2023年办公室主任年度工作总结.doc

办公室主任年度工作总结 第一章 2023年工作回忆 2023年可以说是非常不平凡的一年，在这一年当中，中国人经历了很多的事情，有雪灾、地震、有北京奥运会的成功举办、有眼下正在肆虐的金融危机……等等。作为一名普通的中国人，我们的心伴随着所发生或正在发生的事情一起跃动；作为一个有社会责任感的企业——某某汽车集团，我们为国家经历的苦难，默默献出我们的爱心，为祖国取得的辉煌成就，我们一起喝彩，一起欢呼！ 回忆2023，我们感慨万千；回忆2023，我们倍感骄傲和自豪！ 我想，作为一名普通的员工，我们个人的能力非常有限，而回馈社会最好、最朴素的方式就是做好自己的本职工作。 我现在代表办公室就2023年办公室的工作情况向各位领导、各位同仁做一个书面汇报，请各位领导批评、指正。 一：行政管理工作回忆 我们知道，行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感，是因为它涉及到每个人的切身利益。 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。 概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、效劳三大功能；其中管理是主干，协调是核心，效劳是根本。究而言之，行政管理的实质就是效劳，我们正是按照这一理念推进2023年办公室的各项工作的。 1：办公室人员结构现状 办公室目前有13人，其中主任1人、文员1人、网管员1人、司机1人、保洁员2人、保安员3人、炊事员3人、水电工1人。 从办公室人员的结构来看，目前的人员编制相对合理，根本能够担当起办公室的所有工作职能，而且能正常运转。 从办公室员工的文化层次来看，办公室大专〔含〕文化程度仅有3人，占23%，初高中〔含〕以下文化程度有10人，占77%，其中还有4人是半文盲。 从年龄结构来看，办公室40岁以下有2人，占15.3%，40岁以上有11人，占84.7%。 通过以上人员文化层次、年龄结构来看，我们可以看出，办公室人员结构呈现出文化程度扁低、素质不高、年龄老化现象。 要带着好这样的一支团队，而且要保证各项工作的正常运转，绝非一件容易的事情。这就需要我们把握好员工的心理需求，真正了解员工所思、所想，真诚坦率，良好沟通，和他们交朋友。 我想，要真正扮演好办公室主任这样一个角色，这就需要办公室主任首先要具备“敏于行而慎于言〞的素质。“敏于行〞即要手勤、腿勤、事事勤快，思维敏捷、考虑周全；“慎于言〞即要以高度的责任感管好自己的言语，做好保密工作，尽量做到该讲的话要讲，不该讲的话不讲，切忌夸夸其谈，言过其实。其次，要具备先做人，后做事的素质。要想成为一名称职的办公室主任，必须具备“做人〞的优秀品质。在做好人的根底上再去认真的做事。 由于办公室主任工作接触面较广，对外代表着单位的形象，因此，妥善的处理一些事务显得非常重要。“做人〞反映了一个人的品质，在工作和生活的方方面面，不仅要吃苦耐劳、爱岗敬业、待人和蔼、与人为善，还要在细节上、小事上注意自身的言行。 2：办公室的日常工作管理 办公室的日常办公事务管理包括日常事务的方案安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作。具体表现在：行政事务管理、后勤事务管理、费用管理、制度建设、企业文化建设五大方面。 1〕行政事务管理 a：印鉴管理 办公室充分认识到印章管理的重要性和严肃性，按照集团办公室的要求，加强了印鉴管理。每位印章的管理者都学习了集团印章管理制度，签定了印章责任书。每枚印章都有专人管理，专人负责。印章管理人员用印前，要求认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印手续后，在用印本上逐项登记，经领导审批签字，方可用印。在2023年没有发生因为用印不当引发的责任事故。 b：资产管理 在2023年办公室会同财务部一道先后两次对公司的固定资产进行了盘店。通过盘店，建立起了固定资产台帐、低值易耗品台帐，真正了解了自己的家底到底有多少。对新购置的固定资产，及时办理入库、出库手续，并明确了资产的维护责任人。在目前，公司的固定资产做到了领用到人，责任到人。 c：档案管理 档案是公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值并归档集中保存起来的文件材料。它包括收〔发〕文件、会议文件、内部文件、会议纪要、以及员工个人资料等等。 办公室对公司的所有档案进行了分类整理，并建立起档案目录，且由专人负责管理。随着档案数量增多，有些档案失去保存价值，也会对档案按相关规定和流程及时进行处理。 d：公文管理 对于集团下发的各类文件、通知、精神、制度等等各类公文，办公室均能做到一文一案，及时传递。每个文件都建立起纸制档案和电子版本档案，归档存放，并由专人负责保管。收文能做到先签阅，后督办完成。发文能做到按权限签批后按流程传递。 我们在公文管理中严格把握以下几点： 1：各部门要有专人负责文书处理工作。 2：加强对相关人员的保密纪律教育。 3：文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，及时归档，以防流失。 4：简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。 e：车辆管理 在车辆管理上，按照集团公司的要求，做到了出车有出车记录，加油有加油记录。车辆费用台帐在2023年也建立起来。车辆的保养和维护工作也比拟及时，车辆的调度使用根本正常。 根据集团公司2023年7月下发的>,我们严格审核了准驾人员资格,并张贴在保安岗亭,严格按规定执行，并在2023年11月再次组织准驾人员，学习相关制度，让安全警钟长鸣！ f：会议管理 会议管理是行政管理的一个重要方面，为了保证各类会议的顺利进行，办公室积极按照“会前准备、会中事务处理、会后工作管理〞三个步骤进行。 总经理办公会议在每周一下午准时召开〔特殊情况另行通知〕，每次会议都有会议纪要，对领导交代的各类事项，办公室一一记录下来，并督办完成。 各部门也会根据自己的实际情况，开展专题会议，讨论当前工作中存在的问题，大家一起协商应对问题的策略及解决方法。 会议制度的落实执行，不但解决了工作中的实际困难，增加了透明度，而且提高了工作效率，大家的凝聚力也增强了。 g：安全管理 安全管理的主要目的是为了维护公司的正常工作秩序，它不仅是公司自身安全的需要，而且是保障公司每一位员工有一个安全、舒适的工作环境的根本条件。 安全管理包括治安管理、劳动安全管理、消防管理三方面。 办公室在2023年3月编写了突发安全事故应急预案实施细那么。根据集团公司2023年7月下发的关于加强夏季安全生产工作的通知精神，又重新修订了突发安全事故应急预案实施细那么，并再次下发给各个部门，组织学习，贯彻落实。 在2023年上半年巡检结束后，对集团办公室提出的安全隐患，例如停车场所杂草较多、消防设施不够等等，都及时的进行了整改。 办公室还不定期的会同销售部、售后部一道检查库存车辆停放、生产作业过程中可能存在的安全隐患，及时发现，及时纠正。 h：综合管理 在员工的着装管理上，有些员工因为身体素质不好，冬季着装不够标准，但在夏秋季节，员工根本能按规定着装。 高管离司能严格按集团颁发的集团公司高管离司外出管理规定执行。 2〕后勤事务管理 a：食堂管理 目前，食堂供给着本店员工、某店员工及客户的用餐，每天用餐人数在160人到200人之间。 在食堂管理方面,办公室本着效劳于员工,让员工满意的宗旨,努力做好食堂的后勤保障工作。在10年各项食品费用上涨的情况下,尽力做好费用的控制，10年食堂费用没有超标。 由于员工来自各地，饮食习惯不同，加上员工对伙食质量期望较高，而伙食费用标准有限，很难满足方方面面的要求。因此，10年员工对食堂的满意度不高,在09年办公室将会围绕“端正效劳态度、提高效劳质量〞这一指导思想，来提高员工对食堂管理方面的满意度。 b：员工宿舍管理 目前我店的宿舍是本店员工、某店员工一起居住的，共有大小6个寝室，26名员工居住。需要安排住宿的员工都按流程填写了员工住宿申请单，由办公室统一安排住宿房间。在宿舍门禁管理、会客规定、宿舍安全管理方面，员工都比拟配合办公室的工作。但在宿舍卫生管理上，是一个老大难问题。 由于各住宿员工公司只配备了一张床，没有其他配套的生活设施，再加上住宿员工大局部来自农村，生活习惯不好，因此各寝室显得杂乱无章，环境较差。在2023年要进行重点改善。 c：5s管理 车间5s管理在售后部及办公室的共同催促管理下，较以前有很大的改善。员工在作业过程中，大多数能按作业流程标准作业，有效的维护了车间的环境卫生，脏、乱、差现象杜绝了。销售部在展厅管理方面均能按照主机厂的要求进行布置、陈列。办公场所环境卫生的清洁方面，办公室的两名保洁员也做了很多工作，有效的保证了公司的整体形象和舒适度。 d：网络管理 为保证公司业务的正常运转，办公室网管员能做到在第一时间出现在网络故障现场，及时发现网络存在的问题，及时维护修理，并建立起维修记录。对公司2023年的经营管理数据也及时的刻录光盘，对数据进行备份。 3〕制度建设 任何一个企业都是把提高经济效益和社会效益视为最终奋斗目标，为了实现上述目标，企业都必须建立一套完善的管理方式和方法，这项管理工作主要依靠建立、健全各项规章制度来实现。通过制度建设，标准员工的行为，为员工的行为选择提供依据。 2023年是集团公司的制度年，先后制定、下发了一系列的规章制度。办公室为了培训方便，制作了制度ppt版本，还先后屡次组织员工学习各项制度，管理人员还进行了制度考试。 办公室在集团公司制订的各项规章制度上，逐步完善了实施细那么，先后修订了办公用品管理实施细那么、效劳明星管理方法、食堂管理方法、员工临时外出登记实施方法、员工宿舍管理实施方法、个人绩效考核实施细那么等。办公室不但狠抓制度的学习，也狠抓制度的落实执行。在执行过程中有什么疑问，及时向集团办公室、人力资源部请教、反响。 4〕企业文化建设 u 积极参加了集团公司举办的员工联欢晚会。 u 举办了我店三周年庆祝活动。 u 组织员工参加了野外拓展训练活动。 u 积极参加了首届岗位技能大赛，取得不错的成绩 u 参加了集团组织的第二届ngl活动。 通过企业文化建设，不但丰富了职工的文化生活，也增强了集体荣誉感，增强了企业内部的凝聚力。 5〕费用管理 办公室本着开源节流，杜绝浪费的原那么，严格控制各项行政费用的开支。对于开支的各项费用，都按项目建立起相应台帐，费用的开支也严格按审批权限、审批流程执行。 在2023年，各项行政费用均在预算范围以内，没有超出预算。办公室采购的各类物资均在集团公司指定的供给商处采购，有些物资采取招标方式比价采购。 详细费用使用情况见附件。 二：人力资源管理工作回忆 1：人力资源现状 截止到2023年12月31日，我司共有员工68人。其中总经理1人，占1%；办公室13人，占19%；财务部5人，占7%；销售部11人，占16%；售后部29人，占44%；客服部4人，占6%；配件部5人，占7%。 性别构成状况：男性员工43人，占63%；女性员工25人，占37%。 年龄构成状况：20岁以下1人，占1%；21---30岁之间37人，占55%；31岁---40岁之间14人，占21%；41---50岁之间11人，占16%；50岁以上5人，占7%。平均年龄32岁。 文化程度状况：本科5人，占8%；大专27人，占43%；中专15人，占20%；高中11人，占11%；初中〔含〕以下10人，占1