2023年加强档案信息化管理的若干思考.docx

加强档案信息化管理的假设干思考 崔秀玲 【】在信息化时代下，每一位档案管理者都必须认真学习和掌握档案管理最新理论和最新技能，紧握时代脉搏，不断适应信息化开展对干部人事档案管理提出的新要求。 【关键词】档案信息化;自动化检索;体系建设;模式研究 企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，是企业开展的记录。企业档案管理信息化是指企业在档案管理活动中应用现代信息技术， 网络技术，以网络为根本平台， 对档案企业的文件、档案等信息资源进行分类、管理、开掘、整合和开发。再应用网络的资源共享平台，对资料进行多地方，多线程使用，让信息得到充分的利用，实现档案工作为企业生产、经营和管理提供优质高效利用效劳的过程。企业档案管理信息化是一个复杂的工程，是档案管理工作必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上企业管理信息化的步伐， 使之真正成为企业信息化不可分割的一局部，已经成为衡量企业档案管理工作成功与否的重要标志。同时，要求企业档案工作者强化信息意识，完善档案信息化制度，不断提升档案管理信息化水平保证档案信息平安，及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供有效的以数字信息为主要形式的档案利用效劳，真正实现档案管理工作为企业经济利益最大化效劳，为企业的成长，社会的开展做出奉献。 一、主要内容 〔一〕数字化的档案信息 档案管理信息化的根底是档案信息的数字化，其它环节都建立在档案信息数字化的根底之上。我们常用的档案的管理主要是以纸质档案管理为主，对于信息化的管理要求把这些纸介质的信息转变为数字化信息。一方面为了方便通过计算机直接管理，我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我们可以实行无纸化办公，需要存档的文件及材料都以电子版的形式为主，确保今后在档案接收时就实现数字化。 〔二〕档案信息的网络化应用 传统的档案效劳主要采用面对面的形式，即效劳对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为根底的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给效劳对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然会使工作效率和档案的利用率大大提高。 〔三〕档案的自动化检索 在以往的档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索数据，其效率及速度是传统检索工具不能到达的。另外还可以在基于Web 方式的网络效劳器上建立这种自动化检索方式，用户通过网络检索即快捷又方便。 二、檔案信息化的特点 〔一〕原始性 档案信息化后电子文件的原始性意义已经不同于传统纸质时的原件要求，档案资料的内容与载体已经被分割，只能保证用户使用到的档案资料内容上是原始的，形态上实际为档案文件的复制品。为保证进行档案信息化后不丧失档案资料的载体原始性，通常会仍设置纸质、磁带、碟片等载体的版本库，留存载体原始性信息。 〔二〕准确性 档案资料的准确性是数据分析的必要保障，没有准确性的档案资料作为根底保障，后期一切以档案资料为依据的分析和总结都可能会出现或大或小的偏差，严重影响档案资料的利用和研究，在企业中，甚至会影响企业的利润，甚至运营决策。在档案信息化过程中，无论是旧有的纸质媒介转电子文档，还是新档案的同步录入，都可能会出现录入错误的情况，这些状况会对档案资料的准确性造成很大的影响。并且电子文件因为不像原始纸质档案资料，可能存在手写修改。纸质档案资料上的笔迹、痕迹等其他侧面信息对错误档案可以再行推测判断，可修复，可追溯性较强。影响档案资料信息化准确性的可能问题，设置限制和检查机制，降低错误率，提升档案信息化准确性。 三、档案管理信息化面临问题和解决途径 〔一〕加强档案管理人员技术培训 档案人员素质的上下与否直接影响到档案管理信息化的管理水平，档案信息管理的不断完善及优化的过程，也是档案管理人员技术水平提高的过程。档案管理人员的素质是做好档案信息化建设工作的最重要的因素之一。我们要实现档案信息的科学化、标准化必须加强档案人员的继续教育，通过培训学习使他们掌握档案信息的新知识、新技能，以满足工作的要求。计算机技术在档案领域的成功应用是档案信息化管理的核心。所以，对于档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理实践中。档案信息化建设需要有业务熟练、精干的技术队伍作后盾。 〔二〕企业领导的高度重视 对于实现档案信息化管理需要企业最高领导的重视，同意在资金、设备、人员等方面大力支持档案信息化建设的工作，并把档案信息化管理工作，纳入本企业的重点工作范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。对于主管档案工作的领导也要负责任，对于日常的工作开展要常问，了解档案工作现状，提出工作要求、布置任务，指导档案部门按照规定开展工作，工作中出现的困难及存在和问题及时帮助协调解决。只有领导重视，才能提高全员意识，把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。 〔三〕加强根底设施建设 根底设施建设是加快档案信息化建设进程关键，而软硬件设施是实现档案信息化建设的根本条件，是档案信息资源电子化转换及信息存贮和开发利用的根底所在。这就要求企业投入足够的资金购置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时配套的网络建设也是必不可少的。这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的根底设施保障。 四、结语 档案信息化管理是科学技术开展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的一个重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，就必需实行档案信息化管理。 参考文献： [1]任思忞.信息化时代下档案管理创新及开展探讨[J].人力资源管理，2023，〔07〕.