2023年行政文员岗位说明书.doc

行政文员岗位说明书行政文员岗位说明书 行政文员岗位说明书 撰写:审核：批准：一、岗位信息 岗位名称 行政文员 所属部门名称 综合管理部 编制日期 工作时段 白班 任职者 签字 直接上级岗位 综合管理部经理 直接上级姓名 签字 二、岗位目的 科学合理地进行行政管理，保证公司行政事务顺畅；保证各类文档准确及时打印，重要资料的完整保存，办公用品的合理补充和发放，会议服务热情周到，公司电话、网络系统通畅，树立良好的企业形象；充分利用后勤资源，做好后勤服务，让员工有良好的住宿和生活环境。三、基本任职资格要求 知识 学历与专业 大专以上学历，行政管理、文秘或相关专业。专业知识 行政管理的基本知识，掌握相应的文书撰写与处理能力、人际关系、接待、礼仪服务知识、具有良好的职业意识。资格证书 无 经验 工作经验 2 年以上相关工作经验。技能 要求 专业技能 交际沟通;统计分析;公文写作过硬的知识底蕴、较强的应变及接受能力、文书的撰写、传递、存档、思维敏捷、思路清晰。管理技能 组织协调能力;人际沟通能力;良好的服务态度 通用技能 计算机(office 办公软件的应用)；公文写作 四、职责范围 序号 职责范围 职责权限 绩效衡量/考核标准 1 l 负责公司各类证照的登记、批文、年审及保管等工作，保障公司正常运作；l 负责传真机、复印机、打印机、电脑、空调等办公设施的使用管理；l 协助公司领导完成与政府职能部门、外部各机构的沟通及办理相关事项；l 协助完成公司各类招待事务，包括来访客人的接待、会议安排、住宿、交通、用餐的预订工作；l 负责公司工作简报及管理会议纪要的整理工作；l 负责公司或部门公文的起草工作；l 协助公司负责企业形象的宣传、维护工作及定期更新宣传栏；l 负责公司报刊、杂志的征订及发放工作；办公类表单的印制与发放管理工作；车辆通行证的办理；l 协助监督行政用车的使用管理；l 协助拟定部门月资金计划的安排、申报，落实付款计划；l 负责办公用品、劳保用品、工作服及员工福利用品的采购申请及发放管理；l 协助监督办公综合楼、厂区清洁及公司绿化维护；l 协助监督食堂管理制度的落实，督促食堂人员贯彻执行食堂制度；负责食堂班组的值班安排和考勤工作，做好伙食补贴表，经各级领导审批后交与财务，协助对食堂人员工作情况进行考核评估；l 协助监督保安管理，督促保安员贯彻执行门卫制度；负责保安队的值班安排和考勤管理；检查保安治安巡逻工作及各项工作记录，协助对保安人员工作情况进行考核评估；l 负责公司各项督办事项的督促完成工作。执行/组织/协助 管理层评价 部门经理评价 员工满意度 来访人员评价 档案的完整性及整洁性 2 电话及网络系统管理 l 负责电话及网络系统的维护和管理，保证系统的畅通；l 处理有关电话增设报装、内部移动电话网络的入网、退网等事宜。执行 部门经理评价 员工满意度 3 固定资产管理 l 负责公司固定资产的实物管理、调拨、报废手续办理，每半年进行一次盘点。执行 固定资产的保全性、记录的完整性 4 员工宿舍管理 l 监督、落实宿舍管理制度；l 宿舍水电帐目管理；l 定期组织开展宿舍卫生检查评比及宿舍用电安全检查。实施/参与 准确性、及时性 5 其他工作 l 及时完成部门领导交给的其他工作。执行 及时性 工作环境与劳动保护说明：例：有粉尘、噪音污染和伤亡风险，需配备安全头盔、防护眼罩、耳塞、袖套、手套、劳保鞋上岗 行政文员工作职责 1、负责做好计算机打字、复印等行政工作。2、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。3、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。做好公司宣传专栏的组稿。4、负责公司电话的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。5、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。6、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实 相符。7、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。8、完成各项勤杂、采购工作。9、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。10、责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记 11、做好会议纪要。12.完成领导交办的其他临时工作 工作要求：1、确保各项工作的及时及准确完成。2、保管好各种设备及材料。3、对于物品的购买及发放要严格按照公司的规定进行。4、购置物品的经费预算要合理，购置价格要保持在市场的平均水平。5、能密切配合其他同事的工作，同时很好的完成领导交代的各项工作。6、会议记录要符合记录规范，突出重点，并做好存档。7、会议安排要合理，并能及时通知与会人员。岗位权限 1、要求部门主管配合的权力 2、监督各项办公用品使用的权力 3、对工作所需物品提出购置意见的权力 4、对企业的发展提出合理化意见的权力 劳动条件和环境 本岗位属于较轻体力劳动，室内办公结合外部出差进行，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。工作时间 本岗位实行每周四十小时标准工时制，每天 9：0018：00，中间 11：3013：00 就餐并休息。双休，但要服从公司调度及部门经理安排。