2023年信息档案资料使用管理制度.docx

信息档案资料使用管理制度 一、各接种单位必须指定专人负责资料的收集、整理、报告和归档保存管理工作。 二、有方案、有组织地收集、掌握本辖区组织机构、人口资料、疫情资料、接种资料、疫苗领发记录、冷链设备及接种器材使用管理资料、各类宣传资料、各级文件、培训及工作方案、督导、考核、总结等资料；大事记、卫生统计年鉴；经费资料等。 三、接种记录、疫苗领发记录、冷链温度记录、使用注射器材记录等各类原始记录必须真实、完整、正确填写，疫苗购进验收记录要保存至超过疫苗有效期2年备查，预防接种卡（簿）应在儿童满7周岁后再保存不少于15年。 四、根据资料信息报告周期，按旬、月、年及时收集、填写、汇总上报包括免疫规划疫苗接种率报表、针对传染病和根本工作情况统计报表、个案调查表、以及临时增加的其他报表。 五、统计报告的各种数据必须真实准确，并由主管领导审阅签字、盖章后报出。 六、各级文字资料需按时整理，装订成册保存，实行档案化管理；各类数据库资料需随时备份保存。 七、乡级及乡级以上单位根据资料数量，每半年整理1次，年底分类装订成册，建档立卷，登记编号。在本单位由培训合格的专业人员妥善保管。 第二篇：档案、信息资料管理制度档案、信息资料管理制度 本规定促进病案管理正规化、化。 1.经常检查病历的书写情况，提出改进意见，提高病历书写质量。 2.负责病案的回收、装订、录入、上架调阅、查证、检索工作； 3.查找再次入院的病案号，保证病案的供应，办理借阅手续。提供疾病分析、有关统计报表的数据采集工作。 4.做好病案管理工作，保持清洁、整齐、通风，防止霉烂、虫蛀和火灾。工作程序1.日常管理 （1）凡出院病案，应于患者出院后24小时内全部收回到病案室。按时收回出院病案，进行整理、装订、核对。病案员将病案首页录入；严格执行病案院内交接班制度。 （2）住院病案不外借。使用病案时，由病案管理人员负责提供和归档。 （3）保持病案整洁有序，做好防火、防潮、防丧失工作。（4）严守病案资料保密制度。住院病案原那么上要永久保存。（5）病案员装订病案并填写封面；按病案编码原那么编号上架。重复号码应按管理规定及时回收交出院处使用。（6）每月病案录完后，做一次软盘备份，一次网络备份。及时为科室提供病案检索效劳； （7）外单位的检索查询，应有区卫生局、公安局或保险公司的介绍信，并做好登记，原件不得借出。 （8）每年做一次疾病排序；每月做一次床位、效益、疗效分析。每月5日前将每个医生收入院的人数提供应财务作科室核算。 2.病案供应 （1）患者看门诊需要参阅住院病案时，由门诊医师到病案室查阅。（2）提供科研分析用的病案，应在病案室内阅毕归档，必须借出时经领导批准。 （3）非医教人员，不得查阅病案，进修医师查阅病案，须经科主任批准。 （4）以下情况可提供病案，但必须于当日归还。尸体解剖；核对标本；医疗纠纷经院长批准后，可提供复印材料。 3.病案编目 （1）编目人员根据首页上的诊断、手术名称，写上相应的icd编码。 （2）认真填写诊断及手术名称索引卡，力求准确。 4.病案交接 （1）凡出院病案，应于患者出院后24小时内全部回收到病案室。（2）临床科室每天到住院处给出院患者转账时，由值班人员一并送交出院者病案，住院处负责查收签字妥为保管。无出院者的病案，住院处概不结账。 （3）病案室每日到住院处回收出院病案，并向住院处验收签字。（4）病案室每日将出院病案登记后交质控室审修，质控室审修完毕后送回病案室，交接时须办理签字手续。 （5）特别情况较急出院者，病房不能立即填写完的病案，由科主任注明情况，可以在出院后3天内到病案室填写。 （6）送转交病案单位，无接收部门人签字，如果发生病案缺号、丧失，由送转交病案单位负责；已签字的，由签字单位负责。（7）凡丧失1份病案者，当事人赔偿人民币202300元，丧失重要病历者，除罚款外同时给予纪律处分。 8）病案室要按月、季、年排查出院病案归档情况，有权利到临床科室查询未归病案下落。按时向领导书面报告病案归档及管理情况。 5.病案借阅 （1）本院医教人员因医疗、教学、科研需要参阅病案时，应在病案室内阅毕归还。必须借出时，应填写借阅申请单；2023份以内由医务科科长批准，2023份以上经业务院长批准，但一次不得超过30份，每份交押金20元后，方可借出，两周内归还，逾期不能归还者，应到病案室续期，但不得超过一个月。 （2）借阅病案凡丧失1份者，除没收押金20元外，按医院有关规定处理。（3）院外和本院非医教人员，不能也不得查阅病案。进修医师查阅病案，凭科主任批准证明，但不得借出病案室。 （4）患者在门诊需参阅住院病案时，由门诊医师到病案室查阅。住院患者转诊需用病案时，由主治医师开写诊断证明，摘录治疗过程，病案概不外借。 （5）医疗纠纷病案，需经业务院长批准，可提供复制材料。法医鉴定需用病案，凭司法部门公函，经院长批准后，交付押金50元，可摘录或复制，当日归还。 6.病历质量控制 （1）病案室每日收回的病案必须于次日送质控室节、假日时间顺延。存在问题的病历由质控室登记缺陷和错误后，通知科室去质控室修改。质控室将审修好的病历定时定期送回病案室。 （2）对局部病历书写不合格的医师，由科主任、质控室提出建议，报分管院长批准后，由人事科负责通知科室对其采取下岗培训，集中时间学习病历书写知识，直至病历书写合格前方可上岗，下岗培训期间发根本工资。 （3）质控室坚持每周进行病历或报告单质量查房，每次查假设干个科室，针对平常病历书写中存在的问题要及时改正。 第三篇：档案资料管理制度档案资料管理制度 为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理标准等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。 （1）归档范围 主要为工程和设备档案资料。a.工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类合同（所有合作合同、供应合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（效劳）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。 b.设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括方案、选购阶段的仪器设备购置申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件局部的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和平安技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。 （2）档案保密制度 a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围， 本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。 c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。 d.对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。 （3）档案工作人员岗位职责 a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作效劳。 c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。 d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。 e.办理领导交办的其他档案业务工作。（4）档案管理制度 a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意前方可查阅。 b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整平安，存放有序，查找方便 c.做好档案柜内“六防〞（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤清扫、保持档案柜卫生整洁、平安。 d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料假设系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。 f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，反面写在左上角，然后填写好卷内目录。 （5）档案平安制度 a.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应 妥善保管，如有丧失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。 b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除平安隐患。 （6）档案资料查阅利用制度 a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用局部的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。 b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意前方可进行。 c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。 e.查阅档案者有义务将利用效果反响给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作效劳。 （7）档案的收集 a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按工程收集，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。 c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。 d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程