2023年企业办公室管理职能和岗位职能.doc

企业办公室管理职能和岗位职能企业办公室管理职能和岗位职能 企业办公室管理职能和岗位职能 基本管理职能 主任岗 位职责 文员 职责 涉及工 作流程 涉及相关制度及标准 涉及相 关表单 项目 简要说明 1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。审查员工履历表 报请总经理考核 面试 根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 履历表 应聘人员登记表 2 员工调动管理 根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。审核调动手续 监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 介绍信 人事调令 员工异动交接清单 3 劳动合同管理 员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。全面负责 审核 初拟合同 签订合同文本 存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 劳动合同书 A 类员工信息表 B 类员工登记表 保密协议 4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。全面负责 审核 办理辞职手续 接收辞职申请、归档 收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 员工离职交接清单 5 培训管理 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。拟定方案 组织实施 考核验收 效果分 培训通知 培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 培训计划表 6 考核管理 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。拟定考核计划 考核数据分析、整理 统计考核表 发放通知 协助固定资产统计报表 部门月度考核流程 业务员年度考核流程 控制清单 各处室员工绩效考核表 7 财产管理 公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。车辆财产管理 办公楼财产管理 财产登记 资产登记表收集、归档 检查核实 财产管理登记流程 固定资产登记表 8 费用审核管理 公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。车辆燃油费、过路费、停车费审核 车辆维修费用审核 后勤类管理费用审核 手机费登记 车辆费用登记 固定资产购入、销毁登记 房租费用登记 费用审核登记流程 车辆费用登记表 车辆一览表 手机费用登记表 房租费用登记表 定额费用审核表 车辆管理制度 9 接待管理 公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。全面负责 监督检查 沟通协商 个案处理 基本接待 协调沟通 后勤支持 接待访客流程 公司客餐招待申请表 电话记录簿 公务接待用餐制度 10 收文管理 收文要求及时传阅 签注 登记 督办 收文流程 收文登记簿 收文程序 11 发文管理 发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。审核 注发 用印 拟稿 校对 印刷 分发 归档 发文流程 发文登记簿 发文程序 12 印章管理 各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。审批日常文件，合同和其他公文用印 公司印章以及支部、工会印章的保管 用印登记 办公室印章保管 印章使用流程 印章使用登记表 印章管理制度 13 档案管理 涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。全面负责 监督核实 销毁批准 审核借阅请求 复印、打印 借阅登记 档案分类、整理 编制档案明细表 合同台账登记 文档管理流程 文档借阅（复印）流程 档案明细表 合同登记表 档案管理制度 14 会议管理 集团、公司召开的各种会议的安排 统筹安排 会务协调 编写会议计划表、通知 会议准备 会场安排 后勤工作 会议流程 会议签到表簿 会议记录簿 公司月度、会议分项报告明细表 会议管理制度 15 就餐管理 凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。全面负责 监督检查 值班 食堂用餐花名册 食堂管理制度 食堂卫生标准 16 卫生管理 保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。全面负责 监督检查 参与检查 办公区卫生检查评分表 宿舍检查评分表 宿舍管理制度 寝室卫生标准 17 就寝管理 在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过 X，冬季不得超过 X。全面负责 监督检查 参与检查 住宿员工花名册 宿舍管理制度 寝室卫生标准 18 考勤管理 对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。全面负责 监督检查 指纹录入 设备维护 人员异动通报 协助管理 定期考勤 19 网络管理 对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。全面负责 监督检查 设备维护 电信部门联络 电话维护 网络维护 协助管理 20 车辆管理 公司小车服从统一调配，保证工作用车。禁止公车私用，车辆不适用时需卖出。全面负责 监督检查 协助管理 车辆使用流程 小车出差通知单 车辆管理制度