2023年档案管理岗位管理职责新编.docx

档案管理岗位管理职责 档案管理员岗位职责 岗位名称： 档案管理员 直接上级： 办公室主任 本职工作： 负责全公司的档案管理、印鉴管理、办公用品管理、外来文件管理、特制酒管理工作 任职条件：工作责任： 一、档案室： 1.认真学习贯彻执行上级关于档案工作的指示、要求、实施上级下达的有关档案工作的条例、规定及业务标准，不断提高自身素质和业务能力。 2.每年初整理当年待年检、换证的证件目录公示，催促并协助各部门做好证件年检、换证等工作。 3.负责公司档案室档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用，做好利用效果的收集，进行档案的鉴定销毁工作。 4.认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防〞措施。对档案室管理中存在的问题，及时提出建议。对所保管档案的平安、完整、保密负责。 5.做好档案室的管理、严守有关保密制度，不许私自动用涂改档案，不许无关人员进入档案室。 6.收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引进设备开箱等文书档案材料及实物档案。 7.1-2月装订内部红头文件，3-6月份文书档案分类，录上一年文书档案目录。 8.荣誉档案及时扫描存电子档，随时跟踪录入电子版大事记。 9.月末制作档案报表，15号前提交给管理者。 二、印鉴： 1.严格保管印鉴，未经审批一律不得使用。 2.检查印鉴使用申请表填写的完整程度，每日收集、统一申报。 3.收集每个月部门章使用汇总表，统一制作全厂印鉴月报表。 4.盖公章的重要文件留存备份。 三、办公用品： 1.根据每月部门申请情况及库存情况，于每月5日进行统计申购，询价原那么货比三家。 2.申购单填满必填项，先找财务审批，再找执行经理审批。 3.到货及时办理入库，发放原那么为以旧换新。 4.每半年结账一次。 5.收集各部门需印制单据的申请，统一报给供应部。 四、文件： 1.负责对外来文件按执行经理指示分发至相关部门，做好交接手续，每季度回收审批执行的外来文件。 2.接收、整理内部质量认证文件。 3.辅助公司各部门红头文件制作、发放。 五、特制酒： 1.判断订货方是否批量，与技检部沟通t工艺。 2.采取先付款再生产原那么。 3.特制酒单一式三份，一份销售下生产，一份技检部处理酒及检查，一份办公室存根。 4.随时跟踪订单完成情况，按客户要求截止日期或提前交货。 六、其他： 1.董事长办公室、一楼陈列室、档案室卫生及效劳工作。 2.每月底编排下月干部值班表，发oa，贴一楼公示。 3.报工程。 4.完成领导交办的其他工作任务。 档案管理员岗位职责 一、档案室管理： 1、认真执行公司关于档案管理的指示、条例、规定及业务标准，完善档案管理工作细节； 2、及时整理待年检、换证的证件，进行信息汇总公示，按时催促并协助各部门做好此项工作； 3、收集全公司性的大型活动、会议、科研和新产品鉴定会、内外文件、工程竣工验收、引进设备开箱等文书档案材料及实物档案，分类整理、鉴定、统计、保存保管工作，以备其他部门查询借阅； 4、红头文件、文书档案等材料分类整理，及时更新电子版档案目录及大事记； 5、月度档案报表制作，按时间节点前提交给上级领导。 6、按公司规定文件有效时限进行档案的销毁工作； 7、对所保管档案的平安性、完整性、保密性负责。已经存档的档案，不许私自动用、涂改档案，无关人员不经允许不可进入档案室； 8、认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体的“八防〞措施。对档案室管理中存在的问题，及时提出建议； 二、印鉴管理： 1、严格保管印鉴，执行印鉴使用流程，未经批准一律不得使用； 2、检查印鉴使用申请表填写的完整程度，每日汇总、统一申报； 3、收集每个月部门章使用汇总表，统一制作全厂印鉴月报表； 4、盖公章的重要文件留存备份； 5、损毁的印鉴要及时申报审批备案并进行更换。 三、文件管理： 1.负责对外来文件按执行经理指示分发至相关部门，做好交接手续，每季度回收审批执行的外来文件。 2.接收、整理内部质量认证文件。 3.辅助公司各部门红头文件制作、发放。