2023年浅谈秘书的角色意识.docx

浅谈秘书的角色意识 论秘书人员的角色意识和知识结构 对人类迈进新世纪——21世纪及参加wto后，随着科技的进步、社会的快速开展，秘书也将面临着新的机遇和严峻的挑战，分析了新世纪秘书除熟练掌握过去的知识外，还应掌握的新知识。还提出了秘书要认清形势，强化意识；不断地对自己的知识结构进行自我调节；善于把握和运用知识间的相互联系；结合秘书工作的实际。通过这些途径来优化自己的知识结构，以求秘书能适应这个新世纪。 关键词：招聘就业知识结构危机 一、引言 秘书已经成为21世纪的热门职业之一。在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为秘书工作者每天就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录，连脑子都不用动，所以秘书只要掌握根本的秘书知识就可以了。但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，当wto的快车驶入中国的大门时，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。如何做一个称职、合格的好秘书已经引起人们的广泛关注。因为仅有传统意义上的知识结构，已不能适应新世纪开展的需要，只有对自身现有的知识结构作及时地调整，优化和补充，方可立于不败之地，才能适应这个社会和世界。因此，研究新世纪秘书的知识结构，是很有必要和有价值的，本文就此作一探讨。 二、就近年文秘专业的就业根本情况如下分析（1）市场总体需求根本情况 在被调查的40个城市的人才市场登记的用人需求共为290.9万个，登记求职的共852.9万人。职位需求比为l： 2.93。各类大中专校毕业生是人才市场的主要供方。招聘专业和求职专业的主要情况是： 1、招聘专业数量排前2023位的是。市场营销41.05万；计算机24.33万；建筑13.15万；管理11.77万；文秘11.7l万；企业管理11.l8万；机械2023.98万；电子工程2023.76万；财会2023.48万；经济7.02万。招聘专业数量排前2023位的占招聘专业总数的52.39％，文秘专业排名第五，占总招聘数的4.03%。足见文秘专业人才所占份额较大。 2、求职专业排前2023位的是。计算机44.59万；市场营销40.85万；财会32.56万；管理29.99万；文。。 9.59万；经济27.19万；机械27.2023万；电子工程22.96万；企业管理18.52万；建筑18.12万。求职专业数量前2023位的占求职总数的34.17%。文秘专业职位需求比为1： 2.52，低于平均水平，这说明文秘专业较之其他专业还有一定潜力，就业形势总体看好。 同时就北京、深圳两地总体情况说明，文秘人才在东南沿海市场经济比较兴旺的地区就业空间较小，而在文化底蕴足、新兴产业多的热点城市以及中、西部资源丰富、经济欠兴旺地区的就业环境相对宽松，需求较旺。 3、高学历文秘型人才依然供不应求，本科以下学历构成了人才市场供需的主体。进入人才市场求职的个人中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）占1.49%，本科学历占33.13%，大专以下（含大专）的占58.91%。在用人单位发布的用人需求中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）占3.67%，本科以下学历（含本科）占96.33%，显示出高学历人才在求职中仍具有很大的主动性。其中，硕士研究生以上学历（含硕士研究生）中，机械、市场营销、建筑、通信工程等专业供不应求，计算机、财会专业供需根本持平，文艺、体育、医药、管理等专业出现比较严重的供大于求现象。在本科以下学历中（含本科），市场营销、建筑专业、电子工程、通信工程等专业求职形势较好，计算机、管理等专业不容乐观，文秘专业中低学历者（大专以下）那么更值得担忧。应聘岗位硬性要求 1、要求“有相关工作经历、经验〞者 2、要“应届毕业生中优生〞 3、“限户口所在地〞 此外，从招聘信息中可以窥见的几点规律 1、招聘初、中级文员和秘书的比例较大，共72条，约占69%，招聘高层秘书人员的比重较小，共27条，约占26%，其他专门秘书仅占3%。可见，文秘大专生应在初、中级文秘岗位上去谋求生存与开展。 2、随着招聘秘书的级别的升高，聘用条件渐趋苛刻，素质要求越来越高，就聘难度也逐渐变大，且数额渐少，但工资待遇越来越丰厚。 3、综合素质好者，工作适应能力便强，就业受聘的可能性便大增。总的看来，人才市场对文秘类求职者提出了较高要求，主要集中在人品、职业道德等非智力因素和思维、知识、技能等智力因素以及外表因素方面，那种性情开朗、为人诚信、做事认真、有敬业奉献精神和较强亲和力者，能独当一面、熟悉办公室各项工作、综合能力强者，形象端庄、气质上乘、身高适宜者，在职场中必将大占先机。 三、秘书知识结构分析 1.知识结构的含义知识结构， 是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。这里所讲的“比重〞，不仅指数量关系，也指质量关系。 2.秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：根底知识、专业知识、相关知识。 （1）广博、扎实的根底知识根底知识是秘书知识结构中的根基。根底知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的根底知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这局部根底知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这局部知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。文化根底类。如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。而这些我们上小学、初中乃至高中时就已学了这些根本方面的知识。当然，我们还需要不断更新、扩展这些知识。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论根底上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同效劳单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。 （2）精深的专业知识专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识。这局部知识是秘书知识结构体系中的核心局部，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这局部知识主要有秘书学、文书学、公文写作学、信访学、会议学、调研学、档案管理学以及现代通信知识、办公自动化知识等等。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识，才能成为合格的秘书人才。秘书所在部门的业务知识。秘书人员所效劳的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。（3）多样的辅助知识辅助知识既不像根底知识那样具有“根基〞作用，也不同于专业知识那样起“标志〞作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括：管理学知识。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一局部。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多的分支学科，秘书人员除了掌握管理学原理之外，可以根据自己所效劳单位的性质来选择学习管理学的分支学科。如行政机关的秘书可选学行政管理学，企业秘书可选企业管理学等。公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比方代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添荣耀。心理学知识。秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识。中国共产党的根本路线明确地规定当前全党工作应以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识。秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。此外，秘书人员还应掌握一些诸如决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等发面的知识，扩大自己的知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。 四、当代社会秘书在行业中发挥的作用 继承传统秘书工作的内容，秘书工作主要负责接听 ，向 询问者提供信息，记录留言，转接 ；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品。 随着社会的进步和经济的开展，秘书业也对其工作人员有了新的要求。如今在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，所以秘书这个岗位是很重要的。秘书成为企业新形象的代言人。 五、秘书人员危机分析自商业秘书诞生秘书尤其是女性秘书经常被称为“小秘〞，除了日常的行政工作以外，吃饭应酬也是女性秘书的必备技能之一，更有公司在人员招聘时直接忽略专业能力，硬性要求女性身高1.68m，五观端正，气质出众等条件女性秘书面临着社会和人类道德的双重压力。 如今，高校秘书专业毕业生陆续就业，在专业能力方面前景有所改善，但女生总体情况并不乐观，人们从根本上并没有摆脱旧思想的影响，社会风气腐败也为当代秘书形象转型有很大影响，这也是秘书从业人员到有一定工作年龄时转行的原因之一，至此，形成了一个恶性循环。 同时，秘书行业在中国并非是传统的职业，它是在新中国改革开放后由于经济的开展，后期新兴起来的行业，相较于中国传统的职业仍受传统思想的排斥，同时人们对于这个行业并没有先进性的认识和系统的学习过。所以并不能完全的发挥其应有的作用。 如今，秘书新型秘书专业的高校毕业人仍面对许多的危机。相较于传统意义上的秘书，秘书职业可替代性强，薪酬较低，重视度不够，工作性质稳定没有太大的挑战性。很多从业人员在经过一段时间的工作后开始方案换行。这说明秘书行业在中国还没有形成一个明朗的行业前景。 面对此类情况，秘书从业人员一方面要有意识的加强自身可应用能力外，还要拥有自己独有的特别技能才能在行业中拥有不败之地。同时，社会也应该有意识的去加强认识秘书的特有素质。参考文献 汪力.秘书是怎样炼成的.时事出版社.202223.3（1）：3--30 第9页 共9页