2023年客运专线有限责任公司档案管理暂行办法.docx

客运专线有限责任公司档案治理暂行方法 第一章 总 那么 第一条 为贯彻中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法施行方法以及铁道部有关档案治理的规章制度，实在加强哈佳铁路客运专线有限责任公司〔以下简称“公司〞〕的档案治理，制订本方法。 第二条 本方法所称的档案是指公司在运营治理活动中构成的对国家、社会和公司有保存价值的各种方式、各种载体的文件材料。 第三条 公司档案是公司本身开展的历史记录，是公司治理根底工作的重要组成局部，是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。 第二章 档案工作机构及职责 第四条 公司综合部设立档案室，专人负责指导文件材料的搜集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门的档案工作进展监视检查。 第五条 公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作方案，并组织工作方案的施行。 第六条 档案部门应借助先进的信息技术手段，为档案的保管利用提供便捷的效劳，采纳新技术、新设备来改善保管方式和检索条件，逐步实现档案治理信息化。 第三章 档案治理要求 第七条 档案工作涉及公司建立、运营治理活动的全过程，应建立健全档案鉴定工作的领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案治理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度。 第八条 按照国家集中统一、分级治理的规定，对科技、文书、会计、声像档案进展分类治理。科技档案由工程治理部治理，会计档案、各种合同由方案财务部治理，文书和声像档案由综合部治理。 第九条 归档的文件材料，由公司各部门进展搜集、整理，定期归档。但凡应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由回绝归档。 第十条 归档的文件材料应齐全、完好、系统，准确地反映公司科研、工程建立、运营、财务治理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像明晰，反差良好。 第十一条 公司各部门应按规定对需归档文件材料进展系统、科学地分类、组合、陈列和编目，并定期向档案室移交集中治理，任何个人不得据为己有或者回绝归档。工作人员调离工作岗位，应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。 文书档案类归档文件材料由公司各业务部门搜集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由综合部负责整理、编目；根本建立档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。 对归档的档案，应严格按照上级及行业案卷质量标准进展整理，按归档要求及时整理上架。 第十二条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业机密的档案，要制定档案平安保密制度，实在加强平安保管，确保档案的绝对平安。 第十三条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要；要实在做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作，确保档案的平安防护和长期保存。 第四章 文件的搜集与归档 第十四条 各部门要结合文件材料构成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的搜集和归档部门。 〔一〕综合部：收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像材料、照片〔底片〕、专题报告、方案总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部治理及党群工作等文件材料，劳动合同、劳开工资、社会保险、福利待遇构成的文件材料，专业技术职务评聘构成的文件材料，干部教育与培训工作构成的文件材料，法律事务、公证工作构成的文件材料，由综合治理部专人负责搜集、整理、归档，各部门有关人员要予以配合。 〔二〕计财部：会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金治理、本钱价格治理和环境评价方面的文件材料，有关业务部门的兼职人员或特定专人负责搜集、整理。 〔三〕工管部：施工图、建立用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。 〔四〕安质部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、征询监理及招标文件、质量平安、工作总结报告等文件材料。 (五)物设部：甲供物资及设备招标等文件材料。 第十五条 文件材料的归档要求 综合部对搜集来的零散的档案要进展系统、科学地分类、组合、陈列和编目。公文办结后，公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，按年度进展分类整理，列清目录，立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进展加工。整理时要充分利用原有根底，按照文件之间的历史联络，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实相貌，便于保管利用。 文书档案按铁路归档文件整理规那么〔办档〔2023〕14号〕、电子文件归档与治理标准〔GB/T18894-2023〕执行； 根本建立档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按铁路科学技术档案分类与代码〔TB/T1588-2023〕、科学技术档案案卷构成的一般要求〔GB/T11822-2023〕、CAD电子文件光盘存储、归档与档案治理要求〔GB/T17678-1999〕执行； 会计档案按铁路系统会计档案治理施行细那么〔办档〔1998〕22号〕及铁路系统会计档案治理施行细那么补充规定〔办档〔1999〕22号〕执行； 声像档案按铁路声像档案治理暂行方法〔办档〔1993〕14号〕执行； 照片档案按照片档案整理〔GB/T11821-2023〕执行。 第十六条 立卷、归档应做到： 〔一〕文件、材料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 〔二〕正确反映工程治理机构的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。 〔三〕立卷范围应按规定的范围归档，并按照公文内容确定保管期限。 〔四〕应归档的公文要搜集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文陈列系统，编号明晰；案卷标题简明确切，语言通畅；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。 第十七条 归档时间： 文书档案：当年构成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。 根本建立档案：业务部门构成的按年度归档，施工单位构成的在其工程工程竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。 会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后〔出纳人员不得监管会计档案〕向档案室移交。 招投标档案：应在每个工程招标完毕后归档。 科学研究档案：应在每项科研课题完成或停顿后归档。 设备仪器档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。 电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。 第十八条 没有归档和存查价值的公文，经公司有关人员鉴别和分管领导人批准，在立卷归档工作完毕后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁〞戳或清册销毁，机密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丧失、不漏销。 第十九条 档案鉴定工作应按照档案的保存价值，从范围〔政治、经济、文化〕、从时间〔现实的、当代的和今后的〕、从有用性〔作参考、作凭证〕等各方面全面地可能和预测，确定需要保存的档案和保存时间，销毁已失去价值的档案，到达有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报公司分管领导批准后施行。 第二十条 工程建立所有档案材料原那么上不得外借，如需调阅、复印，必须经公司领导批准。 第二十一条 工程竣工后，各部门要做好所有档案材料移交工作或自存备查。 第四章 附那么 第二十二条 本方法由综合部负责解释。 第二十三条 本方法自发布之日起施行。