2023年公司机要文件管理规定.docx

天道酬勤 公司机要文件管理规定 　 附件8 　有限责任公司 　机要文件管理规定 　第一章 总 那么 　第一条 为加强有限责任公司〔以下简称公司〕机要文件管理，根据国家有关保密工作规定及中央、华能集团、北方公司有关机要文件管理规定，结合公司实际，制定本规定。 　第二条 本规定所称的机要文件，是指内容含有国家秘密的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物，以及以文字、符号、图形、声像等形式含有国家秘密、泄漏会使国家的平安和利益遭受损害的载体。 　第三条 本规定适用于公司本部各部门、所属电厂和露天煤矿。 　第二章 组织管理 　第四条 公司党委工作〔组织〕部和综合部是机要文件的归口管理部门，按照党委、行政公文管理范围，分别负责对各单位机要文件管理工作进行业务指导和催促检查。 　第五条 负责办公室〔党委办公室〕事务的部门负责人是本单位机要文件管理工作的第一责任人，须指定1～2名政治可靠的同志担任或兼任机要员，负责机要文件日常管理工作。 　第六条 公司应加强对机要员的教育培训。机要员在承当相关工作前须签订保密承诺书。机要员临时外出时，应由主管领导指定专人代理工作，不得擅自找人代理。机要员因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。 　第七条 机要文件管理过程中的责任追究，按照中国华能集团公司企业领导人员保密工作责任追究暂行方法和中国华能集团公司保密工作管理方法、北方联合电力有限责任公司保密管理方法和有限责任公司保密工作管理方法有关规定执行。 　第三章 文件管理 　第八条 签收保管 〔一〕机要文件须由机要员接收管理，接收机要文件时，须认真核对和登记有关信息。 〔二〕机要文件由机要员负责保管，应分类存放于符合平安保密要求的保险柜中，并与非涉密文件分开存放。机要文件传阅过程中，阅批、阅办文件人员负责按机要文件管理要求管理文件。机要文件传阅、办理过程中形成的文电处理签、传阅单等，与机要文件一起保存。 〔三〕存储涉密电子文件〔含过程稿〕的涉密计算机或者专用涉密移动存储介质，按照所存储文件的最高密级进行管理，有关规定按照北方联合电力有限责任公司涉密计算机及移动存储介质保密管理规定执行。 　第九条 发送传递 〔一〕发送机要文件，须严格按照机要文件发送有关规定办理，通过机要局邮寄。 〔二〕发送机要文件，机要员要仔细核对文件信息及发送范围，检查机要文件封装和书写的标准性，并在信封上标注密级。 〔三〕严禁通过普通、普通邮政、快递、互联网或其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递机要文件。 〔四〕机要文件交换需装在专用的文件包或文件箱内，严禁在没有保密措施的情况下携带文件外出，严禁自行车夹带或携带机要文件乘坐公共交通工具，严禁携带机要文件回家或到公共场所参观、探亲、访友、游览等。 　第十条 阅读传达 〔一〕阅读传达范围 　严格按照文件的发布层次和有关规定执行，任何部门和个人不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。 〔二〕阅读传达要求 　1.阅读机要文件应在办公室进行，不得将文件带出办公区,不得在公共场所阅读，严禁积压、延误或长期私存。 　2.集中阅读传达机要文件，要在符合保密要求的会议室进行，传达时禁止录音、录像，禁止使用无线话筒等设备。 　3.确需扩大或缩小阅读传达范围的，须严格履行审批手续，报公司保密委员会主要领导批准。 　第十一条 文件办理 〔一〕收文办理 　1.需办理的机要文件由机要员登记后，贴附机要文电处理签，以纸质文件送签和办理，办理流程及要求遵照北方公司公文处理方法执行。 　2.任何单位和个人在办理机要文件过程中严禁摘录、拍照，严禁擅自将文件内容进行数字化处理，严禁在非涉国密计算机上进行相关信息处理、传输和存储。 〔二〕发文办理 　1.回复。回复机要文件须按照密来密复原那么办理，根据来文密级确定拟制文件密级。 　2.转发。转发机要文件须请示原发文单位同意，不得擅自变更、解除原文件密级，转发密级文件须按同等密级定密。 　3.拟制。拟制机要文件须在涉密计算机上起草，并标明密级和保密期限，以纸质文件履行签批手续。拟制送签过程应当严格控制知悉范围并采取保密措施。 　4.封发。封发机要文件须通过专用设备进行信息传输，不得通过非涉密网络和其他移动存储介质传送。 　5.印制。印制机要文件应严格按照发送范围和份数执行，不得擅自多印多留。机要文件应在专用涉密输出设备上统一印制，印制过程中产生的原稿、校样、废页等应及时销毁。 　6.非书面形式的涉密信息应以光盘形式报送，并采取能够明显识别的方式在光盘上标注密级。有包装〔套、盒、袋等〕的，还应以恰当方式在包装上标注密级。 　第十二条 借阅、复制和汇编 〔一〕机要文件的借阅 　1.借阅机要文件由需求部门、单位提出申请，在履行审批手续〔附件2〕后办理借阅。 　公司各部门借阅机要文件，须经本部门负责人同意、公司保密办主任审批后借出。 　2.借阅文件需在预借时间内归还，预借期满还需继续使用的需办理续借手续。 〔二〕机要文件的复制 　1.复制机要文件由需求部门提出申请，在履行审批手续〔附件3〕后办理复制。 〔1〕公司各部门复制机要文件，须经本部门负责人同意、公司保密办审批后办理复制。 〔2〕绝密级文件和发文单位明确规定不准翻印、复制的文件，不得复制。 〔3〕机要文件复制件等同原件管理。 　2.复制方式。 〔1〕机要文件须在涉密复印机上严格按审批数量进行复制，应逐一加打份号并作登记。严禁多印多存。 〔2〕严禁到社会上营业性的复印场所复制机要文件。 〔3〕复制机要文件严禁遮盖原文件密级、文号等文件信息。 　3.后续管理。 　机要文件复制件由申请部门负责发放和收回，使用完毕，统一清退至原文件所在部门。 〔三〕机要文件的汇编 　1.机密级、秘密级文件的汇编，须经公司保密办审核同意，严格按照国家有关规定履行报批手续后予以汇编。 　2.绝密级文件不得汇编。 　3.汇编文件视同原文件管理，文件汇编本的密级按编入文件的最高密级标注，发送范围按编入文件的最小发布范围确定。 　第十三条 公开发布 〔一〕机要文件在解密前，文件的全文、、标题、发文字号等文件信息均不得在非涉国密的单位文件、简报资料、内部刊物、内部网站等使用。 〔二〕在公开的文件资料、出版物、会议和新闻媒体、内外网上使用中央、国务院文件内容时，应使用中央、国务院授权的党政媒体经删改后公开发布的版本。 〔三〕开会传达机要文件精神或研究相关工作的，不得对会议内容进行新闻报道。 　第十四条 清退销毁 〔一〕机要文件的清退 　1.公司本各部门完成机要文件传阅办理后，应及时完成核点清退工作。 　2.未按要求完成机要文件清退工作的，须以书面形式说明情况。 〔二〕机要文件的销毁 　1.销毁审批。各部门机要文件销毁前须严格履行审批手续，须将待销文件清单送公司保密主管领导批准签字后，安排机要专人送至自治区保密局指定的单位监督销毁，任何个人不得私自销毁。 　2.存储机要文件的涉密计算机和移动存储介质，在保密期内的计算机硬盘、U盘、软盘、光盘等不得随意报废销毁，应在确认解除保密期后，经保密平安检查、登记后，送定点机构统一销毁。 　第四章 附 那么 　第十五条 本规定由有限责任公司党委工作部负责解释。 　第十六条 本规定自文件印发之日起执 　附录1 　机要文件借阅审批单 　编号 　借阅 〔201 〕 号 　经办人 　序号 　密级 　文件标题 　原文号 　收文号 　份号 　1 　2 　申请 　部门 　经办人 　借阅时间 　自 至 　联系 　用途及使用范围说明 　部门 　审批 　文件归口 　部门意见 　保密办审批 　归还时间 　归还人 本卷须知：1.以上文件严禁擅自复制。2.确有必要复制的，须履行审批手续，并在涉密复印机上进行复制，严禁将机要文件在社会上营业性的复印场所复印，复制件视同原件管理。3.请严格按照文件注明的知悉范围和领导批示范围组织传阅，不得自行扩大阅读范围或交无关人员阅读，不得将文件横传。4.阅读秘密文件应在办公场所，严禁私自带回家中或在公共场所阅读。5.阅读文件时，非经允许不得摘录或公开引用秘密文件信息，召开会议传达涉密文件的，新闻报道中不得引用原文内容。中央文件的发文字号，不公开使用。6.阅后及时将原件或复制件收集齐全统一清退至文件归口部门。 　附录2 　机要文件复制审批单 　编号 　〔201 〕 号 　经办人 　序号 　密级 　文件标题 　原文号 　收文号 　原文件 　份号 　申请 　部门 　联系人 　及 　复制份数 　复制件 　使用时间 　自 至 　用途及使用范围说明 　部门审批 　文档归口 　部门意见 　保密办审批 　归还时间 　归还人 本卷须知：1.申请部门负责复制件的分发、回收工作和清退工作，使用完毕后须及时将复制件收集齐全统一清退至文件归口部门。2.须在涉密复印机上进行复制，严禁将机要文件在社会上营业性的复印场所复印，复制件视同原件管理。3.请严格按照文件注明的知悉范围和领导批示范围组织传阅，不得自行扩大阅读范围或交无关人员阅读，不得将文件横传。4.阅读秘密文件应在办公场所，严禁私自带回家中或在公共场所阅读。5.阅读文件时，非经允许不得摘录或公开引用秘密文件信息，中央文件的发文字号，不公开使用。