2023年档案管理工作的建议.docx

关于档案管理工作的建议 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案平安和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存 1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容。包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 3.1分类 3.2汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大局部：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：（更多精彩文章来自“秘书不求人〞） 接收文件下发文件 日期：××年x月x日（编号：××x）日期：××年x月x日（编号：××x） 接收自：××x下发至：××x 主题：××x主题：××x 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：××（个人根本资料）学历：××所属部门及职位：×× 客户资料汇总形式如下： 国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下： 类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：××年x月x日 产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××x（工厂：××××x） （3）财务资料。根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ×××××××××××××××××××××××××××××××××× （5）样品资料汇总形式如下： 外来客户样品公司生产样品 样品编码：××××××××样品编码：××××××××x 样品描述：××××××××样品描述：××××××××x （6）成员公司资料汇总形式如下： 公司名称：××x主要业务：××x 联系人及方式：××××相关资料包括：××x 三、档案的借阅 因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。 四、处理规定 公司各部门及员工有保护档案的义务，有以下行为之一，据情节轻重，给予50-300元扣薪处理，假设构成犯罪依法追究刑事责任： 1.毁损、丧失、擅自销毁公司档案 2.擅自向外界提供、摘抄公司档案 3.涂改、伪造公司档案 4.未及时上报、归档或管理不善 5.未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚） 注。监督责任部门为公司办公室，第一责任人为指定的档案管理员，第二责任人为办公室负责人。 以上建议不妥之处，恳请批评指正。 第4页 共4页