2023年浅谈秘书在领导活动中的参谋辅助工作825.docx

浅谈秘书在领导活动中的参谋辅助工作8.25 谈谈秘书工作中的参谋咨询问题 杨树森（原载秘书工作202223年第2期） 自从1985年全国秘书长办公厅主任座谈会将秘书的参谋作用提到助手作用之前以来，参谋咨询就成了秘书部门一项常规工作。但是近几年出版的一些秘书学论著中，对参谋咨询工作并没有给予足够的重视，例如，董继超先生主编的秘书实务（线装书局2022）、陈合宜先生的秘书学（暨南大学出版社 2022）、任玉忠先生的办公室工作实务（蓝天出版社2023）等著作中都列举了十几项秘书工作内容（各书有一些差异），但是都没有列入“参谋咨询〞一项。常崇宜先生主编的秘书学概论（线装书局2022）“秘书工作的内容〞一章，也没有列举“参谋咨询〞一项；虽然该书专设“秘书参谋作用〞一章，但是此章阐述的多为一般原理，对于究竟有哪些参谋咨询业务，如何做好它们，那么显得过于简略。 比较而言，李欣先生等编著的中国现代秘书工作根底（高等教育出版社1989）对这一问题的思考那么比较详尽，但是该书出版已经17年，我国无论是领导工作还是秘书工作本身都发生了很大变化，参谋咨询的内容、作用、方法都与当年有所不同，因此，对秘书部门的参谋咨询业务，有必要进一步进行系统的探讨。本文先就秘书参谋咨询工作的几个理论问题提出见解，对“秘书在领导决策过程中的参谋咨询〞以及“秘书在日常工作工作中的参谋咨询〞，将另外撰文阐述。 一、参谋咨询的含义 “参谋〞一词的字面意义是“参与谋划〞，是一个动词。辞海将它解释为古代一种官名，指唐宋节度使及各路统帅所属幕僚之一，其职责是“参议谋划〞。现代军队团以上指挥机关中的司令部（解放军总部叫总参谋部）中参与军事谋划、办理具体业务的工作人员，都叫做“参谋〞，可见“参谋〞本来是一种军职。现代汉语中“参谋〞一词在动词和名词两种意义上都有泛化趋势，现代汉语词典给出了两种更一般的含义：“代人出主意〞（动词）和“代出主意的人〞（名词）。在“参谋咨询〞这一固定词组中，“参谋〞是动词；而“秘书是领导的参谋和助手〞这句话中，“参谋〞那么是名词。 “咨询〞是现代汉语中才出现的新词，其意义为“征求意见〞，在“咨询业〞、“咨询机关〞、“咨询效劳〞等术语中，“咨询〞是“备咨询〞的意思，即向他人提供意见，提供智力效劳。秘书部门“参谋咨询工作〞中的“咨询〞，也就是秘书要向领导以及机关其他职能部门提供咨询效劳。 从字面看，参谋与咨询的差异在于主动和被动，主动出主意就叫做“参谋〞；在领导询问时提供意见，就叫做“（备）咨询〞。二者是一个整体，不能人为分开。下面阐述的内容以参谋为主。 二、参谋咨询是秘书工作的重要内容 参谋咨询自古以来就是秘书官员的职责。夏代末年太史终古哭谏夏桀的故事，是古代最早的秘书官参谋进谏的记载；战国时期的“士〞无论当国君的秘书还是做贵族的门客，主要职责也是参谋咨询；秦汉开始各代朝廷设置了许多专职参谋参谋官职，如给事中、谏议大夫、左右补阙、左右拾遗等等。古代还出现了冯谖、魏徵这样以参谋言谏著称秘书人才。 建国初期，中央人民政府政务院于1951年4月召开了全国秘书长会议，不久中央人民政府政务院根据会议讨论结果，做出了政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构决定。文件规定秘书长、办公厅主任七项工作任务（实际上就是秘书工作根本任务）第一项就是“协助首长综合情况，研究政策，推行工作〞，说明自建国初起参谋咨询就是秘书工作的重要内容。 1985年1月14日，中共中央领导同志到全国党委秘书长办公厅主任座谈会上作了重要指示：秘书部门要充分发挥参谋助手作用，遇事能为领导想方法、出主意、提建议、拿方案。领导还没有想到的事，秘书人员想到了，想得很周到，还提出了新的建议，这就是个好秘书。秘书部门不仅在具体问题上能辅助领导，而且在大政方针的决策中，也要能提供相关信息，诸如历史情况、有关文献、数据资料、权威的观点、国内外各方面的看法等，乃至提供领导选择的建议或方案，便于领导做出正确的决定。 这次会议着重研究了新形势下如何发挥秘书部门参谋助手作用问题，正式把“参谋作用〞提到“助手作用〞之前，对秘书工作提出了新要求。并从强化秘书部门参谋职能出发，明确提出了新时期秘书工作必须实现“四个转变〞：从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动效劳转变为力争主动效劳。自此以后，参谋咨询就成了秘书部门一项常规工作。 秘书部门对领导工作的参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等等其他工作之中，也可能在平时随时提出建议或谏诤。为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。作为常规业务的参谋咨询，在上层机关中主要是由政策研究室来承担的。 三、正确认识秘书的参谋咨询职能 1.要认识秘书参谋咨询的特点 现代社会领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方兴旺国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力效劳的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等，而为企业提供信息调查等智力效劳的信息公司、点子公司更是比比皆是。在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力效劳的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。 与社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书部门参谋咨询具有主动性、综合性、附属性、直接性、随机性等特点。 所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务再开始收集信息、分析情况，而应该积极主动地为领导工作提供智力效劳。 所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。 所谓附属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。 所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。 所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等等非正式场合向领导提供参考意见。 2.不可夸大秘书参谋咨询的作用 有人为了强调秘书部门参谋咨询工作的重要性，引用1951年全国秘书长办公厅主任会议提出的“秘书长和办公厅主任既要参与政务又要掌管事务〞的说法，认为秘书部门是“参与决策〞的，这就不适当地夸大秘书部门参谋咨询的作用。秘书长、办公厅（室）主任一般都是党委常委或是政府领导成员，他们本身就是决策层成员，因此“秘书长参与决策〞不能被偷换为“秘书部门应参与决策〞或“秘书要参与决策〞。准确的理解应该是“秘书部门应该为领导决策提供智力效劳〞。 过分夸大秘书部门参谋咨询作用，可能会导致秘书人员扩权擅权的结果。文革时期有个“中央文革小组〞，开始也是党中央一个参谋性秘书班子，可是后来它的主要成员“参与决策〞，凌驾于中央政治局之上。20世纪90年代，XX省主要领导的秘书李真，自以为秘书的“实权〞大于副省长，并利用这种违规的“实权〞谋取私利，迅速走上腐败之路，最后落得被判死刑的下场。 3.不能要求每个秘书都“争当领导的参谋〞 参谋咨询是秘书部门的常规工作，秘书既要当好领导的助手也要当好领导的参谋，这些说法都是针对整个秘书工作和秘书队伍而言的，不能理解为每个秘书工作者都要当领导的“高参〞。在一般机关中，在大政方针和重大决策上的参谋咨询任务，主要是由政策研究室的研究人员和办公厅（室）主任等高级秘书承担的，领导信任的有经验的秘书也能提供一定的有价值的建议，而一般秘书工作人员那么主要通过自己分管的具体工作为领导效劳。当然，这不排除秘书人员在适当的时机或平时与领导交往时，对某些问题提出自己的意见和建议，但是没有必要把“出谋献策〞列为每个秘书人员的职责之一。 四、注意参谋咨询工作的方法 任何工作都要有一个好的方法。由于参谋咨询工作主要是为领导出主意，这里就有一个如何让领导心情舒畅地接受建议和意见的问题。下面介绍的不是参谋咨询的程序性方法（如备选决策方案如何形成、文书处理中“拟办〞意见如何填写等），而是指秘书在平时怎样向领导提出自己的参考意见。一般来说，向领导提出建设性意见叫做“建言〞，向领导提出劝阻性意见叫做“进谏〞。 秘书对领导建言，要注意态度诚恳谦虚，不要显示自己比领导高明。如果能引用历史上或现实生活中相似的例子，更能说明问题。例如某经济欠兴旺地区一所高校出现了严重的人才流失现象，领导非常着急，苦于无法控制，办公室主任这样向领导提建议：“听说××省××大学前几年跟我们学校一样，这几年已经扭转了局面，他们学校的网站上有详细材料呢。〞校长得到线索后自己到该校网站了解有关情况，受到很大启发，后来参照该校经验制定了切实可行的稳定人才和引进人才的政策，取得很好的效果。提供有价值的参考信息，让领导自己从中得出结论，比秘书自己直接提出主张要有效得多。 秘书应该成为领导的“诤友〞，就是说秘书在发现领导工作有不妥当甚至明显错误的地方时，应该用适当的方式进行劝谏。这时特别要注意使用恰当的方法，因为领导听反面意见比听正面建议心理阻力要大得多。一般而言秘书谏诤应该注意以下几点：⑴选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏。⑵选择恰当的场合，防止在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流。⑶要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏〞的高超技巧。⑷不要一味说“不〞，要正面提出建设性的意见。① ———————————————————— ①笔者曾就此问题专门撰写了忠言顺耳更利行——谈秘书向领导谏诤的艺术一文，发表在当代秘书2023年第1期上。该文作为“案例分析〞材料，收录在拙作秘书学概论（安徽人民出版社）第八章后，可供读者参考。 第8页 共8页