2023年论会计电算化系统内部控制123.doc

论会计电算化系统内部控制 内容提要：目前，由于会计电算化工作组织或业务实施等方面的原因，所导致的会计信息失真、不合理、不合法等方面的控制问题，已引起相关方面的高度重视。电算化会计系统的内部控制突显出十分重要的意义。由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。会计电算化信息系统内部控制体系已成为当前最关注的话题之一。为了保证会计信息的真实、正确、完整和可靠性，保证会计处理过程和方法符合国家会计制度的有关规定，保护企事业单位财产，就必须建立、健全并认真执行一套完整的内部控制制度。计算机的应用，对会计数据储存的形式，会计部门的岗位分工，核算过程和方法等各方面都产生了较大影响，它使得会计根本上单纯的记账、算账和报账中解脱出来，转向管理，但与此同时它也给电算化会计内部控制的设置带来了新的问题。 关键词：会计电算化；会计系统；内部控制 目 录 一、 会计电算化对内部控制的影响………………………………………………〔3〕 （一） 内部控制形势的变化………………………………………………………〔3〕 （二） 内部控制制度内容的变化…………………………………………………〔3〕 （三） 内部稽核机制发生变化……………………………………………………〔4〕 （四） 内部控制的重点发生了变化………………………………………………〔4〕 （五） 内部控制的手段和技术发生了变化………………………………………〔4〕 （六） 会计信息存储介质、存储方式的改变……………………………………〔4〕 二、 会计电算化条件下内部控制的现存问题……………………………………〔5〕 〔一〕“一身多职，越俎代包〞现象严重，安全意识冷淡……………………〔5〕 〔二〕原始凭证数字化，易于伪造………………………………………………〔5〕 〔三〕内部控制的程序化使得过失反复发生的可能性增大……………………〔6〕 〔四〕数据的安全性、保密性差…………………………………………………〔6〕 三、电算化系统的内部控制………………………………………………………〔6〕 〔一〕制度控制……………………………………………………………………〔6〕 〔二〕程序控制程序………………………………………………………………〔7〕 四、加强电算化系统的内部控制制度建设的其他建议…………………………〔7〕 〔一〕明确职责分工，加强组织控制……………………………………………〔7〕 〔二〕加强内部审计………………………………………………………………〔8〕 〔三〕建立健全人才培训制度，提高会计人员素质……………………………〔9〕 〔四〕严格对机构和人员的管理与控制…………………………………………〔9〕 〔五〕建立全面、标准的会计根底管理制度……………………………………〔9〕 参考文献…………………………………………………………………………〔10〕 论会计电算化系统内部控制 　一、会计电算化对内部控制的影响 　　在手工操作下，内部控制制度主要是通过会计人员的岗位分工和各种内部牵制制度，以及账、证、表的定期核对，来保证会计信息的正确性。实行电算化以后，虽然会计内部控制的原那么仍然适用，但却使大局部传统的控制方法和措施失去了作用，增加了新的控制内容，提供了新的控制手段和技术，改变了会计内部控制制度的重点方法和措施。 　　〔一〕内部控制形式的变化 　　由于电子计算机具有高速、稳定的特点，有很强的逻辑判断能力和逻辑分析能力，使内部控制形式主要有两方面的变化： 　　1.原手工下的一些内部控制措施在电算化下就没有存在的必要了 　　由于全部会计核算工作由计算机集中完成，凭证数据一次录入后即在会计软件的控制下迅速、屡次、毫无过失地分别记入各种账薄，并据以编制报表，只要凭证和会计软件正确，其输出的会计信息也必然是正确的，这就使账簿之间的核对没有必要了。此外，编制科目汇总等试算平衡的检查也成为多余。 　　2.原手工下的一些内部控制措施，在电算化后转移到计算机内了 　　如凭证的借贷平衡校验；余额、发生额的平衡检查；各核算与系统之间的数据核对；报表数据的勾稽关系检查等。 　　〔二〕内部控制制度内容的变化 　　实现会计电算化后，给会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了内部控制的新内容。不仅要保存好相关的纸质数据文件，还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治，以及计算机操作管理等。 　　1.实行会计电算化后，会计部门内部单纯的会计核算岗位被撤销，增加了计算机操作、数据录入、凭证复核、会计软件维护、硬件维护、系统管理、系统分析、系统设计、程序编制和调试等新的工作岗位，财务管理岗位比手工条件下划分的更细、投入的人员更多、管理的更加深入。为此在电算化下必须针对新的组织机构和岗位分工重建其内部控制制度。 　　2.会计电算化数据的主要储存形式转变为机内文件，这使得计算机机内文件的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作等成为会计内部控制的又一项重要内容。 　　3.由于计算机的应用，使防止计算机舞弊和计算机病毒破坏，成为会计内部控制一个新的、至关重要的事。 〔三〕内部稽核机制发生变化 手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格 遵循有关的制约监督机制进行操作，如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的别离等，必须经过严格的审核复查机制，会计人员之间的联系是直接，因而很自然地形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重 要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化后，由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化，各种手续都由计算机自动处理统一 执行，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，许多业务处理程序被大大简化，会计人员无法直接参与和控制，一些内部牵制措施无法执行，其审查、稽核 机制被削弱。 　　〔四〕内部控制的重点发生了变化 　　会计电算化后的内部控制的重点将放在原始数据输入、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接控制几个方面。 　　〔五〕内部控制的手段和技术发生了变化 　　计算机的应用给我们提供了先进的控制手段和技术，使会计内部控制的许多具体的方法和措施，可以编制计算机程序进行严格的、一丝不苟的控制，如数据正确性校验，口令及操作权限控制、操作过程自动记录等。其原那么是，但凡能采用计算机控制的就一定编制成计算机控制程序，因为计算机控制比人工控制更严格、更可靠，应尽量减少人工的控制量。 〔六〕会计信息存储介质、存储方式的改变 在手工会计核算 下，会计数据的存储介质是纸介质，企业的经济业务发生均记录 于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表。会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上，纸张上的书面数据形 成会计人员所熟悉的会计证据原件，这些纸质原件的数据假设被修改，那么容易区分出修改的线索和痕迹，这也是传统纸质原件的一个根本特征。这种方式有较好的直观 性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。 　　但是，电算化系统下原来纸质的会计数据以肉眼无法识别的形式被直接存储在磁盘或光盘上，很容易被删 除或篡改并可做到不留痕迹，从而失去了直观性。手工会计信息系统中易于识别的审计线索如笔迹、印章等在电算化环境下已无处可寻。此外，手工核算下，记录在 凭证、账簿、报表等纸介质上的会计记录其勾稽关系较为明确，而在电算化环境下，由于会计记录被存储在磁盘、软盘等磁介质上，不宜实施签字、盖章等手段，而 且磁介质很容易被改动，由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这样就很难区分哪一个是业务记录的“原件〞。电磁介质易受损坏，所以会计信息也存 在丧失或毁坏的危险。因此，在电算化系统下如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。 　二、会计电算化条件下内部控制的现存问题 　　〔一〕“一身多职，越俎代包〞现象严重，安全意识冷淡 　　传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能别离及相应职责分工的根底上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原那么的重要程度下降。再加上安全意识冷淡，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，“一身多职，越俎代包〞现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。 　　〔二〕原始凭证数字化，易于伪造 　　在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易区分出被修改正的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险，计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁〔光〕介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了时机，比方通过伪造或修改客户、银行的凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。篡改输入是目前最简单的也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或录入期间对数据做手脚来到达个人目的，其主要手段有：虚构业务数据、修改业务数据、删除业务数据。 　　〔三〕内部控制的程序化使得过失反复发生的可能性增大 　　电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生过失或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大〞。 　　〔四〕数据的安全性、保密性差 　　很多时候，企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与开展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。另外在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据保密的作用。只要稍具备一些数据库知识的人完全可以绕开会计软件的各种措施，通过数据库管理系统，直接读写这些数据库文件，甚至对文件中的数据直接进行增删修改等操作，这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丧失。电算化系统的主体是计算机软件。因此其内部控制也更加依赖于程序的质量。一旦程序中存在严重的BUG或恶意的“后门〞，便会严重危害系统安全。而会计人员对计算机专业知识所知甚少，很难及时发现这些漏洞，致使系统会屡次重复同一错误，扩大损失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。 三、电算化会计系统的内部控制 　　〔一〕制度控制 　　制度控制一般是以管理制度的形式实行的，即由主管部门制订一系列规章制度强制或监督会计部门执行，从而保证会计核算软件正常和安全运行，免遭外界干扰、破坏，向企事业单位提供准确无误的会计信息，制度控制包括以下几点： 　　1.组织控制 　　如前所述，实行会计电算化后，会计工作组织及岗位分工发生了很大变化，其特点是将会计信息处理功能都集中在计算机操作使用部门，这样就削弱了原手工核算时详细划分不相容职责的组织控制措施的作用。补救不相容职责集中化的主要控制措施就是：要重新设计会计系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度。 　　2.系统操作环境管理和控制 　　系统操作环境包括系统操作过程以及系统的维护，操作规程过程控制主要是通过建立一整套完整而严