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2023
机关
档案
工作
状况
调研
建议
机关档案工作状况调研建议
一、机关档案工作存在的问题
(一)对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言,是幕后效劳性工作,容易被领导无视。检查发现有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核,既便纳入目标考评,档案工作也是软指标,没有硬性规定,不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现:一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高;二是对档案工作人、财、物投入不够;三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。
(二)办公条件及设施不符合档案管理的要求。互查发现,一些单位档案室办公条件及设施离档案标准要求还有差距。如有的机关无专门的库房,有的机关没有专门的阅览室;个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜,没有使用密集柜。
(三)档案人员不稳定,素质有待提高。主要表现是。个别单位档案人员经常变化,特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁,新人员需要较长的熟悉、适应过程,不利于档案工作的深入开展;个别单位人员变换中,工作交接不标准,在一定程度上影响了档案的完整性;档案人员忙于日常工作较多,在深入调查、工作创新上不够。
(四)档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质量是为档案利用的高效率,但通过近年来互查发现,在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为:一是有的单位归档分类不够合理,保管期限划分不够准确;有的注重文件的归档,对材料的归档重视不够,个别单位存在有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高,目前全市没有统一的档案管理软件,且档案检索工具单一,严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。
二、对做好机关档案工作的建议
(一)加强领导,健全组织。工作好不好,关键看领导,领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制,明确主管领导及直接负责的相关领导;其次要建立档案管理机构网络,形成以机关综合档案室为中心,各基层单位、各科室共同参与的管理网络;第三要逐步建立健全统一领导,分级建档,逐级负责,条块结合的档案管理体制。
(二)把握重点,标准管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点,是做好档案工作的根底,是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中,要把好四关:一是把好文件材料收集关,确保文件材料的齐全完整;二是把好文件材料整理关,确保文件材料归档标准;三是把好文件材料管理关,防止档案的损毁和丧失,确保档案的真实性和可靠性;四是把好文件保密关,保证涉密档案的内容不泄密。
(三)加强档案人员的继续教育,保持档案队伍的相对稳定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育,省、市档案局可以组织专业知识培训;各单位可以采取“请进来,走出去〞的方式,既可请档案局专业人员现场指导,也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学,既要学习档案专业知识,又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识,做到知识面广、业务精通。在一定时期,保持档案队伍的稳定,才可以使档案工作进一步开展,提高机关的档案管理水平。
(四)完善设施,加大软硬件建设。硬件上,要按照档案标准管理的要求,配备充足的档案柜,有条件的单位可以购置密集柜,要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的平安设施。软件方面,要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备,对文件材料实行电子存档,对历年文件材料扫描录入,以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件,使档案的管理更加统一化、标准化、科学化、简便化,档案的利用更加高效化。
(五)注重信息资源开发,效劳机关工作。机关档案管理的目的在于效劳机关工作。档案部门要围绕机关工作,积极挖掘档案信息,在效劳领导决策、效劳机关、指导基层、效劳经济建设上下功夫,把档案变成可利用的信息资源,通过档案资料的充分利用,使档案的价值得到充分的表达。
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