2023年制定一份接待客人方案.doc

制定一份接待客人方案 制定一份接待客人方案一1、心理准备 （1）诚恳的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。 （2）合作精神。看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。 （3）具备一定的礼仪知识。特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。 2、物质准备。物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。 （1）环境准备。全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。 （2）办公用品准备。例如。前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。 3、业务知识和能力的准备，即企业的开展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。主要由行政部、市场营销部负责。 4、了解来宾的根本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待方案。主要由人事部、方案部、财务部负责。 快速了解外宾的根本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。涉及到的具体内容有：（1）主要陪同人员;（2）主要工作人员;（3）住宿地点、标准、房间数量;（4）宴请时间、标准、人数;（5）会见、会谈时间、地点、参与人员。 为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进行，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员： 1.人员安排表。包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。 2.日程安排。包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。 3.接待经费列支：包括（1）工作经费：租借会议室、打印资料等费用;（2）住宿费;（3）餐饮费;（4）劳务费：讲课、演讲、加班等费用;（5）交通费;（6）参观、游览、娱乐费用;（7）纪念品费;（8）宣传、公关费用;（9）其他费用。 附：公司一般部门 总经办、行政部、人事部、方案部、财务部、市场营销部（市场部、物流部、销售部、营销部、采购部、生产部hellip;hellip;）hellip;hellip; 总经理办公室：负责全公司协调，包括制度、接待、会议等，属于公司中心决策; 财务部：财务经理，出纳员，记帐员等负责费用收支、预决算、工商税务等; 销售部（营销部）：市场营销、客户效劳等 人力资源部：公司人事、培训、劳资、考勤、保险、职称等; 行政部。如果是生产型的公司部门相比照拟多点，比方企管部，技术研发部，生产部，后勤部，基建设备部，采购部等等经理，财务部，销售部都是根本部门一般都是要有的，其他的部门看公司的性质及情况而定。 另附： 一。宾客到达前要做好如下环节的准备工作。 1.来宾的根本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排; 2.及告主管院领导，听取领导对接待工作的意见;。 3.制定接待方案，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批;。 4.协调有关部门落实接待方案。 二。宾客到达后应做好以下效劳工作。 1.接站;。 2.根据客人具体情况安排住宿;。 3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导;。 4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;。 5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。。 三。宾客离去时应做好如下收尾工作。。 1.征求来宾对接待工作的意见;。 2.将订购的返程票交到来宾手中;。 3.协助来宾结算住宿费等;。 4.落实返程安排及送行车辆，送站;。 5.通知来宾单位接站;。 6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。 一、做好接待环境准备工作 （一）学习目标 要求。做好办公室硬环境和软环境准备。 （二）接待工作环境准备 会客室（办公室）环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。 制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。 会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以沉着地讲话。 （三）相应知识 1.绿化环境。会客室（办公室）的绿化是不能无视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。 2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。 3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度缺乏的场所工作，很容易引起视觉疲劳。 4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。 （四）本卷须知 1.在接待工作中要加强门卫登记制度。 2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的平安防护措施，防止窃密现象发生。 二、做好接待工作物质准备 （一）学习目标 会客室应做好接待物质准备。 （二）接待工作物质准备 会客室应准备好座位、茶水，还应有一部 ，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打 出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。 （三）相应知识 办公室的用具设计要精美、稳固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。 （四）本卷须知 办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。 2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。 3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。 三、做好接待工作心理准备 （一）学习目标 要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。 （二）心理准备 秘书人员接待礼仪的根本要素是诚心，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种门难进、脸难看、话难听、事难办的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。假设一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反响，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。 （三）相应知识 要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。 仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识 秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。 1.仪容 仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成局部之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤（如手部、颈部等）等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。 （1）发式 发式美是人仪表美的一局部。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最根本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。 （2）面容 面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要采取整容与化装两种方法。 （3）颈部 颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。 （4）手部 手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容无视。 制定一份接待客人方案二一、接待方案的主要内容 （一）学习目标 熟悉接待方案的主要内容。 （二）拟定接待方案 接待来访者，特别是接待来访团体的第一项工作，就是要拟定出切实可行的接待方案。接待方案的主要内容包括： 1.接待方针，即接待的指导思想。 2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样，大局部接待都是对等接待。第二种是高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待，即陪同人员比客人职务要低，主要适用在基层。 3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，比方安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长。 4.接待形式。 5.接待经费开支。 （三）相应知识 我国是一个多民族的国家，在制定接待方案和接待工作时，一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍局部少数民族礼仪、习俗情况，供接待少数民族来访者时参考。 二、熟悉接待工作具体事项 （一）学习目标 熟悉接待工作的具体事项，更好地制定接待方案。 （二）熟悉接待工作具体事项 1.首先要了解清楚来宾的根本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点。 2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待方案和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。 3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿。 4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车。 5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好