2023年会议前期准备和座位座次安排.docx

会议前期准备和座位座次安排 1、根据任务，认真细致联系各个协作单位，准确及时做出详细会议方案，列明会议各项费用。 2、签定合作协议。 3、按照协议预定会议地点，安排会议场地，落实会议各项具体工作，尽快完成人员配备和物质准备： 会标音响主席台物品摆放、座次茶具饮品 登记台签到薄休息安排翻译、礼仪及效劳员配备 会场清洁接手纪念品、礼品（发放）会场布置 礼仪演习彩排会议文件资料欢迎标语、接站标牌 核实有无特殊要求或行动不便的客人餐住车辆 4、联系新闻媒体，协助宣传，招商事宜。 5、邀请客户实地详细考察会议安排。汇报我们所提供食、住、行、游、购、娱等的各个环节，并征求您珍贵的意见。 6、会前一天再次逐项检查。人员、物品、设施设备；各项工作责任落实到人。 会中效劳 1、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，协调安排会议各个环节。 2、落实欢迎标语，大厅指示牌、迎宾接站到位情况，会议报到登记，发放会议资料。 3、按要求为会议期间的重要客人（vip）提供特殊照顾、效劳（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。 4、按要求安排会议接站要作，指派专车到机场，火车站接，送参会代表，代订返程飞机票，火车票，提供会议期间的用车。 5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等效劳。 6、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。 7、会场效劳。主席台香巾、饮品效劳、果盘、会场贵宾饮品、香槟效劳；会场秩序维持效劳（清理闲杂人员）；清洁效劳；会场设备维护；应急情况处理；清理会场（撤会议物品，清理与会人员遗留物并登记，清洁会场；在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，为您安排最好的节目与演员、乐手、提升现场气氛。 8、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调效劳，保障会议平安顺利进行，代办会展客店用品、土特产品、会议礼品的邮寄、托运。 9、安排代表入住和退房，引导客人就餐，茶歇。 2023、安排会议期间或者会议之后的考察活动。 11、及时准确向会议主办方会议负责人员汇报每天情况，诚恳征求意见，尽力接受主办方临时增加效劳工程。 第2页 共2页