2023年商务会议的主持的四个技巧.docx

商务会议的主持的四个技巧 商务会议是企业或公司管理工作的重要内容，开好每一个会议事关企业或公司的生产和经营。一次出色的商务会议，除了会议主办者的组织、准备工作做的完善外，与主持人的出色主持也功莫大焉。 做一个出色的商务会议主持人，必须要掌握如下几点主持技巧： 1、开会时主持人的主持方式。 主持人在会议上开始讲话时，是否受到与会者欢迎，第一步将取决于与会者的初步印象。这个印象取决于很多因素，如：主持人是否做好充分准备；眼睛是否闪亮而活泼；声音是否悦耳动听；脸部表情是否生动；对周围的反响是否机智灵活；是否能用简明扼要的话陈述自己的观点。以下秘诀有助于主持人建立一个受人欢迎的形象： ⑴主持人要果断而自信。 在会议开始前，主持人可以先用几秒钟的时间面带微笑地审视一下会场的与会者，表情友好真诚，这样做可以起到两个作用： 一是让与会者感觉到自己对他们的尊重。 当主持人望着与会者时，台下的无数双眼睛也会同时聚集到主持人身上，他们也都在观察着要演讲的主持人。在即将开始演讲的一刹那，与会者将会对主持人的精神、热情、知识、学识、声音、目光接触以及身体语言等各方面做出评价，最后形成对主持人的初步印象。 第二是可以给自己留一点空间。在扫视会场时，可以让自己在瞬间中调节情绪，更好地发挥自己的主持才能。 ⑵准时宣布会议开始。 会议是否准时开会，是与会者最为关注的问题，很多主持人不能准时开会，令与会者不满。有的主持人认为推迟会议，责任不在自己，他们的理由是，“责任不在我，因为还有人没准备好，要等他们。〞这种自我开脱并不是理由。要真的面临这种情况时，比方，临时出现了某人的演讲稿需要改或是演讲的人迟到了等等问题时，主持人可以向与会者微笑数秒钟，表示自己和他们一样，也在期待着早点把信息传递给他们。如果能由主持人来指出演说后会有答疑时间，可以利用开会前的这段时间声明，请与会者在那时提问。 ⑶开场出奇制胜。 会议气氛是否起轻松愉快，决定与支持人的开场白，在会议开始的时候，主持人为了同与会者拉近距离，可以先介绍一下自己的情况，也可以让与会者互相介绍，以便于他们能互相认识。有时，为了缓和会议的严肃气氛，让与会者轻松一下，最好能有个简洁、贴切而幽默的开场白。 ①如果眼前的会议与以前的会议内容有关，主持人可以简要地概述一下上次会议的结论。但是别忘记这次会议的重点，无让自己的谈话离题万里。 ②要明确地说明这次会议所要讨论的主题或要解决的问题。 ③在指出此次会议的目的时，应该声明已安排了紧凑的会议事项。 ⑷集中精力解决问题和提出行动方案。 当主持人告诉与会者应该采取什么措施时，应使用合理的方法，启发他们思考解决的方法以及应采取的行动。也可以在提出问题的解决方法后向与会者做出解释，向他们提供一些解决问题所必需的信息。 ⑸注意自己的语速。 语速影响表达效果。主持人在主持会议时，要不时地变换说话的速度，保持适度的停顿。因为一个人无论准备多么充分，都会有想不起自己所要强调的重点，或者一时想不起所要说的问题。这种情况下，主持人就可以停顿片刻，整理思绪，认真回忆。主持人不要忘了让自己的讲话充满乐观情绪，并且详细地阐述自己的观点或方案。 ⑹让与会者具有参与意识。 主持人应该在会议准备工作时，为了使自己的主持更成功，不妨让与会者多说自己的观点，增强他们的参与意识。一次成功的主持意味着让与会者也能参与到所讨论的问题中来。主持人要明白，与听众沟通得越少，自己得到的支持也就越少，对与会者的了解就越少，取得的成功也就越小。 2、如何主持和引导会议。 主持人主持会议，有一个很重要的内容，就是要让与会者知道在解决问题或困难时欢迎他们提出任何意见。为此，要让与会者了解情况，共同商量解决问题的方法。因此，可以在主持的话语中屡次使用以下短语，以此来鼓励与会者的参与意识。如“经过我们的共同体验〞、“分担我们共同的忧虑〞、“为了我们的共同利益〞等。 一个成功者，总是善于采纳更多人的建议，倾听别人不同的意见。一个出色的商务会议主持也一样，如果使会议多听取他人的意见，有时就会得到料想不到的结果。当然，有时有人也会提出相反的甚至与会议内容毫不相干的观点，或者利用发言的时机进行滔滔不绝的长谈，遇有此等等情况时，主持人要用未完的话来打断，使会议按既定的方向进行。具体方法是： ⑴正确看待别人的反对意见。 当有人提出反对意见时，主持人应当首先感谢对方敢于提出反对意见，然后摆出事实道理来证明自己的观点。主持人一定要注意自己的态度要端正，语气要和气，让提反对意见的与会者心服口服。 ⑵对那些离题万里的意见要制止。 遇到有人发表离题万里的意见时，主持人可以通过这样的方法来解决：微笑着用真诚的语调对那个人说：“你提的这个问题不错，等以后再谈吧，现在让我们回到刚刚的问题上来。〞或者说：“如果你有兴趣的话，等会后我们单独谈这个会议外的问题，……〞这样的话更容易让对方接受。 ⑶巧妙地打断长篇大论者的话头。 会议是有时间规定的，因此，在会议上，主持人应该争分夺秒。会议的来宾人多口杂，尤其是一些爱出风头的人，喜欢在会议中侃侃而谈，他讲的话离题万里自己也感觉不到。这时，主持人应该及时打断他，抓住他话中与会议有关的话问另外一人。例如，可以这样说：“某某，你怎么看待这个问题。〞或者考虑使用另一种更直接的方法，如：“我们的时间很紧张，先不讨论这些问题。〞或者“我们还有其他的事有待于解决，这个问题先搁一搁。〞当把这位滔滔不绝的发言者阻止时，主持人最好不要再给他发言的时机，他如果还想说时，主持人要敢于“抢舌头〞。 ⑷善于引导别人。 说服他人的能力也是进行良好的主持所应具备的根本条件。下面几条建议可能有助于主持人说服他人： 第一，说明你的目的和任务，不要给与会者“有时被隐瞒感觉〞； 第二，使与会者确信你的需要和兴趣同他们很相似； 第三，使他们认识到某个问题或方案的重要性； 第四，把好的心情传递给与会者，让他们有足够的理由坐在那儿参加自己主持的会议。 ⑸不同意见要进行协调。 当会议中出现不同的意见时，与会者中会出现极端的意见，并根据各自不同的意见而据理力争，并争持不下时，主持人应该要求与会者都安静下来，建议大家用求同存异的态度来重新看一看争论之处。 如果与会者肯争论，显示他们已投入会议，只是个人的观点不同，导致结论有异而已。主持人必须善用与会者的投入感，引入客观的分析方法，来冲淡主观的争论气氛，不能让会议开展成“比嗓门〞或“不人多势众〞的会议。此时，主持人的协调技巧是： ①首先自己要保持头脑清醒，不要介入争论之中。 ②主动要求与会者平静下来。 ③立即引用分析的话题来分散与会者的精神，使各对立之人了解他们的不同意见也有相同之处，只是有些地方需要再谈而已，大家并非水火不相容。 ④对于不听劝阻的，耐心地劝他们不要破坏了与会者之间的人际关系。 ⑹防止议而不决。 一个有效的会议必须有商议及议决两个关键局部，否那么即无须召开会议。 商议就是与会者围绕着议程互相发表议论，共同研究、分析及解决问题。然而，不少会议经常出现“议而不决〞的现象，与会者在会议中谈了许多，到头来却未能达成一个决定或结论。换句话说，会议是进行了，但会议目的仍未到达。 主持人在这方面的角色事关重大。必须要千方百计引导与会者不能在未有决定或结论前便散会离开。耐心地告诉与会者，会议的目的是集合与会者众人的知识及智慧，来共同解决问题，或作出解决问题的建议。 假设主持人不坚持要与会者尽量得出结论或决定，不少与会者往往不会抓紧时间去谈，而只会随波逐流地东拉西扯，会议看来气氛热闹，其实是不着边际。因此，主持人必须时刻警惕自己，“议而不决〞的现象必定要消除。 3、在主持会议时要注意细节。 有时候，主持人无论对自己所讲的话题做过多好的准备和演习，或者这一话题对自己来讲已经熟悉，但在主持前，一想到台下那么多的人，仍然会感到紧张。这时千万不要让压力控制自己的情绪，一旦让紧张情绪控制了自己，就会使自己根本无法发挥最正确水平，一些都白费了。 当遇到这种情况时，主持人可自我放松，情绪一旦放松，思维就会走上正常的途径，主持就会得心应手。 4、注意会议的总结 会议在达成决议后，主持人还要在散会前作出综合和总结，这才算是圆满地主持了一个会议。无总结，便是虎头蛇尾。 在总结和综合中，主持人提纲挈领地将会议中提及的重点强调，让缮写会议记录的同事核对一下资料，也同时提醒与会者不要忘记这些重点。对于会议的决定、建议及结论，清楚明确地再重申一遍。这样做，有三个目的： ⑴可以让纪录会议的同事更方便地核对资料。 ⑵可以即时检查主持人和与会者之间有没有沟通障碍，彼此对事情的理解是否一致。假设大家对结论有未尽同意之处，此时便要立即提出修正，以免错误地载入会议记录中，日后造成为难局面。 ⑶主持人可以再作出总结时，重申一次分工的安排，令所有与会者都清楚知道各自要在会议后跟进什么事项，最好还列出时限和检查方法。 这样，主持人便能确保与会者之间没有沟通不善的问题存在，日后如未能在工作上解决问题，一定是其他因素影响。 第8页 共8页