2023年会议及接待管理制度.docx

集会及招待治理（试行） 一总那么 第一条为使团体公司的集会跟招待治理标准、有序，进步集会 的行政决定效力，特制订本轨制。 第二条本轨制实用于团体公司总部构造召开的种种集会及招待 任务。 第三条团体综合部担任团体公司种种集会跟招待的承办，别的 局部主理的集会跟招待，综合部应赐与帮助。 二集会治理 第四条集会的分类 （一）团体董事会 团体董事会是团体决定严重事项的集会，由董事长招集跟掌管， 或由副董事长招集跟掌管，全部董事参与，监事可出席参与，也可邀 请团体要紧治理职员出席。要紧内容为：团体运营方案跟投资方案的 断定；公司兼并、分破、变卦、遣散方案的制订；主要人事任免；增 加或增加团体或二级公司注册资源；要紧治理职员薪酬以及别的有必 要提请董事会研究的事项。 （二）总司理办公会 总司理办公会是团体决定主要事项的集会，由团体总司理或分担 副总司理发起召开，团体要紧指导参与，综合部(或与集会有关的部 门)担任人出席。要紧内容为年度任务重点、人事任免、年度财政计 划（估算）、年度运营（消费）方案、投资决定、薪酬嘉奖及其余有 须要提请集会研究的事项。由总司理或分担副总司理掌管。 （三）任务例会 任务例会是团体综合性的营业集会，普通于每月尾召开，也可根 据需求由团体总司理或分担副总司理发起召开，团体要紧指导、团体 各局部担任人、各公司要紧担任人参与。要紧内容为总结报告各局部、 各公司前阶段的任务，安排安排下一阶段的任务，会合探讨、研究、 处理各单元运营（消费）治理中碰到的凸起咨询题，和谐各方面任务， 由公司综合部掌管。 （四）各公司专题集会 各公司专题集会包含：为和谐或处理各公司运营治理中呈现的突 出咨询题召开的集会；对各公司停顿阶段性任务反省时召开的集会；对 主要任务停顿安排或听取报告召开的集会；各公司年初任务方案会 议、年初任务总结集会等。各公司专题集会不活期召开，团体相干领 导、相干本能机能局部担任人、所属公司要紧治理职员或全部员工参与， 由该公司担任人掌管。 （五）本能机能局部专题集会 本能机能局部专题集会分为两种方法： 1、本能机能局部联合专题集会。由团体总司理或分担副总司理发起 召开，要紧是各本能机能局部的任务报告、主要任务安排、主要咨询题的研 讨会。本能机能局部联合专题集会不活期召开，团体要紧指导、各本能机能部 门担任人参与，由总司理或分担副总司理掌管。 2、本能机能局部单独召开的专题集会。由该本能机能局部担任人招集， 要紧是总结、剖析、探讨、安排本局部的任务，普通每月召开一次， 局部全部员工参与，由该局部担任人掌管。 （六）任务专题集会 任务专题集会指针对某一专题事项停顿探讨、研究、决定、安排 的集会。由总司理或分担副总司理指定与专题集会有关的职员参与， 由总司理或分担副总司理掌管。 （七）年初总结惩罚年夜会 每年春节前召开，团体要紧指导、在宜、回宜的团体正式员工参 加，要紧是总结上年度任务跟安排昔时任务，要紧内容为：行政第一 担任人作任务讲演；各主管指导作专业讲演或专题谈话；探讨任务报 告；对进步予以惩罚等，由公司综合部掌管。 （八）别的集会 别的集会包含：判定会、评审会、论证会、研究会、旧事宣布会、 党、团集会、工会集会等，由发动局部构造召开并断定集会内容及参 会职员。 第五条集会的预备 （一）普通集会提早一天以上、主要集会提早三天以上，由综合 部或集会构造局部告诉参会职员。告诉内容包含：集会时刻、所在、 要紧议题、需求预备的报告（探讨）资料或资料等。 （二）参会职员接到告诉后，应按请求踊跃做好参会预备。 （三）综合部或集会构造局部提早做好会场安排、会场设备 (投 影、音响、摄像、灌音等)装备及集会资料的预备任务。 第六条对严重集会，承办单元（人）应提出集会企划讲演，经 总司理同意后履行。集会企划讲演包含以下内容： （一）集会的称号、时刻、所在； （二）集会宗旨跟目标； （三）集会议程； （四）集会议项； （五）集会掌管人； （六）出席职员名单； （七）集会财政（收入）估算； （八）招待任务说明； （九）以后准备状况及停顿； （十）（能够）存在的咨询题、处理方案及请求； （十一）准备时刻进度表等。 第七条集会的构造召开 （一）集会掌管人应恪守以下规那么： 1、会前10分钟（主要集会应提早30分钟）参加，反省会务落 实状况，做好会前预备。 2、集会停顿中，掌管人应依照状况，对议程停顿合时须要的控 制，并有权限制谈话时刻跟中断与议题有关的谈话，确保集会效力。 3、属探讨、决定性的集会，掌管人应领导集会作出论断；对需 要团体决定的事项应加以归结跟复述，合时提交与会人说明看法；对 未决定的事项应加以归结并领导集会就厥后续安排一致看法。 （二）与会职员须恪守以下规那么： 1、定时到会，普通应提早5分钟（主要集会应提早15分钟）到 会。 2、谈话简约明晰、紧扣议题。 3、恪守会场规律。 4、对尚未宣布的集会内容，不得对外泄漏，否那么按泄密论处。 第八条集会规律 （一）无特别状况，不得告假，未经告假，不得出席集会，否那么 以旷工论处。 （二）未经掌管人或指导赞同，不得提迟参加，否那么以迟到论处。 （三）不得窃窃私语或做与集会有关的事项。 （四）不得随便收支会场。 （五）召开年夜型集会，与会者应将调剂至振动跟封闭形态， 并不得在会场内接听。 第九条集会纪要的收拾 （一）种种集会应断定记载员做好集会记载，记载员由综合部 或集会掌管人断定。 （二）集会记载员应不迟于集会完毕后二日内将集会纪要收拾 后上报总司理、副总司理或集会掌管人。 （三）集会纪要经考核后发至团体指导及相干局部或职员。 （四）集会资料由团体综合部收拾、破卷、存档；别的局部主理 的集会，集会资料除各自存档外，并应报综合部存案。 第十条集会室治理 （一）集会室由综合部担任治理。 （二）集会室只限本公司运用，外单元借用集会室须经综合部经 理同意，各局部无权将集会室借给外单元运用。 （三）团体各局部（各公司）运用集会室需经综合部赞同后，领 取集会室钥匙。运用集会室的局部必需保护集会室的公用设备，保持 集会室干净，用后应反省平安，锁好门、关好窗，将钥匙交还综合部。 （四）任何单元跟团体未经综合部赞同，不得将集会室的种种设 施拿出集会室或转做它用。 （五）集会室内的卫生每周至多干净两次，遇有集会时要一次一 干净。 （六）集会室治理职员要严厉室内物品的治理跟保护（含花木等）， 做到会散、人走、电源关、门上锁。 第十一条集会内容的督办、落实 集会构成的决定、决定、任务安排等由公司综合部担任反省、督 办、落实。关于不落实到位的单元要下发督办告诉，对依然不落 实到位的要在团体内转达批判，并限日实现。 三招待治理 第十二条招待任务是公司的窗口任务，关于塑造企业精良抽象 存在非常主要的意思,各相干局部及职员必需高度注重且标准有序。 第十三条对外招待范畴 本轨制规那么的招待范畴要紧是团体及所属各局部、各公司运营管 理运动所必需的接送、食宿、购票、谈判跟陪伴不雅赏等。 第十四条对外招待原那么 对外招待应遵照“对等、对口、浪费、周密、保密〞的原那么，使 主人快乐而来，满意而归。 （一）对等原那么。宾客不管职位上下，都要对等相待，落落小气、 不骄不躁。普通状况下，级不与权限相称，同级不露面，特别状况高 规格招待。 （二）对口原那么。保持团体综合部归口治理与各本能机能局部对口接 待相联合的原那么。团体综合部担任招待任务的一致治理与和谐，操持 主要招待事件；对触及较强营业性的招待事件，应由对口局部或公司 牵头招待，综合部赐与共同。 （三）浪费原那么。款待宾客既要热忱周密，也要考究浪费，量力 而出，支持浪费白费。不反复宴请，主方陪伴人数原那么上未几于宾客 人数。招待用度收入应视招待事由归口各公司列支。 （四）周密原那么。保持“一致高效、标准效劳、热忱周密〞的原 那么，做到招待顺序明晰、招待方法完美，分工明白、热忱过细、效劳 到位、以礼相待。 （五）保密原那么。向宾客介绍状况，留意守旧公司机密，奇妙回 避不宜答复的咨询题。 第十五条招待分类 高朋招待：指公司指导主要主人、公司主要客户、外宾或当局部 门指导的招待。 营业招待：指与团体有营业联系的客户的招待。 普通招待：指普通来客的招待。 第十六条招待方法、标准 （一）高朋招待：综合部文员欢迎宾客于集会室（招待室）入座， 公司指导陪客招待，以茶、烟跟生果方法款待，如须就餐由公司指导 或指定专人陪伴安排于公司或旅店就餐。 （二）普通招待跟营业招待：综合部或相干局部职员欢迎客户于 办公室（招待室）洽商，综合部或对口局部安排专人陪伴，以烟、茶 方法款待。如须安排外出就餐，由综合部或对口局部安排陪伴职员。 （三）招待标准 1、用餐标准： 高朋招待80～120元/人·餐（或按董事长、总司理的看法操持） 较主要的营业招待及普通招待50～80元/人·餐 普通的营业招待及普通招待30～50元/人·餐 常客及公司驻外员工20元阁下/人·餐 2、留宿标准 高朋招待200～300元/间（或按董事长、总司理的看法操持） 较主要的营业招待、普通招待150～200元/间 普通的营业招待、普通招待100～150元/间 第十七条招待礼节要点 （一）会晤要自动、热忱、规矩。 （二）招待要自动起迎，咨询明来意。 （三）安排攀谈所在： 1、依照来客来意跟身份，安排适外所在（办公室、招待室、会 议室）停顿攀谈。 2、手头正忙，一时难以抽身时，应向主人说明暂请不人代招待 或另商时刻。 3、切忌让主人久侯而无人咨询津。 4、客户提出与团体指导或不人攀谈，应破刻联系，并将主人引 至约定所在等待会见，介绍后再行分开。 （四）介绍 起首向指导介绍主人（单元、职务、姓名），按职务上下，依此 介绍一行来客，职务一样，先介绍年岁年夜的。指导与宾客会晤攀谈后， 对主人原定日程有变更的，与主人独特协商安排。 （五）行路 1、陪伴主人行路，请主人行于本人右侧； 2、乘坐车、上下楼梯、电梯要谦逊在先，自动开关门； 3、本人处于主陪位置，应并排在主人旁边，不要落在后边。 第十八条招待顺序跟内容 (一)招待顺序 1.综合部文员对来访职员规矩询咨询后让座与办公室或集会室。 2.综合部文员与公司指导或相干职员联系。 3.公司指导或相干营业职员与来客洽商。 4.主要招待由综合部订定招待方案（指南），包含：迎送陪伴人 员、日程安排、车辆安排、食宿安排、集会、谈判、不雅赏、游览旅行 线路、招待用度等。招待方案（指南）制订后报主管指导审批。 5.招待职员须严厉恪守公司相干规那么，守旧公司机密，未经主管 指导赞同，不得让主人随便查阅资料跟超规那么范畴不雅赏。 （二）招待内容 1、承受义务。弄清宾客的根本状况：单元、人数、姓名、性不、 职务跟任务、抵离时刻、乘坐交通东西及车次或航班。 2、安排招待。提出招待看法：招待局部、职员、规格、方法、 安排、用度估算，并报请下级同意。 3、欢迎安排。依照宾客身份、人数、性不，预订宾馆，安排好 炊事标准、进餐方法、时刻、所在，按宾客到达时刻，派人派车欢迎。 4、探望并商量日程。宾客住下后，团体有关职员前去探望，表 示欢迎跟咨询候，理解来访日程跟目标，约定运动日程并告诉有关局部 跟职员。 5、安排有关指导会晤。按招待规格跟礼节，安排有关指导去住 所探望，招待职员安排会晤所在、时刻、陪伴职员。 6、构造运动施行。按不雅赏、调查目标，构造营业局部向主人介 绍状况，不雅赏现场；对下级反省，安吸收