2023年论信息系统项目的沟通管理.docx

论信息系统工程的沟通管理 王凌燕 王海舰 摘 要 本文以广西某大型建筑集团的企业协同办公管理信息系统工程的沟通管理为研究对象，说明了信息系统开发工程的特点和沟通管理的主要困难，对该工程实施方团队在工程沟通管理中出现的缺乏沟通方案，沟通环境、内容、方式不合理，沟通效果差等问题进行深入细致的分析，指出其背后的深层次原因，并给出改进方案，消除沟通中的障碍。改进方案在工程中实施后取得了良好的效果，最终确保了項目顺利完成。 关键词 信息系统;沟通;管理 中图分类号： U495      文献标识码： A DOI：10.19694/jki.issn2095-2457.2023.19.081 信息系统工程由于涉及甲方、乙方和第三方，干系人复杂、周期较长、工程实施难度大、风险高，因此对工程沟通的要求非常高。良好的沟通有利于明确工程需求、及时解决工程中遇到的困难和问题、推开工程顺利进行。 2023年6月，广西某大型建筑集团（以下简称“S集团〞）为提升工作效率，通过招投标的方式选定当地一家规模较大的软件和系统集成公司为其定制开发企业协同办公管理信息系统。本人作为业主方的工程负责人全程参与了该工程的实施过程。在工程需求调研阶段就发现实施方工程经理的工程管理经验缺乏，尤其在沟通管理方面出现了很多问题，导致工程组织混乱、进度缓慢。本人及时与该工程经理进行沟通，指出工程存在的问题，给出提升工程沟通管理的一系列解决方案并获得了该工程经理的认同。工程经理严格执行了这套解决方案，最终确保工程按要求顺利完成。 本文主要描述该工程沟通管理出现的问题及原因，改进方案及执行效果等方面的内容。 1 信息系统开发工程的特点和沟通管理的主要困难 1.1 信息系统开发工程的特 信息系统开发工程除了具有一般工程的目的性、独特性、时限性、制约性等特征之外，还具有以下几个独有的特点：①工程干系人的复杂性—涉及甲方、乙方、第三方等，每一方内部都有错综复杂的组织结构;②工程目标的不确定性—多个关键干系人的利益冲突导致工程目标飘忽不定，甚至冲突矛盾;③工程范围的易变性—决定系统需求的管理思想、管理制度、管理方法等随企业而不同，因人而异，导致需求难以收集和分析，需求变更可能性大;④工程质量的不可控性—信息系统开发难度大，质量不可控;⑤工程人力资源的稀缺性—从需求到设计、开发、测试、实施、维护，每一个环节都需要一批高水平的专家;⑥高风险性—工程实施过程中经常发生意想不到的突发事件。 1.2 信息系统开发工程沟通管理的主要困难 信息系统开发工程由于具有上述特点，因此给工程的沟通管理带来较大难度，具体包括：①干系人复杂导致工程沟通方案制订难度大、不容易取得一致认可;②工程实施过程中遇到需要协调的重大事项不容易取得一致意见;③甲方局部人员，尤其是管理人员可能因为觉得工程跟自己无关而不愿意、不积极参与工程沟通;④实施过程中可能因为甲方人员的本职工作较多等因素影响工程沟通方案的执行。 2 S集团协同办公系统工程简介 2.1 S集团简介 S集团是广西较早组建的国有综合型骨干施工企业之一，拥有房屋建筑工程施工总承包等多个壹级资质。集团公司下设三个区域公司和两个分公司，总人数1200余人。公司连续多年荣获“广西建筑业先进施工企业〞、“广西建筑业质量管理优秀企业〞、“广西建筑业50强〞等荣誉称号。 2.2 协同办公系统工程简介 S集团拟实施的协同办公系统兼具企业门户、公文管理、工作流、知识管理、移动办公等功能，期望能整体提升企业效劳水平和工作效率。系统采用B/S架构，核心框架采用微软.NET分层体系结构。共分为10个子系统，即办公门户、工作助手、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和根底平台。合同约定的总工期为10个月。 3 S集团协同办公系统工程沟通管理的问题与根源分析 工程签约后，明确了双方的组织结构，实施方工程核心成员5人，进展过程中根据需要参加相应阶段所需的人员，本人担任业主方工程经理和接口人，统一协调内部各部门对工程进行支持。之后实施方工程组成员进入集团进行需求收集。在此过程中，本人发现工程组织比较混乱，沟通不充分、不到位的情况大量存在，需求迟迟不能提交评审。因此，特地与对方的工程经理进行了交流。 3.1 问题分析 工程前期出现的沟通管理方面的主要问题包括：①没有制定专门的工程沟通方案;②工程需求沟通责任不明确，出现局部部门屡次由不同人员去面谈需求，而个别部门的需求被遗漏;③沟通过程中没有录音或进行详细记录，导致后期又不得不屡次向甲方人员确认需求，引发甲方人员不满;④局部沟通过程的环境、内容、方式不合理，导致沟通效果达不到预期要求;⑤工程组内部沟通不到位，没有及时对出现的问题进行分析并做出调整。 3.2 根源分析 出现上述问题，其背后的主要根源包括：①工程经理是技术出身，没有经过系统的工程管理培训，不清楚在制订工程总体方案时应该包含专门的沟通方案;②在进行每次沟通之前没有做好充分的准备，沟通过程比较随意，记录不充分，沟通完成之后才发现很多问题被遗漏了;③工程经理对于沟通对象、沟通内容、沟通方式和环境没有提前做出合理的安排，成员仅凭个人经验去做沟通;④工程组成员大局部是技术人员，不愿意，也不善于与别人沟通。工程经理本身承担了大量的技术工作，没有时间与精力做好沟通管理工作。 4 S集团协同办公系统工程沟通管理改进方案 通过与工程经理的深度沟通，对方认识到了自己的问题，并愿意尽快改正。本人与工程经理共同制订了以下改进方案： 4.1 制订完备的工程沟通方案 工程沟通方案对于工程实施各个阶段所要进行的沟通都做出了明确的要求。包括沟通内容、沟通方式、参与人、沟通周期、沟通目的等要素。沟通方案的核心内容如表1所示。 4.2 明确沟通要求 要求对每一次重要的沟通做到“事先准备、过程记录、事后确认〞。也就是说在沟通之前要明确沟通目标，确定问题列表，做好应急处理预案;沟通过程中要注意把握沟通方向，确保不过分偏离主题，随时好做记录，在征得对方同意的前提下做好录音或拍照;沟通结束之前对本次沟通的主要结果进行总结，并请对方加以确认。 4.3 对工程组成员进行沟通培训 约定尽快由本人对工程组所有成员进行一次系统的工程沟通培训，讲解沟通管理的主要内容和方法、沟通技巧、沟通中容易出现的问题及解决方案。 4.4 明确工程经理在沟通管理中的责 充分认识沟通管理的重要意义，明确工程经理作为工程溝通管理的第一责任人，必须拿出至少一半的时间用于与关键干系人的沟通，并做好沟通管理的各项工作。 5 改进方案的执行效果 双方的工程经理密切配合，在其后的过程中较好的执行了共同制定的改进方案，取得了明显的成效。首先共同制订了科学的沟通方案，明确了沟通要求，由本人做了一次沟通管理的培训，并在后续工作中随时进行跟踪指导。之后的沟通工作开展的井然有序，最终工程在预定工期和预算范围内完工，成果质量也完全满足要求。而且整个实施过程，工程组成员得到了很好的锻炼，业主方领导和相关部门的满意度大幅提高，约定后续有类似的工程还好继续选择与对方合作。 6 结论 工程沟通管理是工程管理中最重要的领域之一，与其他领域都有密切的联系，因此必须引起工程经理的足够重视。要制定科学合理的沟通方案，严格进行方案执行，随时解决沟通中遇到的困难与障碍，才能最终取得工程成功。 参考文献 （1）柳纯录，刘明亮.信息系统工程管理师教程（M）.北京清华大学出版社，2023版. （2）（美）哈罗德.科兹纳，张增华，吕义怀译.组织工程管理成熟度模型（M）.北京：电子工业出版社. （3）孙新波.工程管理（M）.北京：机械工业出版社.