2023年修改办公室管理总则006.doc

修改办公室管理总那么006 为标准公司员工的工作行为，养成良好的工作习惯，树立正确的工作态度，同时为了保持工作场所和办公环境的轻松、愉悦、整洁，为自己和他人创造一个良好有序的工作环境，特制定本管理总那么。 一、办公管理规定 1、尊重上级领导，服从命令、听从指挥。 2、热爱本职工作，忠于职守，兢兢业业，刻苦钻研，不断进取；公司是一个充满轻松、愉悦、友爱、和谐的工作环境企业，员工间团结信任、友爱互助。 3、按时上班，不迟到、不早退、不旷工，克服散慢作风；穿着整洁大方，标准佩戴员工证。 4、注意办公室整洁卫生，办公台面时常保持整洁，不得乱摆放文件或其它物品，不得随地吐痰、扔果皮和纸屑，不得在办公室内下棋、打扑克、吃零食、听歌、看影碟、与同事闲聊以及做任何与工作无关的事。 5、不得随处张贴，不得高声喧哗，不得搬弄是非，不得在办公场所发泄个人情绪。 6、注意礼节，言行举止大方得体，遇领导、同事、访客要礼貌热情点头致意，并致问候。 7、坚守工作岗位，不离岗、不脱岗，如因工作需要须外出的，须知会上级领导或同事，并说明去向、事由、离岗时限等。 8、保护公物，节约使用办公用品，不得随意拿走办公场所的报刊、资料书籍、杂志及其他公用物品；不得随意翻阅他人的文件资料；保守秘密，不得随意将公司有关机密文件带出办公室。 9、节约能源，最后离开办公室者，负责检查灯光、冷气、门窗等是否关闭妥当。 10、忠爱公司，维护公司声誉，保护公司品牌。 二、工作证佩戴管理 1、为表达公司对外良好形象，公司所有员工在上班时间〔外出业务工作除外〕必须佩戴工作证，并将工作证正确挂于胸前方。 2、假设发现员工未佩戴工作证一次者给予口头警告，假设发现员工未佩戴工作证两次者将给予书面警告处分，并处以50元罚款，假设发现再犯者将给予重罚。 3、员工假设不慎将工作证遗失，应立即报告行政办公室，并及时补办工作证；工 1作证属公司财产，员工在离职前需将工作证交回行政办公室。 三、设备及软件的使用 1、属公司高值固定资产，各部门办公实行专人专用，专人专责，未经允许，他人不可随意使用，严禁非公司人员使用本公司设备。 2、管理由使用负责人设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露；当使用人离职时应将密码告之行政办公室管理员，否那么不予办理离职手续。 3、使用需申请，由使用人或部门提出，经总经理批准后，由行政办公室统一进行采购配置或是调配。 4、为推动办公自动化，提高工作效率，公司安装有专线上网功能及oa自动化办公系统，员工应自觉利用网络资源为工作效劳，上班时间，公司员工必须翻开公司oa系统，及时了解公司相关信息。上班时间员工不得上网聊天、打游戏，做与工作无关的事情，违者重罚。 5、任何个人不得私自在安装软件，如工作需要时，提出申请经批准后，由管理员统一进行安装，所有不得安装游戏软件。所有软件及系统软件均由行政办公室管理员集中统一管理。 6、管理员定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作；一旦发现感染病毒，应及时报告管理员处理。安装软件或维修故障等所有问题均需通过专管员进行处理。 7、未按规定使用，致使损坏、资料丧失者，记大过一次，情节严重者，予以免职，如造成经济损失者，需按实赔偿。 8、定期〔每月末〕对内资料进行整理，做好备份及册除不必要的文件资料，保证内运行空间的畅通。每月新增资料需备份一份交文控中心备份保管。 9、定期〔每月一次〕由管理员对进行维护和保养，确保的正常运行。 10、严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料，经发现将严肃处理。 四、办公 的使用 1、各办公室 主要用途为公事联络，严禁因私用 闲聊，严禁打声讯台。 2、各部门的员工因工作需要使用直拨长途时需经行政办公室批准，并做好登记手续。 3、办公使用 应长话短说，简洁、清楚、明确即可，应提高办事效率。 4、特殊情况因私确须使用长途 的，经批准后可临时拨打长途 ，员工 2应自觉登记并尽量缩短讲话时间。 5、 铃响，必须在三声内接听，接听 使用标准用语：“您好。统壹开发公司〞，当对方告知分机号码或寻找对象时，要说：“请您稍等。〞或“他现在不在座位，有什么事我可以代为转告吗〔同时拿出纸和笔记录〕。〞，通话结束时要说：“再见。〞，并在等对方挂 后再挂 ，接听 要长话短说，总的要求是标准、简洁、礼貌。 6、做好来电记录，包括 ，通话时间、姓名、并简洁记录通话内容，以备日后查阅。 五、复印、打印、 的使用 1、各部门使用复印机、打印机、 机需作好登记工作，并坚持降低本钱原那么，杜绝浪费，并统一在行政办公室按实用数量领取纸张。 2、复印机、打印机、 机的管理由行政办公室统一管理，并要定期进行维护保养。 3、复印机管理，由公司内部相关人员掌握使用，非公司人员不得使用本公司复印机复印文件，并做好使用记录。 4、复印纸应合理使用，注意节约，本公司实行单面回收再利用原那么，非公文用纸应首选单面使用过的纸张。〔保密文件除外〕 5、 机的使用，由行政办公室派专人负责管理，负责 文件的收发及传阅等工作，并负责做好 文件的收发及签收登记工作。 6、注重 文件的时效性，在收到 文件时首先做好登记工作，并及时送达收件人，收件人必须在登记表上做好签收记录；如遇未注明收件人姓名的 文件，应根据 内容转呈相关部门责任人处理； 文件必须在1小时内送达收件人/收件部门。 7、注重 文件的保密性，如遇财务、合同、股东单位及公司经营相关的往来 文件，以及公司领导收发的重要 文件，均应做好保密工作。 8、打印机是为各部门工作效劳的办公设备，不得利用公司打印机打印与工作无关，或是他人文件。 六、办公文具用品的使用 办公文具用品的使用原那么。合理利用、节约本钱、杜绝浪费。 1、易耗品的申领：签字笔、原子笔等用品要求以旧换新； 2、非易耗品的申领。计算器、订书机、打孔机等耐用文具，各部门已申购的情况下，不再给予申领。 3、所有办公文具统一由行政办公室进行方案采购和保管，各部门不得自行采购，除特殊使用的专业性办公用品，行政办公室无法进行采购的，经申请可由行政办公室授权使用部门自行采购。 4、公司办公文具实行申领制度。公司员工或新入职员工需用文具的，填写文具申请表由部门经理批准，行政办公室主任批准后，向专管人员领取。 5、印刷品〔如信纸、信封、表格""〕除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政办公室统一印制、管理及发放。 6、对于非易耗品文具实行移交管理制，如使用人离职需进行移交，否那么不予办理离职手续，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 7、文具使用应有方案性，各部门应于每月15日前填写文具申请表，交行政办公室统一方案采购，行政办公室可向文具批发商采购，其必需品、不易采购或是耗用量大的办公用品应酌量库存保管。 8、对急需的特殊文具用品或确实需要未方案申请的办公用品可临时进行采购。 七、公司财产保管规定 1、公司财产如房屋、办公设备、设施、桌椅、用品等，是员工工作、生活的必要工具，是公司经营必备的财产，每一位员工都有义务珍惜公司财产。 2、任何成心损坏、盗窃及滥用公司财产的行为将受处分，情节严重都给予开除处分。 3、公司员工应保护公司物品，合理使用各项物品、设备。 4、不得将公司物品、设备占为私有、隐藏或随意移动、携出公司外。 5、公司所有财产均由行政办公室统一采购、保管，部门使用或个人使用须进行移交管理，由使用人专责管理，行政办公室负责监督使用情况，并对所有财产负有统筹管理权。 6、公司所有财产的转移、借用、变卖、报废均须由行政办公室统筹办理，其它部门无权进行转移、借用、变卖、报废等处置权。 八、前台接待或来人、来访接待规定 1、客人到访，应主动、热情、礼貌与客人打招呼，并微笑致问候：您好。 2、礼貌询问清楚来客是否有约、来访事由、造访部门/对象、来访者姓名、工作单位等，并做好登记工作。如有预约，打 至被访人，并清楚说明来客的情况。如无预约，婉言拒绝来访客人，可请对方留下口信或传达相关资料及另约时间。 3、在被访人同意马上约见的，应给予来客引见〔××先生/小组，××在，请跟我来。一般由前台或被访人文秘将客人引至被访人处〕，并为客人准备茶水。如被 4访人因工作等原因需要稍迟约见的，通知来客稍等候〔××先生/小组，对不起，××正忙，请您稍等片刻，安排来客至会议室或接待室休息，并准备茶水〕，待同意约见后，再安排引见〔××先生/小组，××已有空，请跟我来〕，并准备茶水。 4、访谈结束，被访人应将访客送至公司门口，前台应主动起身笑送客人〔××先生/小组，请慢走〕，前台并做好客人离开时间登记；整个接待过程要热情、礼貌，以表达公司良好的企业形象；同时防止客人在公司办公场所逗留或随意走动。 5、公司领导及各部门有预约客人的，应事前将来访客人情况〔来访人姓名、单位、时间等〕告之公司前台，前台应事前做好预约来访客人的接待准备工作。 6、来访客人未预约的，如属已合作供给商、施工单位的，而且是必须的工作往来的，首先 征得被访人同意后引见客人，如被访人拒访的，前台应婉言谢绝来访人〔××先生/小组，对不起，××不在/没空，请您下次再来〕，并告之下次来访请做好事前预约。 7、严禁来访人在未征得同意的情况下单独进入公司办公场所，特殊情况必要时须在接待人的陪同下方可进入公司办公范围。任何情况下来访人不得坐在公司工作人员的坐位上，不得翻阅公司任何文件资料，不得操作公司等办公设备，如经发现将给予接待人警告处分。 8、杜绝推销及一切无关人员进入公司办公场所内，干扰员工正常工作。 九、信件收发与报刊、杂志管理规定 1、信件收发 所有信函来件、邮包由行政办公室前台统一签收后分类分发到各部门，邮包、挂号信、特快传递必须由收件部门签领。各部门因工作需要寄发邮件、包裹及特快传递的，交由行政办公室统一办理。 2、报刊、杂志管理 各部门因工作需要订阅报刊、杂志，须填写订阅报刊申请表，经总经理批准后由行政办公室统一订阅，所订报刊、杂志由各部门自行保管。如因工作关系需要借阅报刊或杂志，必须要知会部门负责人，取得批准，并办理相应手续方可借阅。 十、标准文件书写、文件收发、传阅处理程序及来信来访专卷的管理规定 1、公文的撰写 〔1〕文件起草拟定，首先要确定文种，一事一文。起草文件要主题明确，观点鲜明，语言简练，确定好主送〔呈报〕领导〔或企业或团体或党级机关〕。再是排列好公文格式即：公文的编号、标题、主送〔呈报〕单位〔领导〕、公文内容、发文单位、 5年月日、附件〔无附件的公文可以不写〕、最后是抄报、抄送。 〔2〕公文草拟完成后，经过打印校对、审核确认无误后进行编号，领导签发有密级的公文加盖密级印章，最后盖上发文单位公章。 2、公文的格式 〔1〕公文撰写应按一文一事，文字流畅，简洁明快，不能使用方言，文种不能合并、混淆使用，如