备、心中有数。要多想想会议关键环节是什么，需要在细节上注意什么，应该如何注意，如果出现问题，如何解决，事先做好预防。这样才能做到不出差错、不出纰漏。三、会后要做到“三查”一是全面查。每一次會议都是一次检验和考验，因此每次会后，都要对工作进行反思和“回头看”，认真对照会议日程和联络员的具体任务，检查各项准备工作是否已经完成、是否落实到位。二是重点查。每次会后，都要重点查找哪些地方存在疏忽、哪些地方出现差错、哪些地方仍有不足，并一一记下，待到下次开会时引以为戒，加以改进。三是互相查。每次会后，都要认真总结经验，相互交流心得，及时堵漏补缺，这样不仅有助于提高代表满意度，也有利于提升工作质效和服务水平。只有做到三查，才能保证会议有所积累，有所收获，有所提高。（作者单位：中共黑龙江省委奋斗杂志社）