2023年接待方案版.docx

接待方案(最全版) xx会务活动接待方案 为做好 xx 接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组 工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。 第一局部根本情况 一、会议概况、日程 〔一〕活动主题 〔二〕活动地点 酒店 〔三〕活动日期 6 月 29 日 -- 7 月 1 日具体安排如下： 6 月 29 日陆续入住签到； 6月30日 7月1日 二、领导、嘉宾及参会代表情况 〔一〕评委及嘉宾名单 负责人： - 1 - 表一国际竞赛评委及其随行人员名单 序评委评委随行人员号姓名简介情况1 2 3 4 表二论坛峰会嘉宾及其随行人员名单 序评委评委随行人员号姓名简介情况1助理 1人2 3助理 1人4 5助理 1人〔二〕集团领导及政府领导名单 负责人： 1.集团领导名单 公司参会领导及其顺行人员，预计 3 人。 2.政府领导名单 〔1〕 - 2 - ①市级单位参会领导 ②区级参会领导 ③专家学者 ④主办单位领导 〔2嘉宾名单①市级 单位参会部门②区级 单位 Ⅰ参会领导 Ⅱ参会部门 ③专家学者 ④主办单位领导 〔三〕参赛团队人员名单 表三参赛单位及人员名单 序号单位人员人数 1 3 人 2人3人4人5人 目标人数 :21 人〔以实际入住为准〕 - 3 - 第二局部筹备工作 一、工作任务 自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、平安务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程效劳，树立起开放外向的xxx 公司良好形象。 二、接待原那么 〔一〕全面树立细节决定成败的理念，本着平安、热情、周 到、节俭、细致、精益求精的原那么，做好领导、嘉宾接待工作。 对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有 礼有节，平安舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待效劳工作 任务。 〔二〕让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的效劳就在身边， 让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在 xxxx 工程上达成共识。 三、工作分组 (一 )接待组： 总负责人： 1.住宿接待组： - 4 - 组长： 组员： 工作职责： ①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员； ②负责检查客房设施设备是否完好； ③负责在酒店做好迎接来宾效劳； ④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门 口〔会提供贵宾名单〕； ⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品； ⑥协助办理退房效劳。 2.膳食组： 组长： 组员 工作职责： ①明确用餐人员数量、用餐地点；②负责检查酒店菜品数量是否 达标、食物是否新鲜，保障用 餐平安问题； ③负责清点餐券数量，并分发餐券； ④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求； ⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品； 3.交通调度组： - 5 - 组长： 组员： 工作职责： ①明确开车人员和对应车辆； ②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路； ③负责来宾的机场接送效劳； ④负责会议期间来宾的用车效劳； ⑤保证行车平安，保证会议期间的交通接待效劳。 4.机票预定组 组长： 组员： 工作职责： ①明确嘉宾与评委往返行程； ②预定嘉宾与评委往返行程机票； 〔二〕会务组 总负责人： 1.信息收集组 组长： 组员： 工作职责： ①负责收集 xxxx 专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；- 6 - ②负责收集 xxxx 与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和 需求。 ③负责收集招采部汇总的信息 ④负责收集营销部汇总的信息 ⑤负责收集设计部汇总的信息 2.会议报到组： 组长： 组员： 工作职责： ①设置签到处，负责参会人员签到；②提示或引导参会人员准 确进入会场，由会场控制组安排入 座； ③负责分发会议相关资料、伴手礼等；④设立会议咨询台， 负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息搜集组提供 签到信息。 3.会场控制组： 组长： 组员： 工作职责： ①负责会议现场布置；〔全员〕②负责协助活 动公司维持会场秩序；〔全员〕 - 7 - ③负责把控整个会议进行过程；〔全员〕 ④负责对接媒体代表；〔任俊颖〕 ⑤负责现场仪器设备的调试和平安把控；〔吴君〕 ⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案； ⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。 4.嘉宾评委领导效劳组： 组长： 组员： 工作职责： ①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路效劳、 提供衬衣熨烫效劳等 ②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾 提供可供选择的地方 ③协助嘉宾与酒店的对接④提供南充周边可考察 的工程地点供嘉宾备选等〔三〕协调组： 总负责人： 1.专家评委协调组： 组长： 组员： 工作职责：全面负责协调工作如提供酒店预定、会前行程落- 8 - 实、参会期间的联络联系全面负责团体的协调工作如提供酒店预 定、会议协调等。 2.竞赛团队协调组： 组长： 组员： 工作职责： 全面负责评委团队的协调工作如提供酒店预定、会前行程落实、参会期间的联络联系 四、工作职责 负责举办的会务效劳、接待和后勤保障工作。具体负责： 〔一〕负责活动期间的会务安排及接待工作。 〔二〕负责入住酒店签到现场的布置和组织工作。 〔三〕做好领导嘉宾出席和相关活动的组织联络工作。 〔四〕负责各种资料，宣传 LOGO ，现场指示牌、签到点背景 设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢送信的制作和发放。 〔五〕负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息 收集汇总；做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类活动等具体 接待事宜。 〔七〕组织好会议期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活 动场所的食品平安、供电、供水、通信保障工作。 - 9 - 〔八〕对相关接待礼仪驾驶人员进行培训。 〔九〕为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务效劳。 〔十〕配合完成其它工作任务。 五、工作要求 〔一〕向效劳人员布置具体工作，并提出要求和标准，必须使每一位效劳人员知道、理解效劳目的。 〔二〕布置接待工作，对驾驶员进行交通平安意识及礼节礼 貌的进一步培训，行车线路的制定和熟悉。 〔三〕礼仪效劳人员的嘉宾接待引导、资料散发、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。 〔四〕对酒店签到工作人员进行培训，包括接待对象了解， 现场引导效劳，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。 六、效劳亮点 〔一〕贴身贴心效劳 1.礼仪效劳 〔1〕标准的礼宾效劳，见到与会嘉宾适时问候，形成温馨 的效劳气氛。 〔2〕全程跟踪式会务效劳，做到及时沟通了解嘉宾需求， 并及时解决。 -10- 〔3〕设立会务咨询效劳台，由会务组工作人员提供热情周 到的咨询效劳。 〔4〕提供生活便利效劳，让入住酒店嘉宾时刻感受到家一 般的温馨。 2.车辆效劳 〔1〕驾驶员提供热忱周到的用车效劳，熟练的驾驶技术， 精准的路线设计，平安的乘车保障。 〔2〕重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示 牌.画面突出主题，表达热情周到的效劳理念，全方面表达会 议浓烈气氛。 〔3〕车辆行驶过程中，播放轻松愉悦的旋律，让领导、嘉 宾得到放松和休息。 〔二〕高素质高标准 1．全体工作人员、礼仪人员统一服装，整洁、挺括、大方， 配合四周指示、导示系统，营造气氛，全面展示公司的良好形象。 2．一对一效劳。礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、 咨询讲解等效劳。 〔三〕人员培训 6 月 25 日开始对负责会务接待的效劳工作人员进行分段有 针对性的专业培训，做好协调指导工作。 1.培训内容 -11- 标准礼仪标准培训： 〔1〕仪容仪表：着装，妆容； 〔2〕形态培训：微笑、站姿、走姿、手势、效劳用语； 〔3〕工作内容培训：迎宾与引领，倒水与送物。 2.会务效劳内容培训 〔1〕包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。情况介绍的目的是使礼仪效劳人员熟悉举办背景、环境和条件。 峰会情况，包括名称、地点、举办日期、时间、场地平面、出入 口、餐厅、厕所、休息厅位置等。 〔2〕对领导、嘉宾的一对一效劳。欢送仪式、引领、讲解、 资料递送等。 〔3〕会议情况包括会议意图、会议目的、目标观众、会议 布局、会议流程、会议分工的整体安排等。 第三局部接待工作 一、会议报到 〔一〕嘉宾迎接 设立 ## 北机场和两个接机点，根据乘坐航班不同，抵达的 航站楼时间不一致，将分别按照抵达不同航站楼及抵达时间不同 予以合理安排接待。 -12- 1.前期信息的搜集，掌握参会嘉宾人员确切信息。 2.于6 月25 日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系， 确认到达人数、飞机班次、到达时间等信息。6月 26 日根据不同到达时间确保接机事宜准确无误。 3.依据嘉宾搭乘的飞机航班班次，预先通过查询航班信息， 确认该班飞机是否准时或延迟，做出相关预案。 4.指派 2 位工作人员根据来宾航班到达时间在指定航站楼举 牌接机。 5.工作人员分别带着嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同 车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。 6.机场提前安排考斯特等候接机，按事先掌握的航班信息进 行合理安排调配，对抵达的领导嘉宾进行接送。车上配备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。 〔二〕报到入住 1.提前对入住酒店房间进行检查，确保房内设施完好可正常 使用。并在房间摆放饮品。 2.引导及效劳人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续， 发放展会资料和胸卡与欢送信，让来宾从入住就感受到主办方接 -13- 待的细致、关心。 3.做好来宾信息的记录工作，详细记录来宾身份信息，房间 安排，返程信息。特别针对重要领导，详细了解其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。提前准备好房卡和相关资料， 让来宾在最短的时间内能够拿到房卡从而得到最充分的休息。 4.大堂进口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、 相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人准确找到酒店各地 方位置并熟知会议流程。 5.欢送信摆放在房间明显处,提示嘉宾具体行程安排，效劳信息及会务组的。 6.结束当天的接待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组 反响。具体内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。 二、两项商务活动的住宿 〔一〕单位 酒店由我司统一预定，费用由参赛单位自理。 〔二〕工作人员 为配合活动需要，需在酒店留守 4 名司机、 4-6 公司工作人员。为出席两项活动的公司领导与参会的贵宾提供24 小时的效劳。因此，公司工作人员预计需要 6 间房。 -14- 〔三〕预留房间总数 预计需要 12 间房、公司工作人员预计需要 6 间房、备用房 间4 间，总计 45 间房。预留房间总数见表四。 表四预留房间总数 序号工程房间数1集团公司领导及其随行人员3 212 321 46 5备用房间3 总计45 间〔四〕住宿天数 根据营销部提供的参会接待安排方案。 6 月 29 日，报到、 参赛单位报到、报到； 6 月 30 日，两项活动日程安排共计 3 天。 三、餐饮 〔一〕情况说明 报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。 〔二〕解决方案 入住晚餐时间18 ：00 —— 20 ：30 ，可要求酒店延迟至22 ：00- 丰富的中西自助晚餐供所有宾客享用。 -15- 〔三〕会议期间餐饮安排分两种形式 1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区提供中式。 2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券选用自助餐。 3.现场准备 30 个菜品种类供选择。〔菜单酒店方提供〕