2023年实物档案收集与利用.doc

实物档案收集与利用实物档案收集与利用 李莹 近代中国学术界一直在不断的研究、探讨档案的定义，直到 1988 年 1 月 1 日中华人民共和国档案法的正式实施，才对档案有了一个比较明确的定义。档案法中明确指出：档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。近二十年来，围绕“实物档案”这一概念的争论也一直存在。赞同与反对两方经过这些年的探讨，虽仍未得出最终的结论，但是随着时间的推移，大多数单位对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深，对实物档案的重视程度也发生了巨大地转变。实物档案同样是人类历史最重要的载体之一，它通过实物本身具有的直观记录性，向后人揭示历史的真相。1 什么是实物档案 实物档案是本单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的具有长远保存和利用价值的历史记录。它是各个单位档案的重要组成部分。它具有其它类型档案所具有的一切属性如原始记录性、直观性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史，是各个单位重要的历史记录与珍贵的信息资源。2 实物档案的种类及特点 1）种类繁多。实物档案的种类，包括各种奖状、证书、题词、字、画、锦旗、奖杯、奖牌、实体性科技成果、工装、设备，互赠的礼品、纪念品，等等。2）载体多样。在我国档案本身的载体就是多种多样的，而档案载体本身也不断发生着变化。历史上最早期的是甲骨档案，甲骨档案是我国现存历史档案中年代最久远的种类之一，该种档案制成材料之特殊，年代之远，数量之多，在世界范围看也是绝无仅有的。还有紧随其后的金文档案，利用丝绸作为载体的缣帛档案；中国古代纸张出现之前，以竹木为载体而形成的简牍档案；用石材作为记事材料数量众多，内容广泛的石刻档案等。与甲骨、金文、简牍档案不同的是，这三者因时代进步而随之逐渐减少，直至消失，只有石刻档案至今仍有其生命力。西汉时造纸术发明初期，中国已经有了麻质纤维纸。但是质地粗糙，且数量少，成本高，所以使用还不太普及。到了东汉元兴元年（105）蔡伦改进了造纸术，随着技术的不断改进，造出的纸张质量有了很大的提高，价格也日趋便宜。纸张逐渐取代了帛、简等而得到普遍使用，成为唯一的正式书写材料，纸是中国劳动人民长期经验的积累和智慧的结晶，一直到现在都是重要的书写材料之一。造纸术的发明和推广，对于世界科学、文化的传播产生深刻的影响，对于社会的进步和发展起着重大的作用。现代社会，随着科学技术的发展，开始逐渐出现声像档案，如照片、影片、录音带和录像带等。计算机的应用，使档案载体又发生了重要的变化，产生了以计算机代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、使用电子计算机系统存储，可以在网络上传输的电子文件。具有保存价值的可靠的电子文件归档后成为电子档案。电子档案的产生，是档案管理工作重大的变革，它直接改变了以往对档案管理工作的认知和管理方式。所以现代的实物档案制成材料不仅仅是金属、布帛、木、石，还包括塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、纸张、磁带、胶片等等材质构成。3）规格形态各异。实物档案因载体不同因而具有形态五花八门，大小和规格不等的特点。3 实物档案的收集 1）实物档案收集。机关、企事业单位档案管理人员应将本单位日常职能活动中形成的各种实物档案及时收集整理，个人参加国际会议，行业交流等活动后，也应该及时将相关的实物档案上交至档案管理部门。由于实物档案产生具有随机性的特点，为避免丢失或遗漏，实物档案的移交不同于其它种类比如科技档案或文书档案等一年一归的移交办法，实物档案应采取产生后隨时归档的方式。2）收集范围。实物档案的收集范围，首先应根据中华人民共和国档案法的规定，并参照中华人民共和国档案法实施办法，制定出本单位的实物档案收集的具体细则并认真执行。实物档案的收集工作，应达到去伪存真、去粗取精的目的，实物档案鉴定质量至为关键。应根据实物档案所记载和反映的内容来确定档案的保存价值，其次确定其性质，按档案的历史背景确定档案保存价值。如本单位或单位所参与的重大历史事件或活动中所产生的实物档案。另外要确定实物档案的来源，实物档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。如本单位重大事件或重要人物在职能活动中形成的实物档案应永久保存，平时参加的一般性文体活动所得的奖杯锦旗等可选择短期保存。实物档案的收集，既要避免因认识不够、重视不足造成的实物档案收集的遗漏，又要注意不要因盲目扩大收集范围而影响收集质量。4 利用科技手段，提升利用率 1）建立专门的展览室和展厅。为了避免这些珍贵的实物档案只是静静地被搁置在库房无人问津，造成实物档案资源的浪费，各单位应建立专门的展览室、展厅。我所在的单位就是利用展室的形式，把珍贵的实物档案分门别类的进行展示，其中包括 1952 年单位成立之初，时任中央人民政府政务院财政经济委员会领导的亲笔签名批示、单位获得的国际行业协会颁发的资质证书、许可证、工作中重大的科技发明、技术改进成果、编辑出版的各版专业规范及各类荣誉证书等，按单位发展的历史脉络和发生的大事件、参加的重要活动等，对实物档案分别加以说明，由专人负责布展并对展示物品制定严格的安全保管措施和定期更换制度。严格展览室的温度湿度控制，另外防火防盗防尘等措施可参照其它各类档案保管办法和规定加以设置。最大程度的保证展品各方面的安全。使实物档案的利用价值具有可持续性。2）实物档案的宣传工作。对实物档案进行宣传，可使本单位员工特别是新入职员工，充分了解本单位发展的组织沿革、光荣历史，现阶段发展状态等，因鲜明的企业文化，生成强烈的自豪感和荣誉感，增强凝聚力。同时在日常的经营活动中，战略合作伙伴或潜在客户在相互拜访时，通过参观展室实物以及介绍说明，使他们对即将与之合作的单位具有的行业资质和实力等有了直观、深入的了解，对合作更充满信心与期待。3）档案数字化。科学技术的发展，特别是信息技术在各个领域的应用，使得各个行业都处在利用互联网+改变和提升管理效率、管理水平的加速阶段。档案管理工作，正面临着信息现代化的挑战。各级档案管理人员的工作不能停留在以往只是负责接收、保管、提供利用这种简单操作层面上，只是扮演一个库房保管员的角色；也不能只为满足于丰富库存而盲目扩大馆藏档案数量，忽略了档案作为具有重要的历史记录性这一本质属性。如何利用新技术新科技手段，改进传统的档案管理模式。这是档案工作人员当前所面临的重要问题。现在正在广泛应用的档案管理系统，使得档案管理工作正在逐步实现库存档案的数字化、新生成的档案电子化、查考利用网络化的管理原则。实物档案管理工作，可以利用计算机、扫描仪、数码相机等设备，将现有实物档案进行数字化处理，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术等的发展而产生的一种新型档案管理方法，把各种不同载体的档案转化为数字档案，以数字化的形式存储，利用计算机系统进行管理，形成的档案信息在进行权限设置后可以利用网络查询，既保护珍贵的实物档案原件，又可满足各方利用需求。4）提供利用，资源共享。传统载体的实物档案经过高科技技术加工成数字档案形式，编制与之相关联的档案目录，再通过局域网、企业官网、互联网或其它新媒体形式进行展示、宣传：达到品牌宣传，形象宣传，产品宣传等目的，这些方式也拉近了企业与用户之间的距离，很好地维护了客户关系。应用计算机信息系统进行管理，促进了档案管理水平及工作效率的提高，为档案内部管理及面向客户提供了高效率的全面服务。信息时代，大量电子文件电子档案的产生使人们对于档案的认识发生了巨大的改变。但是实物档案作为档案这个大家族的重要组成部分，仍然具有其它形式的档案所无法替代的重要地位。