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2023
存货
管理
思考
天道酬勤
关于存货管理的几点思考
刘玲芳
:随着供给侧结构性改革的提出,“三去一降一补〞登上历史舞台,成为各行各业高度关注的对象。存货管理作为经营管理的重要构成,与“三去〞之一的去库存息息相关,是增强营运能力的主要措施,是提升管理水平的有效途径。因此,加深对存货管理的思考,不仅有利于产业结构调整,而且有助于经济转型升级。本文基于存货管理的必要性,探讨我国存货管理存在的问题,并提出解决对策,以期促进管理水平的进一步提升。
关键词:企业 存货管理 思考
2023年12月18日,中央经济工作会议在京举行,首次提出“三去一降一补〞概念,强调供给侧结构性改革应当以“三去一降一补〞为抓手。而后,2023年的经济工作会议继续提出,确保“三去一降一补〞取得实质性进展,促进实体经济稳步开展。去库存作为“三去〞之一,一直是各大行业改革的关键词,尤其是房地产、传统制造业。虽然这些企业不断推陈出新,化解去库存压力,但由于库存管理潜伏着诸多隐患,严重影响了去库存措施的推行,局部企业成效甚微。为了促进经济转型升级,适应经济新常态,必须提高企业的存货管理水平,化解去库存压力,为“十三五〞期间的产业结构调整奠定坚实的根底。
一、存货管理存在的问题
〔一〕存货管理意识薄弱
目前,在存货管理方面,多数企业的重视程度不够,存在管理意识薄弱的问题。有些企业为了扩大销售占据市场,过高地估计消费者需求量,并据此组织材料的采购和产品的生产,而低估了存货积压的风险性,结果导致存货滞留,资金浪费。局部企业对存货管理的认识,在广度和深度上略显缺乏,广度上忽略了物料、在产品的管理,深度上未涉及存货信息的决策分析,使得存货管理存在一定的片面性和盲目性。此外,某些企业的存货管理缺乏大局观,职能部门和基层员工观念落后,传统地认为存货管理是仓储部的职责所在,与其他部门、其他人员无关,整体呈现积极性、协调性缺乏的状态,存货管理的全员参与性有待提高。
〔二〕内部控制不健全
虽然企业建立了存货管理制度,但并非所有的制度都十全十美,局部企业脱离实际和群众,制定的制度缺乏科学性和可行性,存在流程不健全、規定不适用、内容不全面等问题,企业遇到某些现实难题时无章可循,制度的指导作用难以有效发挥。在实际执行中,由于权责划分不清晰,采购、验收、保管、出库、盘点等环节存在脱节现象,当存货管理出现问题时,部门间的互相推托问题严重。而不相容职务的兼任,如经办审核、采购验收、保管盘点,造成暗箱操作、徇私舞弊频频发生,具体表现为收受回扣购置不合格的材料等。与此同时,绩效考核体系的弱关联、监督管理机制的不健全、信息反响平台的低效率,都是内部控制的缺陷所在,直接影响了企业的存货管理工作。
〔三〕业务处理不标准
一是材料入库领用。材料的入账以采购发票、入库登记表等资料为准,在实际操作中,难免会出现入库和入账的时间差,局部企业对于这种差异的处理不恰当。例如,购入的材料已领用消耗,但发票还未到达,期末又未暂估入账,造成存货账面价值减少。二是本钱归集结转。企业不止生产一种产品,共同消耗的材料、人工等,需要在多种产品间分摊。由于汇总程序的不标准、费用划分的不合理、分摊方法的不恰当,易出现漏记重记费用、错误分配本钱等问题。此外,材料已然领用消耗,但未结转本钱,抑或已结转本钱,但并未领用消耗,这都是不标准的表现。三是产品销售入账。有些企业为了逃税避税,销售产品不作收入,本钱结转不按实际,收回货款不入账簿,资金体外循环严重。某些关联企业间的产品转移,既没有签订代销合同,也未如实登记本钱,使得账实不符,会计信息失真。
〔四〕信息化程度较低
近几年,我国一直提倡构建信息平台,促进电算化改革。但就现状而言,存货管理的软件平台,与期望还存在一定的差距。在信息录入方面,软件功能不完善,信息模块不全面,加之局部员工操作生疏,人为影响因素较多,存货信息从最初就出现过失。在信息维护方面,防火墙、杀毒软件、信息备份等防范措施的缺失,易造成信息的丧失,而授权口令的窃取、网络黑客的入侵,那么导致信息被篡改和盗用。在信息传递方面,由于数据结构的不一致,以及数据转换平台的缺失,存货管理系统与财务、采购等系统间的数据衔接脱节,形成信息孤岛。同时,硬件设施的落后,也是信息化程度低的诱因。局部企业的设备陈旧,日常维护和定期维修空缺,时常发生卡机、蓝屏、自动关机等问题,无法支撑系统的高效运转,存货信息面临巨大的丧失风险。
〔五〕决策分析不到位
众所周知,过多的存货占用资金形成浪费,过少的存货影响交期丧失顾客,如何在进货、储存、消耗三者间寻求平衡,既能保证存货的正常供给,又能节约资金的无效占用,是大多数企业面临的难题。经济进货批量是解决问题的出路,但某些企业对此不甚了解,计算所需的进货数量、单位储存费用等信息难以明确,无法保证得出的进货量使总本钱最低,并且该模型的运用须满足一定条件,这是现实中难以控制的。在基于存货信息的决策分析中,本钱差异分析是至关重要的一环,不仅可以找出不利差异,还可以作为考核标准。然而,并非所有的企业都认识到了这点,并贯彻执行。局部企业常年采用同一定额标准,忽略物价水平、技术水平等因素的影响,导致计算出来的差异并不实际,而差异背后的原因和责任应由哪个部门承当,企业也未明文规定。
二、强化存货管理的措施
〔一〕加强意识培养,奠定管理根底
意识是促进客观事物开展的动力,是开展实践活动的前提,无论是管理人员,还是基层员工,都必须增强存货管理意识,为企业的存货管理奠定根底。首先,存货管理纳入日常议程,克服形式上的重视,将其上升至管理层面,通过树立领导典范,带动全体员工提升管理意识。其次,从广度和深度两方面着手,培养企业对存货管理的正确认知,广度上理解存货的概念和范围,深度上剖析管理的内涵和意义。最后,树立员工的大局观念,提高全员参与度,让采购、仓储、财务等部门相互协作,共同参与企业的存货管理。endprint
〔二〕健全内部控制,营造良好环境
为了加强存货管理,制度的完善首当其冲,立足实际与群众对话,以解决现实难题为标准,以助力实践工作为旗帜,不断提高制度的科学性和可行性,为存货管理的开展提供切实指导。俗话说“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行〞,不予执行的制度将是一纸空文,终会流于形式。因此,提高执行力度,是加强制度建设的又一措施。划分部门权责,理清财务关系,使各环节做到无缝銜接,防止相互推托行为的发生;落实不相容职务别离原那么,增强存货管理与绩效考核相关性,健全监督管理机制,及时反响执行情况。
〔三〕标准业务处理,确保账实相符
第一,严格遵守会计准那么,标准材料入账处理,根据重要性原那么,对已入库但当期发票未到的情况,可以暂估价值入账,待发票到达后,再进行后续处理。第二,标准本钱汇总程序,合理划分不同费用,并根据生产周期、在产品特征、技术工艺等因素,选用适合自身情况的分摊方法。而材料的本钱结转,必须和领用消耗同步,可以存在适当的时间差,但不能跨期。第三,销售产品必须作收入,相应本钱一并结转,严禁资金体外循环。同时,严格把控产品转移,如实登记本钱入册,不能因关联企业便不签订合同。
〔四〕优化软件硬件,完善信息建设
一个企业的信息化程度,关乎信息的平安性和质量性,与存货管理的效率息息相关,是提高存货管理水平的关键。一方面,维护软件平台。完善存货管理软件功能,以类型、价值等为标准,梳理存货信息模块;采取防火墙、杀毒软件等防范措施,授权口令不得告知无关者,时刻做好信息的保存和备份;构建数据转换平台,统一各系统数据接口,实现存货信息的内部共享。另一方面,加强硬件管理。淘汰过时,更新硬件设施,加强日常维护,开展定期维修,为软件平台的运转营造平安的物理环境。
〔五〕落实决策分析,提高管理水平
存货管理不仅是对存货信息的管理,更是基于信息的决策分析,为了提高存货管理水平,必须落实决策分析,从进货量和本钱差异着手。善用经济进货批量模型,充分收集所需信息,以总本钱之和最低为标准,科学计算进货批量,从而减少资金浪费,提高使用效率。在本钱差异分析中,根据物价、技术、人力等因素,合理调整定额标准,确保计算的差异符合实际,并明文规定差异的责任方,如直接材料价格差异由采购部门负责,数量差异由生产部门负责。
三、结论
总之,我国的库存管理还存在诸多问题,严重影响着企业的生存与开展,唯有深刻理解库存管理的必要性,针对所存在的问题,从管理意识、内部控制、业务处理、信息化建设以及决策分析五方面,逐一提出解决措施,并加以执行,才是企业去库存的可行之道。
〔作者单位:广西凤糖生化股份〕endprint