2023年地震局基本建设项目档案管理计策.docx

地震局根本建设工程档案管理计策 一、方法的制定依据和主要内容 １制定依据方法制定的主要依据包括国家重大建设工程文件归档要求和档案整理标准（ＤＡ／Ｔ２８—２００２）、重大建设工程档案验收方法（档发［２００６］２号）、科学技术档案案卷构成的一般要求（ＧＢ／Ｔ１１８２２—２００８）、中国地震局根本建设管理方法（中震财发［２００８］３７号）。２主要内容方法包括总那么、管理机制、工程文件材料的收集、工程文件材料的整理和归档、档案的验收、档案的归属与移交、附那么等７个章节。主要内容包括方法的适用范围、根本概念、指导原那么，各级管理单位职责，文件材料的收集范围和要求，文件材料的分类、组卷、编号、排列、目录编制、装订和装具、归档要求，验收的准备、申请、组织，档案的归属原那么、移交要求等方面，根本涵盖了根本建设工程档案管理的全过程，概念清晰、流程标准、操作性强。 二、领会方法要义，指导根本建设工程档案管理实践 １突出了工程法人的重要性和管理职责工程法人是指具有法人资格和地位，依照有关法律、法规要求设定或认定，对建设工程工程负有法定责任的企业或事业单位。工程法人制作为我国投资体制改革的核心内容，已经成为根本建设工程管理的重要根底。重大建设工程档案验收方法等国家有关规定和中国地震局根本建设管理方法中也明确了工程法人单位在档案管理工作中的职能责任。方法特别强调了工程法人单位在档案管理中的重要作用。与中国地震局机关以及参与工程建设的其他单位相比，工程法人单位在档案工作的组织协调、专兼职人员配备、文件材料收集、整理和归档、验收的组织、档案接收、汇总、保管和提供利用等方面应肩负更多的管理职责。特别是在多个单位参与建设的大中型建设工程中，工程法人单位更应做好工程档案工作的整体组织管理。除以上各项职责外，还必须将档案管理纳入工程实施全过程管理的范畴，如应在工程总工办设立档案工作组负责档案工作的协调组织，制定工程档案管理制度、归档范围和分类编号方案，在工程建设各阶段对各建设单位的档案工作进行指导、监督和检查，等等。 ２明确了管理机制和各类主体职责明确了中国地震局、工程法人单位、其他建设单位的职责。方法在重点突出工程法人单位管理职责的同时，也列举了中国地震局机关在制度标准制定、指导监督检查、培训交流组织、验收组织等方面的职责，以及其他建设单位在文件材料收集整理归档、档案审查、档案移交、保管和提供利用等方面的职责。明确了建设单位档案部门和其他各部门的职责。方法要求建设单位中负责实施、监理、财务等工程相关工作的部门，应指定专人负责工程建设各阶段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一阶段工作完成后，将经整理的文件材料向档案部门提交归档。档案部门一方面应对各部门的文件材料收集、整理工作进行指导，另一方面应对各部门提交的档案进行分类、编号，编制案卷目录及档案整理情况说明，及时完成归档工作。明确了其他文件材料产生主体的责任。除上述主要的档案管理主体外，方法还关注了工程文件材料产生的重要主体———工程设计、施工、监理等单位的相应责任，要求建设单位相关部门应在签订合同时设立专门条款，明确设计、施工、监理等单位对相应文件材料的整理和提交责任。强调了监理的重要作用。由于根本建设工程具有较强的专业性，档案部门对工程文件材料的实体内容往往很难把握，因此，方法首次明确强调了监理单位对工程施工文件、竣工图、监理文件等重要文件材料的审核责任。在工程文件材料提交归档前，应由专业的监理单位对文件材料内容真实性、形式完备性、程序标准性进行把握，同时通过文件材料的内容对工程建设质量是否到达国家有关标准进行把关。 ３明确了工程文件材料的归档范围和全宗管理下的分类原那么方法根据国家重大建设工程文件归档要求和档案整理标准，明确了根本建设工程文件材料的收集范围，包括可行性研究、任务书，设计根底文件，设计文件，工程管理文件，施工文件，监理文件，工艺设备文件，科研工程文件，涉外文件，生产技术准备、试生产文件，财务、器材管理文件，竣工验收文件等１２类，共８３种文件材料，同时确定了各类文件材料的保管期限。工程法人单位应根据各个工程的具体情况，制定出更加详细具体的归档范围。特别是多个单位参与建设的工程，工程法人单位更应将归档范围细化，使得条目清晰具体，增强可操作性，利于各单位统一标准、标准管理。地震部门的根本建设工程实施一般包括土建、设备仪器购置、地球物理观测、工程管理等多方面内容，个别工程还涉及一些科研工作，因此按一般科技档案的分类方法，采用地震档案分类表分类，会出现一个根本建设工程产生的文件材料分别归入“地震监测与预测预报〞、“地震科学研究〞、“根本建设〞、“设备仪器〞、“环境保护及其他〞等多个根本类目以及下属子类的情况。这样的分类方法会割裂一个根本建设工程中各管理环节、各分项、各工程之间的内在联系，也不利于统一管理和未来的查找利用。根据国家关于根本建设工程档案分类的要求，方法明确了根本建设工程的分类编号原那么。根本建设工程应实行全宗管理，工程法人单位应根据国家有关规定和工程实际情况制定工程档案的分类编号方案。大中型建设工程可首先按工程或专业分类，再按照建设单位等设属类；部门自身建设工程可直接按工程、结构或专业分类。 ４加强了对档案工作各环节操作的标准统一方法整合了国家关于档案收集、整理、验收等环节的具体操作要求，确保了地震部门根本建设工程档案工作各个环节都有较为统一的标准。其中，根据国家重大建设工程文件归档要求和档案整理标准，明确了工程文件材料的分类和组卷方式、案卷与卷内文件排列规那么、编页、编号、编目、装订等要求；根据科学技术档案案卷构成的一般要求，明确了案卷目录、卷内目录、备考表的格式要求，档案盒、档号章的规格等；根据重大建设工程档案验收方法，明确了验收条件、申请报告内容、组织主体和方式、验收意见内容等。对于档案整理的根本方法、各类表格的格式和用具的规格，各建设单位可直接按照方法要求执行。对于分类和组卷方法、文件排列要求等专业性较强、方法中表述较为概括的条款，工程法人单位可在方法根底上，根据各个工程的特点，在工程档案管理制度中进一步细化，增强可操作性。 ５对不同形式、载体文件材料的归档提出了概括性要求除纸质文件材料外，根本建设工程实施过程中还会产生其他形式、载体的文件材料。其中，照片档案对于真实、直观、准确地反映工程施工等环节的具体过程和工程质量起到不可代替的作用。方法要求建设单位应注意对照片档案的收集、整理和归档。照片档案的收集和整理工作应参照照片档案管理标准（ＧＢ／Ｔ１１８２１—２００２）等规定执行；而对于照片的收集范围、内容、拍摄要求、数量等，工程法人单位应在工程档案管理制度中根据各个工程的实际情况加以明确。对于电子档案的管理，方法要求建设单位应以案卷目录和卷内目录的电子著录、数据库管理为根底，对工程档案逐步实行全文数字化管理。对重要的工程文件材料，在收集纸质文件材料的同时应收集其对应的电子文件材料，电子文件材料的收集和整理工作应参照电子文件归档与管理标准（ＧＢ／Ｔ１８８９４—２００２）、中国地震局电子文件归档与管理标准（中震办发［２００９］５３号）等规定执行。建设单位还应积极开展档案数据库建设，逐步实现全部工程档案的全文数字化和数据库管理。 ６首次强调了档案的归属和移交要求不同于文书档案、会计档案等，局部根本建设工程档案的归属不是根据档案内容而自然确定的，需要相关单位根据工程具体情况加以明确。这主要基于两方面原因：一是根本建设工程任务和投资来源的多样化，二是根本建设工程可能由多个建设单位共同承建。因此，在工程前期根据工程的实际情况对档案的归属保管单位进行明确，对指导档案移交工作、明确档案保管责任、防止档案重复搬迁、妥善保存和提供利用具有重要意义。方法根据国家有关规定，并参考了相关行业、地区的做法，首次明确提出了地震部门根本建设工程档案的归属原那么，包括：符合国家有关规定；根据工程任务来源；兼顾工程档案的保管条件和有效利用。同时应注意，由地方投资主管部门投资建设的工程，应参照地方档案行政主管部门的有关规定，与地方政府有关部门协商决定档案的归属。档案的归属应由工程法人在工程前期根据工程实际情况确定，并在工程档案管理制度中加以明确。根据方法中的归属原那么，多个单位参与建设的根本建设工程档案主要有３种归属方式：一是根据“属地〞管理，由各参与建设单位保管本单位形成的档案；二是由工程法人单位集中保管全套工程档案；三是由地方投资主管部门投资建设的工程，由工程法人与地方政府有关部门协商确定的档案馆或相关单位保管。关于档案的移交，方法规定，工程建设单位应在工程竣工验收合格后３个月之内将档案移交至工程档案归属单位，并在６个月之内将案卷目录和卷内目录移交至工程法人单位档案管理部门。这样的归属保管方式，既确保了档案实体在适当的单位妥善保管，又可以使工程法人单位掌握工程档案的整体情况，便于未来的信息共享和综合利用。