2023年公司会议管理办法实施规范.docx

公司会议管理方法实施标准. 会议管理方法 第一章总那么 第一条 为提高会议效率和加强会后的落实工作，特制定本管理规定。 第二条本 规定只适用于公司级会议，部门内部会议可参照本规定有关精神 执行。 第 三条会议的召开本着精简、高效、注重效果的原那么进疔，防止开冗会。 第二章职责 第四条 会议主持人 每次会议，必须事先确定一个会议的主持人。主持人是指对该次会议议题 负有重大责任、存在重大关联的人，可以是执行董事和总经理，也可以是部门 经理和骨干员工。 确定主持人的目的是提高会议的效率、鼓励公司员工主动参与公司的各项 事务。 会议主持人的职责：负责确定会议议题及参会人员名单，指导、配合办公 室拟定会议议程，签发会议纪要〔如果主持人是部门经理或骨干员工，那么会同 执行董事或总经理签发〕。 第五条 办公室 办公室是公司会议管理的具体负责和协调机构，职责包括： 1 、负责统一安 排各项会议：2 、负责汇总各项会议纪要： 3 、负责根据会议纪要检查落实结果; 4 、办公室负责会议记录。 第三章总经理办公例会安排 第六条 总经理办公例会 总经理办公例会由总经理负责召集和主持，如总经理因特殊原因不能履行 本职时，由总经理授权一人召集和主持。 总经理办公例会于每周第一个工作日上午 9 ： 30 召开，地点为公司会议室， 如有变动，由总经理告之办公室，办公室提前通知与会人员。 与会人员为公司本部高层管理人员、部门经理。执行董事可根据会议议题 重要程度决定是否列席。 会议议程为：主持人宣布开会，与会人员按经营部、生产中心、总工办、供给部、财务部、办公室、人力资源部等部门顾序汇报上周工作情况及本周工 作方案，提出工作中的具体问题，主持人解答问题，总结陈词，通报有关精神， 做具体工作的安排，宣布散会。 办公室负责会议所需资料的准备工作。如有必要，办公室负责将本次会议 议题提前通知与会人员。 第四章一般性会议安排 第七条 一般性会议是指除总经理例会之外的公司级会议。 一、会议指令下达和会议申请 1 、执行董事和总经理需提前一天〔紧急情况除外〕向办公室下达会议指令, 指令内容包括会议议题、参会人员及时间安排： 2 、部门经理和骨干员工如因工作原因需要召开公司级会议的，需提前一天 提出书面申请，经总经理批准后，向办公室申报会议议题、参会人员及时间安 排等具体事项。 二、会议准备 1 、办公室负责会议通知草案的拟定，经总经理批准后下发正式的会议通知 〔见附件一〕。 2 、办公室负责安排、协调会议的地点、时间。会议场所提前布置，保持整 洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。 3 、办公室在会议主持人的指导、配合下，负责拟定会议议程、准备会议资 料、事先确定会议发言人并通知到位。 4 、办公室负责总结签收、回复情况，最终确认与会人员。 5 、如有必要，办公室负责与会人员的食宿安排。 第五章会议的召开 第八条 会议的召开 1 、主持人严格按既定时间开始，介绍会议议题和会议议程。 2 、参会人员围绕议题进行讨论。语言要精炼，观点要明确，不得转移主题。 3 、生持人要注意把握会议时间，及时做出结论，及时制止干扰会议的任何 情况。 4 、最后由主持人进行总结发言，形成会议决议，并适时宣布散会。 第九条 办公室秘书负责会议记录，对结论性发言做重点记录。 第六章会议纪要 当天由办公室负责编写会议纪要〔见附件二〕，由主持人当天或 次日中午 12点前签发，办公室负责送交与会人员。 第十一条 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议 办公室负责对会议纪要执行督办〔具体见“行政督办制度〞〕。 办公室根据会议纪要，检査相关人员和部门落实会议决议的情况。 第十三条 会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任催促执 行人落实会议决议。 第七章会议考勤和纪律 会议考勤由办公室秘书负责。与会人员不得无故迟到、早退或 缺席。如有特殊情况不能到会，应提前向办公室请假方可，否那么以通报批评处 理。 第十五条 与会人员不得无故中途退席。 会议期间与会人员将 转到振动档，非公司业务联系 或其它紧急情况不得接听，不得会客〔特殊客人除外〕，认真听取会议内容并做 好记录。与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。 第八章保密事项 与会人员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。如发生泄密 情况，追究相关责任人的责任，责任结果表达在考核结果上。 附表一、缺通知单 会议通知单 收 文 发 文 姓名 姓名 部门 部门 页数 共 页〔含本页〕 发文日期 号码 号码 主题 为了 ，公司决定于 南宁召开会议。现将有关事宜通知如下： 一、与会人员名单： 二、会议地点： 年 月 日在广西 • • 联 三、四、五、六、七、主持人和发言人及发言顺序： 会议议题： 会议议程： 会议讲料： 报到事项：请与会人员于前到向会务组报到。联系 ： • 系 内 容 八、其他有关事项： 1 、各工程部人员差旅费用在各部办理报销，公司本部人员差旅费用 由公司本部办理报销。 2 、食宿由统一安排。 3 、请与会人员安排好会议期间本部门的工作。 与会人员收到通知后请在下栏中签字，签收后立即 到 交 收。返回 时间以不超过 月 日上午 时为限。 广西新港湾工程 日期： 拟稿 签 发 与会人员 签收栏 签收人 签收日期 方案到达日期 备注 附件二、会议纪要格式 賊纪要 编号• End 谢谢各位! 金绿州公司会议管理标准 一、会议的组织 1、公司会议例行会议由企管内务部负责组织主持； 2、部门之间工作会议，由申请部门向企管内务部递交申请报告〔标准格式会议申请单〕，报告要说明召开会议的缘由和必要，并拟定会议议题和出席会议人员名单，由企管内务部审批后组织召开； 3、部门一般内部工作会议由各部门举办，会议完成将会议纪要报企管内务部备案； 4、会议类型：本公司各种会议主要包括每日晨会、每周六下午工作例会、每月员工生活会、年〔半年〕度工作总结会议。 5、主持人须在会前拟订好会议议程并报经理审批：年度会议需提前一个月报经理审核，月度会议需提前一周报经理审批，周例会需提前一日报经理审批，部门工作协调会需提前三小时报经理审批，晨会不做严格程序也不需要审批； 6、主持人负责会议组织、议程的拟定，会议议程按标准格式填写——会议名称、类型、时间、会议记录员、会议效劳员、申请部门和申请人、出席会议人员、座位排序、携带材料、会议纪律与要求、会议发言人、工程列表及会议议题等； 7、会议准备：会议申请人与会议主持人要提前做好会议安排与准备，提前通知各参会人员，提醒会议发言人做好发言稿，效劳人员做好会议材料、设施、招待准备，并与负责人沟通以期到达的会议目标； 二、会议要求与纪律 1、确定会议类型，并为会议标准命名载入会议记录； 2、确定会议召开时间及会议需要时长，主持人、会议记录员须提前五分钟进入会场，参会人员不准迟到、早退，不得无故缺席，有事要向会议主办部门及企管内务部请假； 3、要求所有参会人员自觉维护会场秩序，不交头接耳，不随意走动，不接打 ，并将 设置为无声状态。 4、负责会议记录人员必须用专用的会议记录本进行记录：会议时间〔起止时间格式年/月/日/时/分〕、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细议会内容〔发言记录〕、决议等。 5、各参会人员要自带工作笔记本认真做好会议记录。 6、会前要先对出席会议人员进行清点记录，宣布会议纪律、会议概况，有公司外客户、领导参会，主持人要对参会人员做一一介绍 7、主持人会议中要把握主题，适时引导，鼓励发言； 8、参会人员尽可能使用普通话，参与讨论人员要草拟发言提纲，每个人都要相互倾听、尊重对方意见，不得打断对方发言，更严禁出语伤人； 9、会议结束，记录员整理会议记录，将会议决议形成文件，根据会议内容、保密级别，向经理汇报、相关部门、人员传达或公示； 10、根据会议决议和精神，由企管内务部负责传达各相关部门，列入部门及任务责任人周日晴日结任务单，监督逐一落实； 三、会议根本内容 〔一〕每日晨会 召开每周一到周五早上7：45至8：00由企管内务部在会议室组织召开，特殊原因需要变更时，由企管部另行通知。 1、主持与记录：企管部主任主持，企管部文秘负责作会议记录。 2、参加人员：企管部主任、行政人力部经理、规划设计部经理、财务部经理、业务保障部经理、工程部经理、工程经理及相关人员。 3、会议内容； 〔1〕各部门汇报前一天的工作完成情况，工作中需要其他部门配合协调、存在的问题及改良措施； 〔2〕企管部对工作协调、催促、指导及问题处理意见。 〔二〕每周工作例会 召开每周六下午召开，特殊原因需要变更时，由企管部另行通知； 1、主持与记录：由企管部主任主持，企管部文秘负责召集并做好会议记录。 2、主管以上人员参加：总经理、企管部主任、规划设计部经理、财务部经理、业务保障部经理、工程部经理、生产养护部场长、工程经理、办公区工作人员。 3、会议内容： 〔1〕各工程经理汇报工程进展情况，施工中存在的问题和改良的措施； 〔2〕部门负责人汇报上周部门工作任务完成情况、存在的问题及改良措施； 〔3〕各部门提出在工作进程中遇到的需其他部门配合解决的问题； 〔4〕企管部通报本周公司员工周工作任务完成、工作表现奖惩及考勤等情况； 〔5〕部门经理安排各部门下周的工作任务； 〔6〕总经理提出对各项工作任务的指导要求； 〔7〕人力资源部做员工培训 〔三〕每月员工民主生活会 1、召开视工作情况由人力资源部临时通知。 2、主持与记录：人力资源部经理主持，人力文秘负责召集并做好会议记录。 3、参加人员：全体员工。 4、会议内容： 〔1〕在公司范围内积极开展批评与自我批评； 〔2〕员工向公司反映工作和生活中遇到的困难； 〔3〕为公司开展提出合理化的建议。 〔四〕年〔半年〕度工作总结会议 1、召开 半年工作总结会议：每年7月份〔具体召开时间企管部另行通知〕 年终工作总结会议：每年元月份〔具体召开时间企管部另行通知〕 2、主持与记录：企管部主任负责召集、副总经理主持，人事主管负责做会议记录。 3、参加人员：全体员工。 4、会议内容： 〔1〕总结公司年度经营目标和部门工作任务完成情况、存在的问题，进一步改良措施。 〔2〕表彰先进、批评落后。 〔3〕安排下〔半〕年度工作目标。