2023年会务接待最终版.doc

会务接待[最终版] 一、会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师〔或工作人员〕到达日期〔确认航班或车次〕、会务组的会议要求〔会议主办单位内容，到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排〕；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥〔房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置〕，落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式〔需根据报到人数安排相应接站用车〕；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社〔只是提前进行大致预订〕。▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将 件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车〔公交车〕方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项〔 3、〕工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具〔会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】 预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】 座签牌〕同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】 进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系 、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系 、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题〔如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况〕；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置【如：餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】 。 3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】 。 三、会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是【收费】 。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。收费过程中必须严格按程序操作，及：〔1〕确定学员情况〔2〕根据情况计算应交费用〔3〕填写收费【收据】 不撕。〔4〕收款〔5〕将收据撕下交于学员〔6〕填写报到表。 2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在【原收据】 的根底上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。 四、会议期间注意问题 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。 2、会务组所用的书面文件需保存完好。 3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式表达；及相互出据凭证。 4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险平安的存放 第二篇：会务接待一、关于接待工作 1、如何迎接客人 注意五点： 一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原那么，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。通常按照高规格接待来宾，表达了高度重视、对外开放、扩大宣传的姿态和心情。 二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员那么应在客人离开之前到达送行地点。 三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而比照拟熟悉的客人，那么不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。 五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。 2、如何称呼、介绍和握手 关于称呼。国际上，对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士，还可直接称其职务、阁下。 迎接一批客人，如何介绍呢。是先介绍客人，还是先介绍主人。通常由礼宾工作人员或欢送人员中身份最高者，先将前来欢送的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时，西方是先卑后尊，我国是先尊后卑，西方与我国正好相反。握手的问题，手次序：由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女性先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。 3、如何陪车和引导 客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢。 乘坐轿车时，通常有两种情况。当有专职司机开车时。主人坐在司机后面，主宾坐在主人的右侧。上车时，最好请主宾从右侧门上车，主人从左侧门上车，防止从主宾座位前穿过。遇到主宾先上车，坐到了主人的位置，那么不必请主宾挪动位置。如果是主人自己开车，那么要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。乘坐中大型面包车时，那么前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。为客人关车门时，要先看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客人。当宾主并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。单行〔hang〕行〔xin〕进时，引导者应走在前，来宾走在其后，起到带路的作用。出入房门时，引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。 4、如何会见和会谈。 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 如会谈长桌一端向正门，那么以入门的方向为准，右为客方，左为主方。 如果有合影，如何安排就座呢。 一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。 如果是上级领导来视察，安排合影时，那么要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。 5、如何宴请。 主要有三个环节。排好菜单、定好形式、排定座次。 排好菜单。要表达民族特色、地方风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，少上昂贵菜肴，不上禁忌菜。如我们宿迁招待来宾，主要是上本地特色菜肴，我们简称叫做“土特家常菜，鱼虾水产品〞。如粉皮、千张、地皮菜、大白菜豆腐，龙虾、螃蟹、银鱼、鲫鱼、瓦块鱼等。关于饮食禁忌，如回民不吃猪肉，犹太后裔不吃猪肉、兔子及禽类等，印尼、马来西亚人也不吃猪肉〔信奉伊斯兰教〕，阿拉伯人不吃猪、马、骡、驴肉，有的还不吃兔肉。了解了这些习俗，安排时就要特别注意。伊斯兰教还禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。定好就餐形式。 宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。宴请形式有宴会、招待会、茶会〔又称茶话会，是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会，重点不在“茶〞，而在“话〞〕、工作餐。这里着重介绍一下宴会中的正式宴会和招待会中的冷餐〔即自助餐〕。这是目前接待来宾最常用的两种宴请形式。 正式宴会是仅次于国宴的一种宴会，可安排席间乐，宾主均按身份排位就座，用地产白酒和其他饮料。正式宴会的现场，应布置得严肃庄重大方，不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花。正式宴会通常要挂“欢送宴会〞大字横幅，有时还配以标语，标语的内容可以根据宴会的主题来拟定。 排定座次。正式宴会桌次的排列。主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上，有讲台时临台为上。 2、 3、4o等其它桌的位置，以离主桌位置远近而定，近高远低，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。 正式宴会座位的排列。通常安排每桌10人，来宾的位置以离主人座位的远近而定。我国习惯按各人本身职务排列，以便于谈话。当只有一位主人时，1号来宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一侧， 3、 4、 5、 6、 7、 8、9号等来宾依次分别坐在两侧。当有两位主人时，即有第一主人和第二主人时，1号来宾坐在第一主人右手的一侧，2号来宾坐在第一主人左手的一侧，3号来宾坐在第二主人右手的一侧，4号来宾坐在第二主人左手的一侧， 5、6号来宾分别坐在 1、2号来宾的两侧， 7、8号来宾分别坐在 3、4号来宾的两侧，其他来宾依此排座。 冷餐会〔又叫自助餐〕，常用于宴请人数众多的宾客。往往设主宾席座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动取食进餐。这种进餐形式越来越受到欢送，宾主双方感到轻松自由，便于交流。 6、如何观看节目。 观看文艺节目，一般以第 七、八排座位为最正确。观看电影那么是第十五排前后为好。专场演出要把贵宾席留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。 如举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。参加舞会的男女人数要相当。注意歌舞相间。男士要主动请女性跳舞，女性可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不可拒绝。舞会快结束时，结尾曲要能让来宾感到舞会快要结束了。 7、如何参观游览 一是工程选定。结合来访目的、客人意愿和兴趣、本地特色、来宾是否参观浏览过进行安排。 二是安排布置。工程确定之后，应做出详细方案，先看什么、后看什么，在哪儿停车、在哪儿介绍、在哪儿上卫生间、在哪儿上车，以及中间如何引导、由何人介绍情况等等，都要向接待单位交待得清清楚楚。 对于大型的、重要的、复杂的参观活动，要特别注