2023年办公设备采购与付款.doc

办公设备采购与付款 　 办公设备采购与付款一 业务流程范围1.涉及的业务范围编制办公设备采购方案、签定合同、运输、结算、检验、入库、核对2.所涉及的部门范围总经理办公室财务部二、 目标1.经营目标保证适当的库存满足工程建设需求，及时采购。货比三家，选择适宜的采购价格合理采购，合理降低采购本钱。保证采购的数量和质量物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。2.财务目标确保办公设备采购会计记录真实、准确、完整保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全保持公司信用3.合规目标符合国家有关法律、法规以及东莞新奥公司内部规章制度。所购物资的质量符合国家有关规定三、 风险1.经营风险办公设备质量不合格导致公司安全运营出现隐患。采购不及时影响办公需要。人情采购，导致设备质量不合格、采购本钱增加。采购方案安排不合理导致运杂费增加。采购的材料与订单不符，导致数量超耗、质量差异未经审核，擅自更改控股标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险2.财务风险采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。没有准确和完整的财务记录。虚假记录采购交易，导致资产流失。采购付款不及时，引起购销双方矛盾，造成采购困难。3.合规风险采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处分，造成损失。质量不合标准，引起质量纠纷四 相关会计科目银行存款现金管理费用-低值易耗品摊销应付帐款〔预付账款〕其他货币资金五 、业务流程步骤：5.1.请购5.1.1公司各部门在年度预算范围内编制办公设备采购方案，在每月的25日前编制下月的〈办公设备采购方案〉，报总经理办公室统一编制公司的月度〈办公设备采购方案〉，报财务部做办公设备采购的付款方案。5.2.审批5.2.1.总经理办公室审核各部门申报的下月办公设备采购方案，充分考虑实际需要和现有办公设备的数量，修订、编制整个公司的办公设备采购和付款方案，报财务部审批。5.2.2.财务部根据总经理办公室审核的〈办公设备采购和付款方案〉，在年度预算核定的范围内，编制资金方案，准备相应的资金。5.3.采购5.3.1.总经理办公室根据批准的〈办公设备采购和付款方案〉进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比拟，选出适当的供货商。5.3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款形式。5.4.验收5.4.1.办公设备到货后，应首先进行调试，质量不合格的，坚决退货。5.4.2.如品质合格，才能办理办公用品入库手续，按不同价值，填写〈低值易耗品入库单〉或〈固定资产入库单〉。5.4.3.要取得办公设备的合格证和说明书。5.5.付款5.5.1总经理办公室经办人员持附有〈低值易耗品入库单〉或〈固定资产入库单〉的费用报销单，办理办公设备的报销手续。超出〈办公设备采购和付款方案〉的局部当月不予报销。5.6.核对5.6.1.各部门领用办公设备时，应填写办公设备出库单，由领用人、保管人、总经理办公室主任签字。5.6.2.总经理办公室要按每种办公设备建立低值易耗品台帐或固定资产台帐进行登记，详细登记每种办公设备的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。5.6.3.每季度末总经理办公室应组织人员对所有办公设备进行盘点，核对台帐是否与实物相符，并将盘点表报财务部核对。六 业务流程图表业务目标业务风险控制点监督检查方法流程步骤图1.保证适当的库存满足工程建设需求，及时采购。2.货比三家，选择适宜的采购价格合理采购，合理降低采购本钱。3.保证采购的数量和质量4.物资采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和控股公司内部规章制度。5.确保办公设备采购会计记录真实、准确、完整6.保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全7.保持公司信用8.符合国家有关法律、法规以及新奥燃气控股内部规章制度。9.所购物资的质量符合国家有关规定1.办公设备质量不合格导致公司安全运营出现隐患。2.采购不及时影响办公需要。3.人情采购，导致设备质量不合格、采购本钱增加。4.采购方案安排不合理导致运杂费增加。5.采购的材料与订单不符，导致数量超耗、质量差异6.未经审核，擅自更改控股标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险7.采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。8.没有准确和完整的财务记录。9.虚假记录采购交易，导致资产流失。10.采购付款不及时，引起购销双方矛盾，造成采购困难。11.采购合同不符合合同法等国家法律、法规和控股公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处分，造成损失。12.质量不合标准，引起质量纠纷1.请购：1.请购公司各部门在年度预算的范围内编制办公设备采购方案，在每月的25日前编制下月的〈办公设备采购方案〉，报总经理办公室统一编制公司的月度〈办公设备采购方案〉，报财务部做办公设备采购的付款方案。2.审批：2.1.总经理办公室审核各部门申报的下月办公设备采购方案，充分考虑实际需要和现有办公设备的数量，修订、编制整个公司的办公设备采购和付款方案，报财务部审批。2.2.财务部根据总经理办公室审核的〈办公设备采购和付款方案〉，在年度预算核定的范围内，编制资金方案，准备相应的资金。4.采购：3.1.总经理办公室根据批准的〈办公设备采购和付款方案〉进行采购前的询价。要取得各经销店的报价单，经过对质量价格的比拟，选出适当的供货商。3.2.常用、消耗量大的办公用品可以采取批量采购，分次付款的形式。4.验收：4.1.办公设备到货后，应首先进行调试，质量不合格的，坚决退货。4.2.如品质合格，才能办理办公用品入库手续，按不同价值，填写〈低值易耗品入库单〉或〈固定资产入库单〉。5.付款：5.1.1总经理办公室经办人员持附有〈低值易耗品入库单〉或〈固定资产入库单〉的费用报销单，办理办公设备的报销手续。超出〈办公设备采购和付款方案〉的局部当月不予报销。6.核对：6.1.各部门领用办公设备时，应填写办公设备出库单，由领用人、保管人、总经理办公室经理签字。6.2.总经理办公室要按每种办公设备建立低值易耗品台帐或固定资产台帐进行登记，详细登记每种办公设备的购入时间、购入数量、采购人员和领用部门、领用时间、领用数量、领用人。6.3.每季度末总经理办公室应组织人员对所有办公设备进行盘点，核对台帐是否与实物相符，并将盘点表报财务部核对。七 主要控制点相关文件购销合同办公设备采购方案资金使用方案低值易耗品入库单拨款通知单发票低值易耗品盘点表八 相关制度和备查文件管理模式－办公设备采购管理流程