2023年应付账款管理制度.docx

应付账款管理制度 1目的 为加强应付账款，预付款项、其他各项应付款管理，保证付款的准确性和及时性，明确审批、记账、付款各环节的具体程序和各环节责任人的职责。 2范围 公司采购营运用原物料、办公用品、固定资产、仪器设备、其他辅助用品、接受效劳、装修工程等所产生的各项应付账款、预付款项、其他应付款项的审批、记账、支付管理。 3职责 3.1业务经办部门职责 3.1.1经办人提出付款申请，填制付款申请单。 3.1.2附上付款所需的采购发票或其他业务事项的发票，物料入库单、合同、协议等原始单据。 3.1.3与供应商核对当月物料采购的清单。 3.1.4业务经办部门主管对经办人提出的付款申请的真实性、金额的准确性、单据的完整性进行审批。 3.2财务部职责 3.2.1应付款会计负责将付款申请进行记账，并复核所附原始发票、合同、协议等原始单据是否正确，一致，合法、合规。 3.2.2财务主管负责对付款申请进行审核签字，安排出纳支付到期应付款或预付款。 3.2.3财务总监对所有预算外的付款申请进行审批。 3.2.4出纳负责对已审批的到期应付款、预付款办理支付手续。 3.2.5应付款会计在月初结账前，编制上月末的应付款、预付款，其他应付款等往来账明细清单；每半年与供应商核对一次往来账，保证账实相符。 3.3总经理职责。 3.3.1目前所有付款均需总经理签字。 4内容 4.1付款申请、审批程序4.1.1采购工程的付款申请、审批 4.1.1.1采购工程的应付款项。指公司采购部门依据经批准的物料采购申请审批表或固定资产采购申请审批表，实施采购工作，采购物品经验收入库后形成的采购应付款。 4.1.1.2与采购的申请、审批、询价、供应商的选择、采购订单、合同的审批及签订、原物料的验收入库等工作的实施与管理，参见采购管理制度。 4.1.1.3为有效实施采购与付款的监督与管理，减少局部纸质单据的传递，同时又能保证工作的各项纪录单据的方便监管查询。对原物料、办公用品采购除在k3系统外执行采购申请、审批、订购、验收入库等工作外，同时在k3系统执行采购与付款的流程管理及账务处理。物料采购申请审批表经批准后，采购人员在k3系统的采购管理中输入采购申请单并经采购主管审核；常规采购工程在合格供应商中选择确定或采购询价后确定供应商及采购单价后，采购人员在k3系统通过下推采购申请单生成采购订单并经采购主管审核；实施采购后，在k3系统，依据实际入库数量，仓管人员下推采购订单生成采购入库单；采购经办人依据采购入库单下推生成采购发票；应付款会计依据经采购部门主管、总监审核后的付款申请单，及所付原始发票、入库单等附件对k3的采购发票进行审核并与k3的采购入库单勾稽入账生成采购记账凭证。在k3系统中所有单据的生成均是由上一级单据下推生成，并由部门主管或其他部门人员依据纸质原始单据实 施审核，减少了过失，同时增强了各部门的相互监督及文件资料的可追溯性。 4.1.1.4应付款项的申请。采购经办人在收到供应商开具的增值税发票、仓管部门开具的入库单后，填制付款申请单，申请单上详细填列供应商名称，采购工程、应付款金额、收款银行及账号，付款方式、按合同确定的应付款日期等。并附上增值税发票联，入库单记账联，对2022元以上的采购工程还需附上采购订单或合同复印件（原件由财务主管查阅后由采购人员交档案室保管），如果是固定资产、办公设备的付款申请还应附上固定资产、低值易耗品质量验收报告。采购经办人将付款申请单交采购主管审核，部门总监审核。付款申请单经审核后，采购经办人在k3系统做采购入库单下推生成采购发票，然后交财务部。对于属于固定资产的采购工程，采购人员不需要在k3采购系统做单据流程处理，直接交会计人员做固定资产入账。 4.1.1.5为了保证当月进项税发票税务认证抵扣与财务入账的进项税额的一致性，进项税额抵扣联与付款申请一起交财务。各采购人员收到采购发票后必须及时办理付款申请审批手续，并及时交财务审核、入账。每月28号开始财务不再受理当月的申请，应付账款确实认时间相应顺延至下月。 4.1.1.6财务部收到采购人员递交的付款申请单及进项发票后，首先由应付账款会计对付款申请单内容与所付原始单据核对，对其真实性、合法性、正确性及单证的衔接一致性进行复核确认，以保证财务数据的真实准确，并与k3系统同步核对一致，如有任何不一致的退回采购人员，如核对相符交财务主管审核签字。如采购工程是预算范围内并在1万元以下的，由应付款会计在k3系统审核采购发票并与采购入库单勾稽入账，制作记账凭证增加应付款。对预算外的采购付款必须交财务总监审核，如采购工程是预算外或采购工程金额在1万元以上的还必须经总经理审批后才能确认应付账款，目前所有付款申请单均必须经总经理签字方能付款。付款申请单一式两联，经审批后财务主管将付款申请单的第一联交给出纳，目前所有付款申请单均必须经总经理签字后将第一联交出纳保管。第二联与其余原始凭证交应付账款会计归入对应的转账凭证后存档。 4.1.2基建、大型设备购置应付款管理。对于基建工程，装修工程工程，购置大型设备等所支付应付款，由相关经办人员填写付款申请单，由部门主管审核，部门总监审核，财务主管审核，总经理批准，如金额较大超过董事会授权还需经董事会批准。付款申请单后附上发票、订单或合同复印件（原件查阅后交档案室存档）、经监理确认的工程进度表（基建、装修），设备付款还必须附上设备调试验收报告，合格证书复印将（原件查阅后归入设备档案资料）。 4.1.3除采购工程、基建工程、大型设备购置外，其他各项付款由经办人填制付款申请单、部门主管审核、部门总监审核、财务主管审核后由出纳在付款到期日付款。附件资料除发票、合同外还需要附上其他原始单据，如：付运费时：运输快递单；付订餐费：送餐签收单；接受维修效劳的，必须附上经使用人签字确认的维修报告。目前所有付款申请单均必须经总经理签字方能付款4.2应付账款管理及付款 4.2.1应付账款会计在k3系统里对应付账款按供应商进行明细核算，并经总账会计对记账凭证进行审核确认。每月结账前，首先对应付账款系统的明细账与总账系统进行对账，如发现有入账错误的及时纠正，保证应付账款的正确性。 4.2.2公司对供应商进行评审，评审合格的纳入合格供应商目录，公司向该批供应商采购货物一般采用赊销的方式。当月采购的货物，在月底前采购员与供应商核对采购物品的数量、单价、金额等，核对一致后，由供应商开具增值税专用发票。 4.2.3赊销付款期分为月结，月结30、60、90天。月结款指当月货款在下月初支付；月结30天指当月货款在下月底前支付。月结60天指当月货款在第二个月底前支付；月结90天指当月货款在第三个月底前支付。具体预计付款日期由采购员在填制付款申请单时注明。当月货款的认定以发票到达财务并入账的日期为准计算。 4.2.4出纳对应付款的管理。出纳接到经审批核准的付款申请单第一联后，根据供应商名称及预计付款时间编制应付款清单，并与应付款会计编制的应付账款明细表核对，核对无误后依付款到期时间安排支付。在支付前，出纳将付款到期的付款申请单交财务主管确认后，每周安排1天进行集中支付。采购付款除零星采购用现金支付外，其余均用网上银行转账支付，应尽可能减少用支票或其他票据。 4.2.5付款。出纳依据已到期的付款申请单，在网上银行提交付款申请，并由网银复核人员进行审核，确认后完成支付，如金额在5万元以上的付款，还必须由二级复核人员进行审核确认，付款审核后，会计在付款申请单上加盖“银行付讫〞章。如果用支票或其他票据进行支付，管理操作程序见收付款管理制度。 4.2.6记账。付款后，出纳登记银行存款日记账，应付款会计依据付款申请单、银行付款水单在k3应付系统制作记账凭证，核销减少应付款。 4.2.7每月初，结账前，应付款会计编制应付账款明细表、预付账款明细表、其他应付款明细表，用于付款备查及对账。每半年及年末与供应商核对往来账，由财务出具各供应商的应付账款对账单交采购人员发给供应商核对，确认应付款、预付账款金额并回传，应付账款对账单回执由财务存档，不一致的双方查明原因加以纠正。对供应商主动发来的对账单，应付款会计首先核对，然后交财务主管审核确认并盖章。通过双方的对账，保证账实相符。 4.2.8对于原物料、办公用品已入库，但供应商还未开具发票的，会计人员在月底做应付账款暂估入账，在结账前编制应付账款暂估入账明细表，并将该表每月发给相应采购人员核对，核对无误的由采购人员通知供应商及时开发票。收到发票后按上述流程进行审批、记账、付款，会计人员冲销暂估账，按实际开票情况记录应付款。 4.3预付账款的管理 4.3.1预付款的控制。对于采购由供应商独家代理或其他具有垄断性质货物时，对方要求采取预付款的支付方式，为降低采购货物的质量风险，和财务付款风险，采购人员应尽量控制预付款的比例，以防上当受骗。 4.3.2预付款申请。采购人员需要预付货款时，填写付款申请单，并附采购订单（采购材料预付款）、订货合同（如工程设备预付款）并依审批程序经核准，审批程序见4.1。经核准后将付款申请单第一联交出纳付款，第二联退回采购员用于发票收到核销预付款。预付款申请单采购人员应提前1天交到财务。 4.3.3预付款支付后的管理。预付货款后，采购人员应在15天内向供应商索取增值税发票。发票收到后采购人员将原付款申请单第二联与增值税发票、原物料采购入库单记账联、交采购主管审核，审核后采购员在k3系统依据入库单下推生成发票；然后交应付款会计复核单据并在k3系统审核发票勾稽入库单，核销预付款，制作记账凭证。对于局部预付款的发票，收到后还需按发票金额减去预付款金额后填制付款申请单，并按上述进行审批及账务处理。 4.3.4预付款后，不能在合同规定的时间到货并收取发票的，又无正当理由的。会计人员将该笔预付款作为经办人的借款转入，按借款进行管理，必要时通知人事从工资中扣回该笔款项。 4.4单据信息管理： 4.4.1为保证所有采购业务凭证的合法性，所有付款发票必须为税务局统一印制的增值税发票或普通发票，非正规发票或收据一律不予接收。 4.4.2发票如有遗失，发票复印件不得作为记账凭证依据，采购人员应要求对方出具加盖公章与发票专用章的发票存根联复印件。如为增值税发票遗失，除提供上述发票复印件外，同时要提交对方税务局出具的发票已申报缴税的证明，财务人员方可记账，同时进行进项发票抵扣。 4.4.3付款的收款单位必须与合同、订单、发票一致，不得转付其他单位。 4.4.4所有传递到财务的付款单据、如发票、入库单、其他附件等一律为原件，对采购合同、协议原件财务主管审核后，留复印件，原件退申请部门交档案室。 4.4.5供应商收款信息的管理： 为保障供应商收款信息的准确性，新增供应商或老供应商信息变更，如供应商公司名称、开户银行、账号等信息变更，采购人员应填写供应商信息变更表及时递交出纳，后附由供应商出具的加盖印章的变更说明。如因变更资料未及时送至财务而导致付款错误，采购人员应承担由此造成的损失及相关费用。 5表单 5.1物料采购申请审批表、5.2固定资产采购申请审批表5.3采购入库单、5.4固定资产验收表5.5付款申请单、5.6应付账款明细表5.7预付账款明细表、5.8其他应付款明细表5.9应付账款暂估入账明细表、5.2023应付账款对账单 第10页 共10页