2023年会计部档案管理规定.docx

会计部档案管理规定 公司会计部档案管理规定 为了加强公司会计档案管理，保证会计部档案的完整性和标准性。根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定及公司的具体情况，制定本规定。一会计档案的分类： 〈一〉会计档案包括纸制档案和计算机存储介质，分类如下： 1.会计凭证类。原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 2.会计帐簿类。总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。 3.财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 〈二〉其他会计资料类。银行存款余额调节表、银行对帐单、工资表、合同书、增值税抵扣联、发票存根联、统计报表、进口付汇核销单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应保存的会计核算资料。 〈三〉文件资料类。包括收到的公司外部、内部文件资料、荣誉资料。 二会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管规定 1.会计档案管理员负责会计档案、资料、文件的收集、整理、立卷、归档、保管。 2.档案移交须编制移交清单，移交清单一式三份，移交人、接交人、监交人各存一份。 3.各会计人员必须在会计年度终了审计结束后，装订好自己经管业务的正式帐簿移交档案室保存。总帐报表会计员在当月报表完成后一周内将当月凭证移交档案室。 4.已执行完的合同由会计员移交归档，每年移交一次。 5.收到的外部文件资料，原件移交档案室。会计员可保存复印件。 6.公司内部发布的书面文件由档案管理员收集整理按年装订保存，电子版的按年保存在磁盘上。 7.会计档案的保管，应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理员应会同会计人员和经办人共同拆封整理，并做好拆装记录。 8.档案入库后，档案管理员要及时做好案卷目录登记工作，并按分类统计档案数量。档案管理员定期将档案目录发布在共享文件下，以便查阅。档案目录做好备份。 9.会计档案按会计类型分类进行保管。 2023.档案管理员对档案进行定期检查，一个季度检查一次。并做好检查记录。对破损或变质的档案，应及时修补、复制。 三 会计档案查阅、出借、复制规定 1.会计档案的查阅、出借、复制必须办理相关手续。 2.对公司会计档案公司查阅、借出、复制、原始附件的换取必须经会计部经理批准，必要时由总会计师批准。 3.公司财会人员查阅会计档案和资料，经办理登记手续后由档案管理员提供利用。公司其他人员需要的资料，由相关会计员查阅提供。 4.公司财会人员因工作需要借出会计档案时，借用时间一般不超过一个月，如仍需继续使用，应办理续借手续。公司其他人员借用，时间一般不超过三天。会计凭证、机密文件一律不外借给财会人员以外的人员。 5.公司会计档案不对外单位人员提供利用。如有特殊需要，外单位人员需查阅资料，应持单位介绍信，经批准并办理登记手续后，由档案管理员陪同查阅。会计档案一律不对外单位人员出借。 6.查阅会计档案时，查阅人如需复制资料，必须经批准办理复制登记前方可复制。 7.因特殊情况需抽换原始凭证，须留有被抽换单据的复印件，并做好登记。 8.查借会计档案和会计资料，必须做好保密工作，严禁携带档案资料进入公共场所，以防丧失泄密。查阅或复制会计档案的人员，必须保护档案资料，严禁在会计档案资料上涂画、涂改、折叠、污损。严禁拆封和抽换原件。 四会计部档案管理的其他规定1.财会人员必须遵守保密制度，不得泄密。违者按有关规定处理。 2.会计档案管理员调动或更换时，必须办理会计档案交接手续，对损坏和丧失会计档案者，要查清原因，进行处理。 3.会计档案和其他会计资料在会计部档案室保管三年，保管期满按公司中心档案室管理规定办理会计档案移交手续移交公司中心档案室保存。移交时应编制移交清册，列明移交会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。交接时，应按照移交清册所列内容逐项交接，并由会计部经理或办公室主任监交。交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名。 4.会计部档案室是集中储存档案资料的场所，不得在库房内存放非档案用物品及进行其他活动；库房门窗关好，每天档案管理员要进行平安检查。 5.档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品；应保持室内清洁卫生，档案管理员要定期检查室内温湿度，以防档案霉变。 6.本规定从xxxx 年x月x日起执行 xxx公司会计部 第二篇：会计档案管理规定会计档案管理规定 1范围 本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核 。 本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准 以下标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。 财政部会第4号企业财务通那么。 财政部会第5号企业会计 准那么。 财政部财工字（92）574号工业企业财务制度。 华中电力集团电力工业企业本钱管理方法（试行） 3管理职责 会计档案管理工作由局长工作部负责，会计（文书）档案管理人员负责日常具体管理。 4管理内容与要求 4.1根本任务 4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保 管妥善、存放有序、查阅方便。 4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作效劳。 4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。 4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批 准销毁的会计档案。 4.2归档范围 4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反 映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括： 1）会计凭证类。原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 2）会计帐簿类。总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。 3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其 他财务报告。 4）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册、保管清册、销毁清册。 4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档 案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。 4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准。文件材料归档管理规定。 4.3归档要求和时间 4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成 册（做到卷内无装订金属物，纸张无破损），并编制会计档案保管清册。 4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后， 第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。 4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等 内容。 4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后， 交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。 4.3.5已归档的会计档案，原那么上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的， 档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。 4.4会计档案的管理 4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照供电企业档案分类表（试行） 会计档案管理方法的规定进行编号、划分保管期限。 4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的 顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。 4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏工程的内容后，按“年度— —会计名称——案卷号〞的顺序排架。 4.5会计档案的鉴定与销毁 4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、 25年4类。 4.5.2全局职工工资表、年度财务报告（决算）（包括文字分析）、会计档案保管清册 销毁清册等，定为永久保管。 4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。 4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐（包括日记总帐）、明细帐、日记帐、辅 助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。 4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其 保管期限定为5年。 4.5.6主要财务指标快报（包括文字分析），其保管期限定为3年。 4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁 清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期 限、销毁时间等内容。 4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。 4.5.2023销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计 档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档 案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。 4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得 销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档 案销 毁清册和会计档案保管清册中列明。 4.6会计档案的利用 4.6.1编制会计档案案卷目录（含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等）检 索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作效劳。 4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分 管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。 4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。 4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。 4.7会计档案的保管 4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间 ，湿度控制在45%～65%之间。 4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片（盒），以防治害虫对库存档案的侵蚀 。 5检查与考核 本标准的检查与考核按xxxxxx质量综合考核方法执行。 本标准的检查与考核还应按xxxxxx有关规定执行。 第三篇：会计档案管理规定会计档案管理暂行方法 第一条为标准总公司会计档案管理，根据XX省档案条例，结合本公司会计档 案管理实际情况，制定本方法。