2023年中小型公司办公室管理办法.docx

中小型公司办公室管理方法 　中小型公司办公室管理方法 　为进一步加强办公室管理，确保各项工作的顺利进行，提高办公水平及效率，营造一个良好的办公环境，特制订本管理方法。本方法适用于公司全体员工，所有人都必须遵照执行。 　印章管理方法 　为标准公司印章的管理， 维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和标准化, 特制定本方法。所有用印手续均按照本方法履行签字审核手续。 　1、公司行政章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司财务负责妥善保存管理，确保平安。 　2、严格履行审批手续。各类印章的使用须严格审批程序，一般印鉴使用审批表（以下简称审批表）须经部门主管、经理签字，合同及对外发文、 等重要文件审批须总经理签字。不符合审批规定的，公章保管人有权拒印。 　 3、严格印章登记。印章保管人应审查并保存审批表，填写印鉴使用登记表，登记表应包括用印日期，文件名称，印章类型，用印人签字，盖章人签字。印鉴按规定使用完后及时收存保管。印鉴保管人不得私自使用印鉴，不得外借，违规用章。保管人请假时由总经理指定代管人，双方做好交接手续。 　任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖印章。不得携出各类公章或外借。 　由于审批人的过错或者印章保管人的过错而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处分。 　文件管理方法 　本方法适用于公司对外收发文件、公司各类制度文件、收发 文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 　文件的起草、收发、打印、归档整理、销毁等由办公室人员负责执行。 　公司对外发文或各部门对内公开文件由各部门负责起草，部门负责人审核，经总经理签发前方可外发或公开。所有报总经理审阅的文件须经统一登记，填写文件审批登记表，经办公室专人分类后统一上报总经理审阅，审阅完后再登记下发。 　凡寄至公司的文件、 等，由办公室签收并做好相应记录。 　机密文件由专人保管，特别是公司图片、数据库资料、价格资料等重要资料，确保文件的平安与完整。 　办公室人员负责对文件进行分类管理，按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，贴上标签，做好文字记录后存档。 　 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报部门经理签字批准，按照要求对相关文件进行处理。 　办公室经理为第一责任人，假设发现文书丧失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，假设未查明原因，那么由办公室负责承当。 　办公及活动用品管理方法 　1、为加强办公及活动用品管理，标准各项管理程序，节约经费，提高效率，特制订本方法。办公及活动用品的采购，应进行多方比拟，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 　本方法规定的办公及活动用品包括：各类笔、笔芯，橡皮、笔记本、各类纸、订书机、计算器、文件夹、档案袋、U盘等各类文具；硒鼓、墨粉等各类耗材；、打印机、复印机、 机等办公设备；纯洁水、茶叶、毛笔、颜料、宣纸等活动用品。 　公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的出入库登记由办公室全权负责。 　办公及活动用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将办公及活动用品需求表报至办公室，详细写明使用人、所需用品的名称、数量、型号、用途等。办公室根据各部门的需求方案和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购方案，经部门经理批准后购置。对活动急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门经理批准。对、复印机、 机等设备及单项采购金额1000元以上的采购，须经总经理审批。 　采购工作人员要严格遵守财经纪律，进行充分的市场比价，如实开票，如实报销，自觉维护公司利益，对弄虚作假的，一经查实将严肃处理。公司员工要厉行节约，爱惜各类文具，打印纸正反利用，杜绝浪费，减少运行本钱。 　根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 　 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好记录；因特殊情况急需领用未登记的，事后必须及时补等。 　办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品，如有丧失应照价赔偿。 　办公室应该建立公司物品总账，管理员应定期对物品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。每一季度进行一次汇总普查。 　会议接待管理方法 　根据来宾情况或公司通知要求，制定接待工作方案。提前准备接待所须的资料、物品和车辆，如需就餐应提前预定，实现统一行动，形成合力，忙而不乱。 　做好会议室的接待准备工作，包括:会议室卫生、投影、空调、相机、摄像机、席字牌、纸笔、鲜花、茶水、水果、香烟等。 　会议安排专人负责做好会议记录。 　5、需要悬挂标语的，由办公室负责拟定标语并悬挂，需要车辆接送的，应提前安排。 　6、接待人员对客人要热情，不失礼节。 　保密制度 　1、严守公司机密，公司的规划方案、经营战略、经营方向、经营方案、经营工程、经营决策等重大方针和决定不得泄露。属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密〞字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 　2、公司重要文件，如财务报表、预算报告、统计报表、人事档案、工资性及劳务性收入资料、内部合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录等限于一定范围的员工接触，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 　3、公司的档案或资料，未经总经理或主管特别授权时，不得携带离开公司或借给他人翻阅。记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。公司员工妥善保管好和资料，防止外来人员查看内容。未经许可，重要电子资料不得在互联网上传播。 　4、公司员工离开公司后，不得用公司的技术秘密为他或自己效劳。 　书籍管理方法 　本方法适用于公司购置的各类书籍，包括智能家居、美术报等专业行业杂志。 　办公室专人负责对所有书籍进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、出版社及其他有必要的工程。书籍借阅应登记，注明书名、借阅时间，应归还时间等信息。 　按照规定时间借阅归还书籍并及时登记，一般书籍借阅时间为1个月，杂志借阅时间为一周；借阅期满，未按时办理续借手续，经通知仍未还书者，按照每迟还一天罚款1元进行惩罚。 　借书人应妥善保管好书籍，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丧失图书，需做出相应的赔偿，丧失图书者全额赔偿。须复印、扫描图书的，应交由图书管理人员复印、扫描。 　图书管理员应每周一对书籍进行清点，及时提醒借阅者归还书籍，如遇图书丧失，查明原因，按规定处理。 　清洁卫生方法 　1、清洁区域包括办公室、卫生间、会议室、茶水间等所有办公区域。 　2、环境清洁卫生管理实行专人负责与分片包干相结合的责任制度。办公室由各自办公室人员自行安排清扫，会议室、走廊、茶水间等公共区域按照排班安排，轮流清扫，总经理办公室安排专人清扫。 　3、清洁卫生工作要求一天一清扫，一周进行一次大扫除。必须保证摆放整齐，地面清洁，墙壁无污迹，茶水供给，洗手间的整洁等工作。 　4、废弃的纸张应及时处理，不得堆放在桌上，所有人员每天下班前收拾整理好自己桌上的书籍、文件和资料，整齐的摆放在办公桌上，将一切电源切断后即可离开。办公室人员每天将自己使用的、主机及键盘等擦洗干净，保护。 　5、以上制度办公室人员都应严格遵守，互相监督。 　其它管理方法 　1、来客接待是工作的重要组成局部，接待人员应落落大方，以礼相待，接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 　2、名片制作、收发 等应按统一要求办理。 　3、公司的打印复印机共享使用，应按规定正确使用，设备仅做办公使用，不得打印复印私人用品。 　4、由办公室负责树木花卉的养护工作。 　5、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。 　本制度由办公室制定，解释权归办公室。本方法由总经理核准后下发，下发时即生效，办公室有权根据需要对文件进行修改。 　××有限责任公司 　 2023年6月9日 　1