2023年公司印章管理办法614.docx

天道酬勤 公司印章管理方法2023.6.14 　关于建立公司印早官理方法的□申请 ■通知 □通报 □记要 □方案□报告 　表号：ZD202305 　生效日期： 　会签 　批准日期 　发放日期 　公司印章管理方法 　各分公司，各部门： 　为进一步强化工作纪律，确保公司各项规章落实执行，各项 工作按方案进行，经董事长、各部门决议建立印章管理方法，现 将公司印章管理方法告知，望各位同事防微杜渐、遵守各项 规早制度。 　第一章总那么 　第一条 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象 征。为了保证公司印章的合法性、平安性和严肃性，依据公司规 范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本 管理方法。 　第二条 本管理方法所指印章包括公司印章、法定代表人印 章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 　第三条 本管理方法适用于公司公文、信函、授权委托书、证 件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他 须用印章的文本等。 　第二章公司印章的刻制和启用 　第四条印章刻制 　公司各业务部门因业务需要新刻或重新刻制部门 /办事处印 　章的，由该业务部门经理提出书面申请，报经董事长批准后，由 行政企划部统一刻制，并登记备案。 　申请新刻或重新刻制部门印章的，必须在申请书中说明该印 章的种类、名称、样式、规格、适用范围及管理权限说明。 　公司印章的刻制必须符合国家相关法律规定。未经董事长批 准，任何部门和个人不得擅自刻制公司印章及部门印章，违反本 项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承当全额赔偿 责任。 　第五条印章启用 　印章启用时由行政企划部下发关于公司启用有关 专用 　章的通知，注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。 　第六条 新印章应留有戳记，并由行政企划部保存印章启用登 记，以便备查。 　第三章公司印章的保管 　第七条公司所有印章都须报行政企划部备案登记。 　第八条印章授权和使用部门 　为了便于公司日常管理，公司授权将印章放置在不同的部门， 由专人进行管理，各部门印章管理员需恪守印章管理制度。 　公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用： 〔一〕 公司印章、法定代表人印章由公司董事长授权法务部 设专员负责管理和使用； 〔二〕 财务专用章、发票专用章由财务部设专员负责管理和 使用； 〔三〕 金融公司合同专用章由金融公司设专员负责管理和使 用； 〔四〕 上荣汽销公司业务章由售后部设专员负责管理和使用。 　第九条印章管理员职责 　公司董事长授权管理公司相关印章的部门，应当安排专门的 印章管理员，具体负责公司印章事务的管理使用工作。具体职责 如下： 〔一〕 印章保管必须平安可靠，必须置于保险柜保存，印章 不可私自委托他人代管； 〔二〕 负责设立印章使用登记台帐，做好印章使用登记备案 　工作； 〔三〕负责印章使用的审核工作，依据职能权限审核所需加 盖印章的文件是否已经相关负责人签字审核通过、内容是否符合 印章授权使用范围等。 　各印章管理员应当严格依照公司印章管理方法，管理使用公 司印章，不得越权、跨盖章范围用章。 　第十条印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转 交他人。印章管理员因事、病、休假等原因不在岗位时，可由部 门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，交代用印注意事 项，并填写印章移交登记表。 　印章管理员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作， 登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任， 落实到人。 　印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管 理员办理接交印章手续，以免贻误工作。交接工作时，应严格办 理交接手续，填与印章交接单，登记交交接日期、管理印章 类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 　第十一条 印章应及时维护、确保其清晰、端正。印章保管有 异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政企划部报告， 并备案，配合查处。 　第十二条 印章丧失时，印章管理员应当及时向公司行政企划 部书面报告，公司办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限 于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处分等。 　非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承当相应的责任。 　第四章公司印章的管理使用 　第十二条公司印章的使用范围 〔一〕公司公章、法人章的适用范围 　1公司对外签发的文件； 　2、以公司名义出具的证明及有关资料； 　3、 公司对外提供的业务报告； 　4、 公司早程、协议； 〔二〕 金融公司合同印章仅限用于客户金融业务的合同协议 上，除此外一切文件加盖金融公司合同印章均需由金融业务部门 负责人提出书面申请，层级报请金融公司总经理、公司董事长批 准。 〔三〕 财务印章的适用范围 　公司财务印章使用范围仅限于跟公司财务相关的转账与现金 支票、各类汇款、各种汇票、发货票、收据、税务申报及缴纳税 款单、借款协议及各种手续材料等其他财务文件；以及售后部的 洗车票、客户维修发票、保险公司发票、客户礼品券等。 〔四〕 上荣汽销业务章 　1保险公司定损单 　2、 收货单〔配件订货〕 　3、 客户的售报卡 　4、 试车协议 　5、 首保单、索赔单 　6、 维修保养结算单、事故车辆维修保养单 　第十三条公司印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序， 按照印章的使用范围，经审批前方可用章。 　印章的使用由印章管理员设立使用登记台帐，严格审批和登 记制度。 　第十四条 印章使用审批流程 〔一〕公章、法人章 　公司公章、法人章的使用须严格登记程序，完成审批手续后 方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同 等，部门独体章保管人有权拒印。 　公司公章、法人章的使用流程分常规类和非常规类两套审批 程序。常规类公章、法人章审批程序：业务发起人因常规用章文 　件表内〔见附件〕的事项需要加盖公司公章、法人章的，经业务 部门经理审核同意，报公司法务部审核，审核通过即可登记用印。 　非常规类公章、法人章审批程序：业务发起人因不属于常规用章 文件表内的事项〔重要文件〕需要加盖公司公章、法人章的，经 业务部门经理审核同意，报公司法务部审核，审核通过报公司董 事长批准前方可登记用印。 〔二〕 金融公司合同章 　金融公司合同章仅可用于各办事处的金融贷款业务合同上， 业务工作人员经经金融公司总经理或办事处经理批准前方可用 印。 〔三〕 财务专用章 　财务专用章在授权使用范围内经财务经理批准前方可用章。 〔四〕 上荣汽销业务章 　上荣汽销业务章在授权使用范围内经售后部经理批准前方可 用章。 　第十五条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。 假设因工作 需要，确需将印章带出使用，需填写携带公章外出使用审批单， 由部门经理/董事长签批前方可带出，印章外出期间，借用人只可 将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承当一切责任。 　非印章管理员携带外出时，用印人还应填写印章交接单 办理交接手续前方可带出。 　第十六条 以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业 人员审核，公司分管领导批准前方可盖章。 　用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。对一些行 文不标准〔字迹潦草、有明显的涂改痕迹、表达不清、正文与落 款留白过大、落款单位不明〕的文档，未经修正不得加盖公司印 早。 　第十七条 公司印章一律不得在空白纸页上使用。 　严禁在空白 的纸张、表格、心寒、证件等上面加盖公司印章或业务专用章。 　严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信，如遇特殊情况，必须 提出书面申请，经部门经理和董事长签字同意后，方可用章。 　第十八条 私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位 介绍信时，由行政管理中心严格审批，符合要求后办理并执行登 记制度。 　第十九条对已调出、解除、终止劳动关系人贝要求出示相关 证明的，必须持有效证件材料，经人事部、行政企划部审批后， 方可盖章。 　第二十条 印章管理员要坚持原那么，遵守保密规定，严格照章 用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员不 予用印；经办人拒绝印章管理员审核文件内容或审批手续的，印 章管理员可拒绝用印并报告领导处理。 　第二十一条印章管理员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要 端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。 　介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加 盖印章。 　第二十二条 印章管理员不得擅自用印，一经发现，严肃处理； 假设因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承当全部赔偿责任 并按公司人力资源管理的规定进行处分。 　第五章公司印章的停用 　第二十三条有以下情况，公司印章应当停用： 〔一〕 公司名称变动； 〔二〕 印章使用损坏； 〔三〕 印章遗失或被窃，声明作废。 　第二十四条 公司印章停用时须经董事长批准，由董事长签字 同意后由公司行政企划部下发关于公司停用有关 专用章的通知将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将停用印章送 法务专员封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 　第六章附那么 　第二十五条由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错 行为而履行盖章手续并导致公司遭受经济、法务损失或其他纠纷 的，由责任人承当相应的责任处分。 　第二十六条本方法由行政企划部负责解释。 　第二十七条 本方法自文件发布之日起执行。 　附件：见下页。 　董事长批示： 　审核 　编制 　行政企划部 　主送：董事长、总经理、各部门负责人 存档：行政企划部 　附件一: 　公章、法人章常规用章事项表 　类型 编号 　文件分类 　权限部门 　备注 　CY 　一、常规类文件 　01 　厂家牵头的广告类、展会类的合冋 　市场部 　02 　现金发票 　财务部 　03 　上游公司要求的资料用章 　04 　银行对账单 　05 　汽车融资汇总周表 　06 　善意索赔表格〔厂家申请补助〕 　售后部 　07 　保险公司以及售后通过厂家部门培训用章等 　08 　山东上财放款批量材料用章 　金融部 　09 　ZY 　一、重要文件 　01 　税务要求提供的其他材料〔报告、说明等〕 　02 　办理开户、销户所需要资料 　03 　大额提现所需资料 　04 　担保书、承诺函 　05 　与第三方签署的合冋、协议、合作意向书 　06 　以法人名义出具的委托书、授权书 　07 　附件二: 　附件二: 　公司文件 　发〔20 〕 号 　关于公司启用有关 用章的通知 　 司各部门及分子公司： 　根据 公司公司印章管理方法第 — 的规定，由于 　 ，现公司已启用“ 专用章〞，该印章由公司 　部门管理，专管人员为 。为实现公司各部门业务对接、标准我公司的对内对外 　日起，启用本通知附件的公章， 原专用管理，自 年—月 　日起，启用本通知附件的公章， 原 　专用 　章〞印章同时废止。 　特此函告。 　附件：新旧印章样式 　旧印章样式新印章样式 　主题词：印章启用 通知 　抄送： ， ， ， 　 司办公室 年_月—日印发 　附件三: 　公司印章留样备案表 　NO: 　印章名称： 章 　审批人： 　刻制人： 　启用 　配置及保管部门： 　印章用途： 　印章管理员： 　印章留样 　本留样印章自 年 月 日启用。 　印章领用凭据及承诺： 　本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于 年一月 —日自公司办公室 　领取本印章， 本人承诺将尽职妥善保管本印章， 依照公司印章管理制度使用 　印章、该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料； 假设因本人成心或过失使 　用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济 损失并接受公司的相应处分。 　印章管理员： 　 年_