2023年行政部文秘岗位职责.docx

行政部文秘岗位职责 职位名称 行政部文秘 所在部门 行政部 职位角色： 为公司领导提供优质高效的秘书效劳 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责来客来访人员的接待和安排 工作 任务 热情礼貌地接待来访客人 按照客人的不同习惯提供不同口味的饮料、餐饮安排 按照情况对来访客人进展分流，减轻领导的压力。 职 责 二 职责表述：高效、礼貌处理来电 工作 任务 使用专业术语礼貌接听来电。 快捷高效对进展预处理，当领导不在，或不方便接听时，做好记录，及时转告。 对需要反响的事项做好全程跟踪、落实工作。 职 责 三 职责表述：文书写作 工作 任务 掌握文书写作要领，高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。 职 责 四 职责表述：文件、材料的流转及流转中的保密工作 工作 任务 按照紧急、重要程度对来文进展分类，对紧急的文件及时安排领导批阅，协助领导高效处理文件。 按照领导的批示，对需要接着流转的文件及时传递。 对处理完毕的文件及时存档。 对领导的手书指令正本传递给相关人员，复印件存档。 在文件流转过程中做好保密工作。 职 责 五 职责表述：督查催办工作 工作 任务 按照领导书面批示，按照时限及时做好督查催办工作。 对领导的口头交办的事项，及时跟进、落实、反响。 职 责 六 职责表述：会议治理 工作 任务 协助大型会议、活动的筹办。 对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。 职 责 七 职责表述：外部工作关系 工作 任务 辅助领导维护良好的外部客户关系，严峻节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提示或代表领导发贺函表示恭喜。 协助公司相关部门做好领导严峻社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。 职 责 八 职责表述：负责领导大事记及个人档案的搜集、整理、归档工作 工作 任务 及时更新领导个人档案材料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。 定期编制大事记。 职 责 九 职责表述：领导个人财务治理 工作 任务 负责总裁各项公务费用的报销 每月完成月度费用统计表 职 责 十 职责表述：总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及平安 工作 任务 每日上班前负责办公室的通风换气，保持办公室的整洁，保证办公设备的正常运转。 负责办公室陈列物品、装饰物完好无损； 负责办公室文件材料的平安保密工作。