2023年企业档案管理信息化构建.docx

企业档案管理信息化构建 一、档案管理信息化的意义 信息化建设的程度反映了一个国家、地区、企业及社会经济开展的综合实力，也是衡量企业管理水平的重要指标。档案信息资源作为企业最重要的信息资源之一，是企业信息化建设的重要组成局部。 1.有利于企业提高效率，降低管理本钱。通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使企业能以降低信息本钱实现共享管理本钱，充分利用成员企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产本钱，促进企业快速开展。 2.检索查询比较方便。档案管理人员在传统的检索方式下，费时费力，档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最正确方式，迅速在档案库中检索出需要的档案信息。 3.扩大了档案效劳范围，因为在信息化的管理中，档案信息可以进行拷贝，总的信息占据的空间较小，而且档案信息的传输比较快，能及时将档案信息传递给需要的人员，为社会了解企业提供了根底，从而扩大了社会影响，拓宽了效劳范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 二、新时期档案管理信息化的现状 信息化使企业档案工作发生了巨大的变化，近年来我国企业档案信息化建设有了长足的开展，但是仍有巨大的开展空间，企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步地加强。 1.信息技术的不断开展，加速了企业的档案管理正在从传统方式向信息化管理方式的转变，计算机技术的广泛应用，同时也极大地推动了档案管理工作的开展，提高了档案管理工作的质量和效率，使得企业的档案管理部门都在发生着重大的改变，并通过网络技术实现信息资源的共享。 2.在市场经济中，企业档案信息资源的数量和质量都有了一定程度上提高，信息资源量逐渐增加，开放途径也越来越多，使得信息资源建设的规模不断扩大并趋于成熟。 3.档案管理系统虽然在我国市场经济中得到了较为广泛的应用，但仍没有形成完善的规模和体系，实现不了对档案的一体化管理。同时，由于对档案信息化的标准和标准的建设也不够完善，所以无法从根本上保证企业档案管理的与时俱进。 4.企业的档案管理的信息化工作需要综合素质较高的人才，但在现实中，档案管理人员对于计算机技术的掌握知识有限，并且操作能力较低，不利于档案管理信息化的开展。 三、新时期档案管理信息化建设存在的问题 在信息高速开展的时代，信息化建设已经成为企业生存和开展的必要条件。随着档案管理信息化的逐步深入，档案信息化建设逐渐成为档案事业开展的战略性工作，但是在建设和管理的过程中仍然存在着很多的问题，主要表现在以下方面。 1.双套制问题尽管档案管理信息化建设已经大面积展开并取得相当的成就，但是在人们的档案思维中，依旧是对纸质的档案心存依赖，认为电子化的档案不平安，所以在很多单位甚至国家机关对已经公布的国家标准、行业标准或企业标准中，都规定要电子、纸质形式双套保存。不解决双套制的问题，是无法推动信息化开展的，信息化兴旺国家在信息化进程中都强调“无纸化〞作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化开展的重要意义。 2.企业员工素质有待提高许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大局部的档案管理人员由于没有及时的接受现代化的培训以至于技术水平有限，不利于档案管理信息化的开展。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力，还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力，这使得档案管理人员素质成为制约信息化开展的重要因素。 3.标准和标准问题档案信息管理电子化的前提是根底工作的标准化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务根底差，案卷质量不高，并且档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这些都严重制约着档案信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。 4.档案信息化管理的平安意识较差档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此重视对档案的管理就至关重要。在网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。档案管理的平安工作是档案信息化的保证，因此，加强档案管理所在网络环境的平安建设就尤为重要。 四、实现企业档案管理信息化的主要措施 企业档案管理工作的信息化建设是企业和社会开展的需要，是档案管理开展的一种趋势，因此，对企业档案管理的信息化建设要予以高度的重视，要切实给予人力、财力和物力上的支持，确保企业档案管理信息化建设得以有效的实施，使其更好的为企业的开展提供效劳。针对在建设档案管理信息化的过程中出现的问题，提出实现档案管理信息化的四项主要措施。 1.提高对档案管理信息化的认识。传统的档案管理工作处于一个封闭的空间里，管理者的思想观念和管理工作都处于一个落后的阶段，面对这种局面，应重点加强管理者在观念上的认识。管理者必须意识到，在商品经济剧烈竞争的今天，档案作为全社会最大的共享信息资源，在经济决策中起着至关重要的作用。 2.加强人才机制建设。档案信息化建设是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、办事细心的工作态度，还要具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因此必须重视档案人才的培养，建立一支适应信息时代的复合型档案管理队伍。 3.制定档案管理信息化标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要根底和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的整个过程。要统一档案管理信息化的标准，必须要依托国家行政的力量，打破各个单位各自为政的局面，统一国家政策法规和各种业务标准。 4.健全档案管理信息化的平安制度。档案管理信息化的平安管理制度是档案管理信息化的保护屏障。一方面，在企业档案管理的建设初期一定要注意纸质档案的保存，防止档案的遗漏损失，保证企业信息的平安、完整；另一方面，要充分保障网络信息系统的平安，数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和平安的加密保护功能都是企业需重点关注的问题。 五、总结 随着信息科技的不断开展，以及我国经济的快速进步，档案管理信息化已成为经济稳步开展的保障。企业档案管理信息化建设需要企业各部门之间的相互协调，需要企业高层从思想、战略、管理、技术等各个角度进行宏观规划和微观操作。企业应该根据自身特点发挥在资本、技术等各方面的优势，加快档案管理信息化建设的步伐，进一步提高档案信息系统的工作效率，为企业的可持续开展提供可靠的信息保障。 第6页 共6页