2023年加强档案数字化管理的意义及注意事项.doc

加强档案数字化管理的意义及注意事项加强档案数字化管理的意义及注意事项 刘凯欣 摘 要：互联网信息技术的发展将人们带入了一个舒适便捷的数字化管理时代。数字化技术创新性的应用，给复杂繁重的档案管理工作带来了便利。从社会发展和技术发展的角度来看，以前的档案管理模式与手段已经远远不能满足现阶段公司企业和个人档案管理的需要。本文主要针对当前档案数字化管理的重要意义以及在档案数字化管理中的一些注意事项进行分析，促进档案数字化管理能够向更深的层次发展。关键词：档案管理;数字化;意义;注意事项 从目前的形势来看，档案管理逐渐朝着数字化的方向发展，数字化的信息管理模式成为档案管理的一个重要特征。在档案的数字化管理过程中还是存在一些需要改进的东西，所以，这就更加要求我们充分的利用好信息化条件，调整好档案管理的模式，创造一条符合档案管理的道路。1 档案数字化管理的意义 1.1 使档案管理更加符合时代发展的规律 档案管理部门要想抓住时代发展的大潮，必须要结合现代信息技术，增强档案管理的手段。随着网络技术的广泛应用，企业要想适应新的发展状况必须将数据化技术带入档案管理中。数据化管理技术符合了现代档案管理发展的需要，它有极大的保存价值，为企业提供了精准数据的参考，保障了各部门经营活动的正常进行。随着信息技术的改革与创新，以往的纸质版档案登记已经不能完全被人们所利用，档案信息化和数据化管理模式可以提高档案管理的工作效率，加快企业办公自动化发展脚步。档案管理人员将信息化技术和手段与档案管理相结合，缩减了人员录用的成本和档案存放成本，减少了档案管理部门不必要的支出。因为纸质档案的存放和管理需要花费大量的劳动力费用和档案存放费用，当遇到紧急调出档案的时候，档案查询和档案调取会浪费大量的时间。现代信息化技术将企业档案信息及时录入系统，自动将信息进行审核，并且做到信息实时同步，实现了企业信息的共享。1.2 加强档案数字化管理有利于提高社会价值 档案记录着人在过去和现在的时间段里在社会活动中所做的一些事情。档案存储的最初目的就是保存一些有价值可利用的信息，将一些个人的生活履历保存下来以供日后信息数据的搜集，从而实现档案的社会价值。相关的企业或者是个人可以通过互联网或者是一些其他的档案搜寻平台来阅读电子版的档案，这样可以提高档案调取的效率，能够增强档案的利用率。同时电子版的档案避免了以往因翻阅档案的人过多而导致的档案被毁，有效的避免了档案数据的篡改。1.3 节省了人力物力 传统的档案管理部门需要有专门的档案存放场地，时间越长，档案存放量越多。档案存放占用了大量的场地，造成了档案管理场地资源的浪费。档案过多，档案查询起来有很大的难度，花费的时间也较长。由于档案数量过多，管理部门需要对档案进行分类编序，这也极大的增大了员工的工作量。并且，档案中很多材料的审核需要选用专业的档案管理人员，这种人工整理失误较多，影响个人档案的完整性。2 加强档案数字化管理的注意事项 2.1 注意档案的分类，更新档案管理模式 档案管理工作一般都是由专门的档案管理人员执行的，档案管理的模式也需要结合目前的数字化技术进行调整，管理者通过调整管理方式来丰富资料管理渠道。如果在平时的档案管理工作中大胆的引入数字化管理技术，将档案中的一些人物信息或者企业信息按着一定的类别进行分析和整理，最后进行大数据的存储。乐于学习国外数字化档案管理手段，调整自身技术的薄弱之处。所以，相关的领导者应该明确每一位工作人员的具体任务，保证工作能够高效有秩序的开展，在档案处理以前必须要对档案中的人或者是企业的信息进行审核，保证档案信息的真实性，然后对档案信息进行分类，将档案登记的种类、来源、发展情况进行划分，以便更好地进行档案资料管理工作。在此环节的时候我们还可以利用一些管理检查机制来监督员工工作，监督员工数字化技术的应用，逐步将数字化技术覆盖到日常的工作中，有利于日后服务制度的创新与完善。2.2 注意档案管理工作的安全性和保密性 档案管理最重要的一个点就是保证档案的存储安全和机密档案的保密性。所以，在管理过程中必须要对存储设备进行定期的检查和更新，保证档案能够正常储存，另外，工作人员应该对档案进行多次备份，防止档案因为储存不当造成文件损坏和文件丢失。对于一些保密的文件，工作人员要设立多个防火墙，访问档案的人必须得到身份验证才有资格查看相关的资料，这样可以避免有人恶意盗取档案，造成机密档案的泄漏。2.3 优化企业档案管理队伍 数字化技术的发展给档案工作提供便利的同时也对档案管理工作者提供了更高的要求，档案管理工作者不仅具备档案管理工作的基础性专业知识，还需要掌握计算机应用技术，在档案管理人员上岗之前，企业要做好相关人员的内部培训，丰富管理人员的内心世界、强化自身的管理意识。另外，企业还需要大力引进优秀技术，与国外先进的档案管理技术进行交流和沟通，定期组织档案管理人员外出交流和学习，培养一个高素质、高工作效率、高服务水平的团队。企业档案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理数字信息、管理数据发展，企业档案管理工作的完善工作并未止步，相关工作还需要根据现实的状况进行一系列的改革和创新。2.4 加强档案管理软件的开发和利用 档案管理工作能够朝着高效化便利化方向发展，需要借助数字化技术改变传统的档案管理模式，减少纸质版档案登记，除特殊情况外，将档案管理登记都改为电子版。网絡信息交流可以超越打破时空的限制，将档案信息更加便于管理。传统的文件保存场地已经不是单纯的储放文件的地方，而是一个档案信息操作中心。企业要不断提高自身软实力，采用先进的信息化技术手段，保证档案信息软件技术的时效性、稳定性、安全性、功能性。档案信息管理将计算机应用技术、信息扫描技术、数据管理技术、信息存储技术全面的结合在一起，形成一个更加符合档案管理的综合性技术手段。新的信息化档案管理平台能够接收各种复杂的档案，并将它们以数字化的手段进行存储。企业可以通过数字化的档案管理手段对档案信息平台进行管理，这是对传统档案工作的极大创新。企业利用现代化信息技术对档案进行收集、整理、识别、保存、传送、核实等工作。相关人员可以经过管理人员的认可在企业内网按照一定的法律性流程对档案和文件进行浏览。档案的查阅方式大大节省了人工查询的环节，提高了档案管理人员的信息化管理水平。3 结束语 档案管理工作在技术上的创新和应用更加符合市场发展趋势，从目前情况来看，我们档案管理的数字化应用上虽然由于技术衔接不到位或实行不到位还存在一些待完善的地方，但是总体来说还是起到了很大的积极作用。所以重视数字化档案管理并在实际工作中注意运用数字化技术是非常重要的，我们要找到一些办法去提高档案登记效率和档案调取效率。参考文献 1李莎莎.档案数字化管理问题探究J.大众标准化，2020（11）：72-73.2陈乔辉.刍议如何做好数字化档案规范管理J.科技风，2020（16）：101.3聂丹萍.数字化背景下档案管理信息化建设的方法J.中国管理信息化，2020，23（11）：204-205.4陈晓勿.工程设计档案数字化管理探析J.兰台内外，2020（15）：75-76.5李永萍.大数据下的档案数字化浅析J.内蒙古水利，2020（05）：72-73.