2023年档案管理信息化建设【论档案管理与信息化建设】新编.docx

档案管理信息化建设【论档案管理与信息化建设】 【】 档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用效劳。【关键词】 档案管理；信息化；建设 在当前迅猛开展的信息社会下，档案管理信息化建设已经成为档案事业应对迅猛开展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“以信息化带开工业化〞的要求，到国家档案局提出的“以档案信息化促进档案事业开展的目标〞要求，档案管理和档案信息化建设已经成为档案信息效劳社会的最正确技术手段和实现途径。 档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式为社会提供效劳为重点的转变过程。其涵盖以下四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网络化；第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，必将引发档案管理模式的变革。 一、档案管理信息化的内容 1.信息化的根底设施建设。软硬件根底设施是档案信息化建设不可缺少的根本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的根底，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。 2.档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会开展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。 3.档案的标准和标准建设。标准标准是档案信息化建设的重要根底之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准标准体系。 4.档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中表达了档案信息化建设的效益。 5.信息化人才队伍建设。这是档案信息化成功之本，对其他各个要素的开展速度和质量起着决定性的作用。 二、档案管理信息化的建设途径 应该遵循适应国家信息化建设和档案事业开展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为根底，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息效劳网络化的进程，促进档案事业持续快速健康开展，为改革开放和现代化建设效劳，改进思路，从各方面强化档案信息化建设。 1.加快档案信息化根底设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案效劳利用工作等等。继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。 2.加快提高档案现代化管理水平。从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速开展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理〞和“数据化档案〞，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备标准化、通用化，并有很强的包容性。 3.改革档案信息效劳方式。信息时代，传统的效劳方式已经不能适应i档案事业开展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息效劳方式，为经济和社会开展效劳。一是计算机管理效劳。这种效劳在一些档案部门已根本实现了；二是光盘存贮效劳。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用于档案信息全文检索、查询效劳；三是现代通讯网络效劳。充分利用现代通讯技术，如邮电信息网络等，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；四是公共信息网络效劳。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行效劳；六是视听传播效劳。运用电视网、电影、播送、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。 4.培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训方案，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的时机，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储藏。四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。 5.加强电子档案归档管理。网络技术的开展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比方提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的根本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否那么，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化〞的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。 三、结论 档案管理信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会开展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步开展，才能适应社会和时代开展的需要，更好地效劳社会。