2023年展会项目策划书.docx

展会工程筹划书 会展工程筹划 校园会展工程筹划书 课程性质：专 业：年 级： 校园会展工程筹划书 目录 一、工程背景………………………………………… 二、展会的目的和宗旨……………………………… 三、工程的根本情况………………………………… 四、展会价格及初步预算方案……………………… 五、展会工作人员分工方案………………………… 六、展会招展方案…………………………………… 七、展会招商方案…………………………………… 八、展会宣传推广方案……………………………… 九、展会筹备进度方案……………………………… 十、展会效劳商安排方案……………………………十 一、展会开幕和现场管理方案…………………… 十二、展会期间举办的相关活动方案……………… 十三、效果评估方案………………………………… 一、工程背景 努力造就德、智、体、美、劳全面开展的社会主义现代化建设人才，已是成为高职高专教育改革的重要内容，更重要在于培养实践技能与学历文凭相符合的人才，但从目前实际情况而言，我国大学生在校期间普遍缺乏实际操作能力与合作精神，导致许多用人企业单位在招聘是极少考虑应届毕业生。故为了让我们，获得更多的实践时机、实训的平台，提高我们的实践操作能力，特此，由我们会展专业的学生举办此次活动。 二、展会的目的和宗旨 通过举办此次展览会，既丰富了校园生活，同时为广阔师生提供生活必需品采购平台。我们这次展会主题是。“让我们共同生活的校园变得更美好〞，让校园生活充满希望，让希望充满色彩，让色彩充满温暖。 三、工程根本情况 1、工程名称： 2、展会主题。友谊联盟，大家一起来。 3、展会时间：2023年11月22日-11月25日（星期六） 4、举办场地：学院足球场 5、活动对象：主要面向全院学生 6、展会规模：3x3标准展位30个 特装展位5个 7、展品范围 夏季清凉品：防晒衣、电风扇、太阳伞等学习用品：文具、书籍、益智玩具等生活用品：护肤品、化装品、洗涤品 饰品：工艺品、首饰、挂坠、手工制品、十字绣等电子产品：鼠标、键盘、mp 3、mp 4、mp 5、u盘，耳机等盆栽：仙人掌、仙人球等各类小型室内植物 四、展会价格及初步预算方案 （一）本钱主要包括以下几个方面： 1、前期宣传推广费用：校内及校外宣传、相关资料、横幅、传单制作等费用 2、相关活动费用：开幕式及相关配套活动所需物品及筹备费用等 3、其他不可预见费用 （二）收入主要包括以下几个方面：展位租金：主要是参展商所支付的展位费用企业赞助：主要是招展阶段主办方拉到的赞助费用 1、3mx3m标准展位： 配两张桌子，两张凳子（如需其他展会配备另议） 2、收费标准：（预定） a、夏季清凉品类 20230元/2天b、电子产品类 20230元/2天c、饰品类 20230元/2天d、生活用品 20230元/2天e、学习用品 20230元/2天f、盆栽 20230元/2天 （一）本钱主要包括以下几个方面： 1、前期宣传推广费用：校内及校外宣传、相关资料、横幅、传单制作等费用 2、相关活动费用：开幕式及相关配套活动所需物品及筹备费用等 3、其他不可预见费用 （二）收入主要包括以下几个方面：展位租金：主要是参展商所支付的展位费用企业赞助：主要是招展阶段主办方拉到的赞助费用 五、展会工作人员分工方案 主要由2023级局部同学参与进行。为展会能够顺利开展，特此将展会工作人员分成以下几组： 外联组：主要负责活动赞助工作，与赞助商联系活动等问题。招商组：主要负责活动招商招展活动。宣传组：主要负责活动宣传工作。 财务组：主要负责统计与方案展会收入与支出问题。物资申请组：主要负责校内物资申请。现场管理组：主要负责展会现场管理工作。 机动组：主要负责展会展前展后等协调与后勤工作。开幕式组：主要负责开幕式相关活动 现场活动组：主要负责活泼展会现场气氛及举办展会相关活动仓管组：主要负责参展商的展品及其他物品管理 六、展会招展方案 本次展会展区和展位的划分根据展会的展览题材和展会定位。 根据交通与方便，本次展会选择在学院足球场，本次展会要划分6个展区，3x3标准展位30个，特装展位5个，展区分别为夏季清凉品类展区、电子产品类展区、饰品类展区、生活用品类展区、学习用品类展区、盆栽展区。其中夏季清凉品类展区7个、电子产品类展区6个、饰品类展区7个、生活用品类展区5个、学习用品类展区5个、盆栽展区5个。 七、展会招商方案 展会赞助分为现金赞助和实物赞助两大类：（1）现金赞助： 分为两种：冠名赞助和独家赞助（2）实物赞助： 提供帐篷、饮料、水及其他展会所需的物品 八、展会宣传推广方案 由于展会的推广工作需要紧扣主题、突出重点。基于综合展会规模及形式的多样性，所以需要扩大宣传，充分运用一切可利用的媒体如校园报刊、网络、校园播送、向外发传单等进行宣传，形成广泛热烈的舆论气氛。具体推广工作如下： （一）前期宣传工作 1）校内宣传：a.校园播送站宣传 b.在校园网上登有关此次展会的相关信息 c.宣传组在校园楼道间、食堂及各栋学生公寓等人流较多的地方进行分发传单 d.在各宿舍大门进行定点宣传e.在学院显眼地带拉横幅在教学楼、公寓楼、文化长廊等显眼处粘贴海报2）校外宣传： a.在周边的各大高校分发传单 b.和各大高校校园播送站洽谈，争取做播送宣传c.在各大高校粘贴海报 d.利用人际关系与各大高校学生干部洽谈，进行人员推广e.制作邀请函，诚挚邀请各大高校代表参加展会 （二）展会筹备期及进行中宣传工作 利用校播送站，并及时更新海报、展板以报导活动的详细进程及局部结果。招展招商阶段，将展会相关材料分发给观众以及目标参展商。展会举办过程中，还将举行多种宣传活动以到达宣传推广的目的。 （三）展后宣传工作 通过新闻报导、校园网、校园报等形式，报道本次综合展会。 九、展会筹备进度方案 1、筹划书制定与完善：2023月26日前 2、宣传推广：2023月26日—11月22日 3、展会招商招展：2023月30日—11月2023日 4、赞助：2023月30日—11月18日 5、开幕式：11月22日 6、正式展览：11月22日—11月25日 7、撤展、展场清理：11月25日 8、收尾工作、评估总结：11月23日—11月25日 十、展会效劳商安排方案 1、在展览现场设置一个效劳点，保持展会进行阶段有人员的值班。 2、分配组员轮班巡场，巡场主要的目的。观察参展商是否按要求规定用电，同时注意其他平安隐患和现场秩序的维护。 3、在现场指定地点摆放垃圾箱，以保证展场的整洁。 4、注意现场音量的控制，如展商需要播放音像的要控制在70分贝以内，具体以不影响展会及其他展商活动为原那么。 5、注意用电平安、防火。 6、将提供仓储室予展商存储商品，货物运输由商家自行负责，如展商需求搬运效劳，需要收取相关费用（价钱面议）。 十一、展会开幕和现场管理方案 （一）、开幕式： 1、主持人开场 2、介绍嘉宾 3、领导致开幕词 4、文艺表演 5、领导宣布开幕及揭幕 1、在校门口设置接待点。接待点具体工作包括。展商签到、咨询。 2、接待展商签到并核对参展商的协议书，同时向参展商发送展览现场秩序管理 规章等相关资料和参展牌。 3、引领参展商到相应展位。 4、指挥参展商的车辆到指定地点停放（图书馆楼后停车场和后停车场）。 5、展会期间，提供专门人员协调现场工作，可为参展商提供展会期间的各种效劳，如：电源调试、产品运送、商品保管等。 6、我们将提供专门货物储存室，能为参展商在货物运输方面省去一局部支出。 7、存货的时候我们将清点货物并登记同时再以封条进行封仓，出货凭我们发给各位商家的参展牌出货并登记。 8、休展期由学校保卫科专门人员对仓库进行看 十二、展会期间举办的相关活动方案 1、推广阶段，充分宣传此次展会的规模及影响力，在参展商及观众的心中树立高知名度及美誉度。 2、展会开幕前几天关注天气变化，如假设天气异常，提前通知参展商及观众，采取相应的应急措施。 3、现场防火防盗工作，抓好管理，集中精神，共同保障展会期间的平安。 4、展过程中，坚持实事求是，以招展人员的真诚以及综合展会的影响力打动参展商，绝不能不合实际，让参展商感觉综合展会与宣传不符。 5、会展现场管理中，一旦发现管理不合理，迅速采取应急预案。 虽然，综合展会虽然存在一定的风险，但主办方已意识到了此类风险性问题。为了综合展会能顺利、成功地举办，我们将努力将风险降到最低直至消除风险。 十三、效果评估方案 （一）、评估时间展会结束后期 （二）、评估途径 1、召开总结研讨会 2、问卷调查 3、数据分析以及老师意见总结。 （三）、评估工作 1、展开科学的调查问卷及问卷数据的统计分析 2、文字资料收集与整理、图片资料收集与整理、多媒体资料收集与整理、媒体报导材料收集与整理等。 第10页 共10页