2023年会展现场服务与管理.docx

会展现场效劳与管理 ·会展开幕式现场筹划与管理·会展布展与现场效劳·会展现场的风险与平安管理第一节会展开幕现场筹划与管理 一、展会现场布置 二、vip（veryimportantperson）接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会效劳筹划 一、展会现场布置 在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 二、vip（veryimportantperson）接待 对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待方案，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。 三、媒体的接待和管理 展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 四、展会开幕 1、开幕时间和地点。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿。 3、开幕方式确实定。 五、开幕酒会效劳筹划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先筹划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的。 案例1：2023年5月16日晚财富论坛开幕式 ·现场布置。开幕式安排在天坛祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所，20230张餐桌分为东西两区，环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上，两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球，还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。 ·vip接待：国家主席胡景涛及其他领导人出席，600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均20230美元的高标准餐饮，高规格平安保护，精心组织的演出（千手观音、交响乐、变脸、京剧神州乐等）案例1：2023年5月16日晚财富论坛开幕式 ·开幕式。确定时间5月16日晚，地点天坛祈年殿（准备好备选方案，下雨在室内），财富ceo致词、国家主席讲话。 ·酒会：西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。练习题： 试分析财富论坛开幕式的特色。大型展会或会议开幕式筹划时，需要重点注意那几方面的问题。 第二节会展布展与现场效劳 一、办展机构现场管理 二、参展商的现场管理工作 三、撤展管理 一、办展机构现场管理 （一）展会现场布置 （二）展会注册及入场管理 （三）展会证件与门票管理 （四）展会设备设施管理 （五）展会现场的平安管理 （六）展会现场的知识产权保护工作 （七）展会现场的相关活动管理 （八）展会现场的其他效劳 二、参展商的现场管理工作 （一）布展 （二）配备展台的工作人员 （三）展台接待 （四）贸易洽谈 （五）情况记录 （六）其他相关宣传推广活动 （七）信息收集工作 （八）细节管理本卷须知 三、撤展管理 1、展位的撤除 2、参展商租用展具的退还 3、参展商展品的处理和回运 4、展品出馆控制 5、展场的清洁 6、撤展平安保卫 四、参展观众的统计 1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计练习题： 试分析ispo在布展三环节中，如何表达效劳的理念。 第四节会展现场的风险与平安管理 一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理 一、会展现场的风险类型 （一）从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁 （二）从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类 二、会展风险管理 （一）对场地进行平安分析 （二）同当地相关部门建立良好的工作关系。 （三）确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识 （四）制作平安小册子/标牌以及其他交流方式 （五）制定一个媒体管理方案 （六）预防“闹展〞 第二篇：会展现场效劳与管理会展现场效劳与管理 ： 会展业作为一个新兴的效劳行业，影响面广，关联度高。会展经济逐步开展成为新的增长点，而且会展业是开展潜力大的行业之一。会展业能产生强大的互动共赢效应、能获得优质资源、能提升支持力度、能增加就业时机、能成为经济开展的"风向标"。但是，所有这些展会所具有的积极作用是在参展商和贸易观众认可的根底上才具备的。一个会展工程是否成功，从某种意义上来讲取决于该会展工程现场效劳与管理是否全面、科学、有效。 关键字：会展现场效劳、会展现场管理 广义的会展效劳是指会展企业和与会展活动相关的企业向会展活动的主办者、承办者、与会者、参展者、客商以及观众所提供的全方位效劳，其效劳主体是会展活动的外部机构，如会展场馆、广告公司、工程搭建公司等，同时这些效劳主体是提供直接的效劳工程，如宣传物品印刷、展台搭建、展品运输等等；。而狭义的会展效劳那么是指在会展过程中，由主办者、承办者向与会者、参展者、客商以及观众所提供的各类效劳，其效劳主体是会展活动的主办方或承办方，是会展活动的内部机构，会展效劳主要是提供咨询、推介和沟通等间接的效劳，会展活动的举办方或承办方一般都是委托相关的公司或部门，如会展场馆或其他公司，提供具体的效劳内容和工程，或者会展活动的举办方或承办方提供一些比较简单的直接效劳，如贵宾的接待效劳等。由此看来，展会的现场管理那么是更多的属于狭义的会展效劳范畴。 展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理，由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段，所以，各种事务显得集中、众多和繁琐。因此，现场管理和效劳显得尤为重要。展会现场的地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包 括其他相关涉及的场所，如运输拆卸场地等。效劳与管理包括进场布置到展览结束撤馆结束这段时间，展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类效劳商在内的各实施单位在现场按原有方案进行有序的协调、监督和管理，以及对参展商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调效劳和管理，包含会展活动的开（闭）幕、展场管理、观众登记、布展、撤展及相关活动方案等 在展会现场效劳与管理方面，山东济南舜耕国际会展中心就曾利用“细微效劳〞赢得了良好的效果。舜耕国际会展中心就如何抓好会展中心现场细微效劳工作，结合会展业特点，积极引入星级饭店“细微效劳〞理念，积极推行“工程经理负责制〞，对展会进行综合协调，全程效劳。客户效劳中心推广“首问负责制〞，提高办事效率，并积极尝试展会vip效劳，全力打造具有舜耕特色的自己的管理模式。例如，由于会展行业的特殊性质，参展商一般为当天抵达、当天布展、次日开展，时间紧张、工作紧凑，而大局部外地参展商并不熟悉济南的交通路线，在夜晚运送展品的大型车辆往往难以按时抵达展馆，经常出现误展的现象，为参展商带来诸多不便。为了更好地解决这一问题，工程经理主动绘制了从XX市各大入口抵达展馆的线路图及途经会展中心的公交车辆一览表，编制了包括工商、税务、交管等方面内容的明白纸，在每个展会前夕邮寄发放给组委会和外地参展商，并为参展商提供“一站式〞效劳。 该展会主办方还在2022年期间开通了“华中热线〞效劳，三年来，共接听顾客 300余个，为顾客解决困难近百个；收到各方表扬信几十封。2023年初，更由原来的 单一效劳，延伸在效劳台设立了一部固定 ，效劳台的全体工作人员都是热线接听者，以便更好地为参展观众和参展商提供全天候的效劳和及时准确的咨询回复。为丰富热线内容，“华中热线〞的工作人员还学习宾馆前台的做法，将XX市各景点，行车路线、列车班次、特色餐饮等内容整理成册，方便顾客咨询；印制热线名片，送给到效劳台办理业务的顾客，扩大热线知名度。“华中热线〞还在效劳台增设效劳工程，包括便民小药箱、顾客意见箱、针线包等，在卫生间、正门等地滑或有台阶的入口，都贴上温馨提示语句。为更全面地了解顾客情况及遇到问题，“华中热线〞工作人员都随身携带笔记本和笔，随时记录顾客所需。2022年世界旅游大会布展期间一位埃及客人来到效劳台说明自己在布展过程中遇到的困难：宣传板无法平整地挂在展板上。当时是现场效劳部 李春林经理接待的这位埃及客人，李经理得知情况后，立即联系采购人员买来适宜的pc板，亲自帮客人将双面胶一点一点贴在宣传画上，再固定在展板上，得到埃及客人极大好评。2022年“五一〞期间，“华中热线〞负责人张华中接到野生动物园人员的 ，要租用展馆桁架，尽管张华中正在家中休假，但立即拨打展馆相关工作人员 ，组织人力为顾客按时保质完成了搭建工作，也为展馆营利1700元。 总的来说一个大型的展会现场效劳与管理包含了诸多方面： 1）秘书礼仪类效劳。如在展会入场前，为维护展览会入口的良好秩序，确保每 一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场，而进行的观众登记和入场效劳与管理；在展览现场各个区域对参展商和参展观众进行的礼仪引导效劳；在会议类展会中进行的现场记录效劳等。还有类似于上文提到的山东济南舜耕国际会展中心为观众和参展商提供的24小时咨询类效劳和vip效劳。 2）平安保卫类效劳与管理。为保证会展活动正常开展，防止出现人员或物质安 全事故所做的工作称之为平安保卫类效劳。会展现场的平安管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，会展主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。 3）设计安装类效劳与管理。指对会展活动现场展位展台、开幕式现场等进行设 计和安装的效劳。 4）物品租赁类效劳与管理。指为参展商或与会者提供展柜、衣架、桌椅、、 电视、花木等各种设备或物品租赁的效劳。 5）运输仓储类效劳与管理。指为参展商提供展品场内运输以及展品包装物品储 存的仓储效劳。会展是一个庞大的系统工程，需要多个环节相辅相成，任何一个环节出现脱节状况就会严重影响整个展会的质量。尤其对于展览类活动来说，在会展场地会有大量展品进进出出并且也需要特定的仓库进行展品的仓储，同时展会主办方还要为进行采购参展观众提供贴心、便捷的运输效劳。简而言之，一旦物流阻断，展会将会面临巨大危机。 6）广告宣传类效劳与管理。指为会展活动的参展商提供企业或产品宣传，扩大 活动期间企业或产品知名度的效劳。广告的形式与种类很多，但这里要特别注意的是，无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统 一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 7）参展商效劳与管理。展前，主办单位在推广会展工程的同时对参展企业进行 宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了局部参展企业的名册；还编制