2023年操作更高效　增强ExCEL的批量替换功能.docx

天道酬勤 操作更高效　增强Excel的批量替换功能 俞木发 用好模糊搜索 指定条件进行批量替换 如果需要替换一组数据，可以借助“x〞号进行模糊查找，然后再进行批量替换。比方下表中要将成绩小于60的数据全部替换为“需补考〞，翻开“查找和替换〞后在“查找内容〞框中输入“x〞，点击“查找全部〞，然后在下方的窗格中点击“值〞，这样表中学生所有科目的成绩会自动排序，按提示选中分数小于60的数据，接着在“替换为〞中输入“需补考〞，最后点击“全部替换〞即可〔图1〕。 利用类似的方法，我们可以很方便地批量选中符合条件的不连续数据，比方现在需要将小于60分的数据全部填充为黄色，在选中所有符合条件的数据后，点击“开始一填充颜色一黄色〞即可。这样，以后就可以使用“查找一格式一从单元格中选中格式〞，快速找到填充色是黄色的单元格，还可以对这些单元格中的数据进行批量替换操作，比方将字体颜色设置为红色，或者添加边框等操作〔图2〕。 多个数据 轻松替换 上述方法适合于将多个不同的数据批量替换为一類名称。如果有多个数据需要替换为对应的种类，就不适用了。比方某公司由于技术标准改变，需要将原来文档中的旧标准，如GX-ZZ-202301更改为FJGX-202301CBZZ，即将原来标准中的GX替换为FJGX，ZZ-202301替换为201 801 CBZZ，因为每个标准字符都不相同，利用Excel的查找替换效率极低。对于类似格式的字符替换，可以使用智能填充来快速实现。首先在B1中按照A1的替换格式输入FJGX-202301CBZZ，接着按下Ctrl+E，这样Excel会根据A1、B1的格式比照智能地确定内容，并向下进行填充，最后将A列删除即可。这样省去了每个字符都要查找替换的麻烦〔图3〕。 如果需要替换的多个数据的格式并不相同，比方“FJ-GX01-dzi01〞要替换为“FJ-GX01/zj01〞〔即将代码中的第二个“-〞更改为“/〞〕〔图4〕，因为第二个“-〞在原始数据中的位置并不相同，而且代码格式也不同，使用智能填充无法完成快速替换〔当然内置替换组件也无法选择指定“-〞进行替换〕，对于类似的替换可以借助于Replace函数来实现。在C1输入公式“=REPLACE〔A1，FIND〔"-"，A1，6〕，1，"/"〕〞，接着向下填充即可完成替换操作〔图5〕。 公式解释： 先使用Find函数查找第二个“-〞的位置，这里要注意观察原始数据中第二个“-〞的位置特性。比方在数据中第一个“-〞的最小位置是在第3个字符〔即FJ-〕，最大位置那么为第5个字符〔即AGER-〕，因此需要使用FIND〔"-"A1，6〕，表示从A1的第6个字符开始搜索“-〞的位置，这样才能找到第二个“-〞的正确位置，同时返回整数值作为Replace开始替换的位置。比方“=FIND〔"-"，A1，6〕〞返回的数字是“8〞，REPLACE〔A1，8，1，"/"〕，表示从A1的第8个字符〔即第二个“-〞〕开始替换，替换1个字符，替换符号是“/〞。 简单高效 使用VBA脚本快速替换 上述方法适合于单个文档的替换，如果需要替换的文档很多，比方在某个工作簿中原来有很多中文名称，如“一分部〞、“二分部〞等，由于录入管理系统无法识别中文，现在需要将所有中文使用相应的拼音替代。这时，使用上述函数替换就不方便，可以借助VBA脚本进行快速替换。 首先整理好需要替换的所有字符，在当前工作表的名称上右击并选择“查看代码〞，翻开VB编辑窗口，在第一个下拉框中选择Worksheet，第二个下拉框中选择BeforeDoubleClick，在其中输入图中显示的代码〔实际使用时请自行替换字符，每个需替换字符一行，代码下载：：∥dwz.date/bU E5，提取码：kubg〕，点击“运行〞就可以完成所有替换〔图6〕。 由于VB支持正那么表达式，我们可以灵活地使用它来进行各种替换。比方为了便于及时记账，公司食堂采购人员经常使用便签，使用诸如“2023.06.03购置冬瓜123元〞的格式记账，这些记录导入后，需要使用时间和金额格式进行替换〔图7〕。为此，先到：∥suo.im/510iHg〔提取码：pxyf〕下载所需的代码，翻开VB编辑窗口，输入下载到的代码，点击“运行〞即可。也可以将其保存为宏工作簿使用，这样以后需要替换类似的数据时，只要点击“开发工具→宏→数据转换〞即可〔图8〕。