2023年新形势下高校办公室工作的思考.docx

新形势下高校办公室工作的思考 ［］高等教育的不断开展和社会环境的变化，给高校办公室工作带来了新的挑战。做好高校办公室工作，不仅关系到高校的形象问题，有利于领导的科学决策，而且关系到高校的稳定和开展，关系到高等教育的开展。因此，文章结合实际工作浅谈对高校办公室工作的一些思考。 ［关键词］高校；办公室工作；思考 ［作者简介］王频，桂林电子科技大学，广西桂林，54202304 ［中图分类号］g472［文献标识码］a［文章编号］20232023-7723（202223）04-0172-0003 高校办公室作为高校的综合管理机构，是完成高校日常根底性工作，保障高校决策实施，促进教学、科研、管理各项工作协调运作的重要部门，它在学校中处于中枢地位，是为领导决策和实施决策效劳的综合办事机构。办公室是领导的参谋和助手，同时也是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和枢纽，是学校对内对外的窗口部门。它的主要工作内容是抓大事、谋全局、当高参，积极强化综合协调与系统整合功能，紧紧围绕高校加快开展的中心工作，充分发挥主动性和创造性，最大限度地调动校内外的积极性，最大限度地整合校内外的各类资源，为推动学校的改革与开展作出积极奉献。高校办公室工作的好坏，将直接影响高校的稳定和开展，因此，高校办公室如何做好工作，发挥其作用，显得尤为重要。 一、高校办公室工作的职能 高校办公室的职能主要有以下几方面： （一）参谋助手 学校领导既是决策者又是指挥者。因此，办公室既要为领导的指挥效劳，也要为领导的决策效劳。就是说，办公室既要办理事务，又要参与政务。所谓“参谋〞，主要是对领导的决策而言，经常为领导提供一些参考数据、信息，甚至出主意、想方法等;所谓“助手〞，主要是对决策的实施而言，办公室的助手作用表现在校领导处理各种问题的能力上。为了减轻领导繁杂的事务性工作，代表领导处理日常事务是办公室的一项根本职能。但办公室又不是单纯的办事机构，而应参与政务，应在校领导决策过程中发挥重要作用，这是反映办公室工作水平的重要标志。 （二）综合协调 高校办公室是学校的神经中枢，组织、协调各部门、各单位有序开展工作是其主要职能。高校在运行过程中，其内部系统由各个单位的子系统组成，各部门、各层次、各类人员由于所处位置不同，工作特点不同，思考问题出发点不同，时常会引发上下之间、部门之间、人员之间在工作中产生矛盾，发生相互脱节、相互干扰，甚至相互推诿、扯皮的现象，给高校工作带来损失。这就需要办公室进行综合协调。办公室要站在学校全局高度，在校领导的统一领导下，处理好全局与局部、重点与非重点、部门与部门、常规与突发性工作之间的关系。在协调过程中，既要坚持原那么，把握政策;又要结合实际，注重方式方法，从而提高工作效率和管理水平。 （三）督办检查 有效进行督办检查，是判断学校决策正确与否的重要途径，也是调整、完善学校决策的重要方法。对学校研究决定的一些重大事情，办公室应经常监督、检查工作进展情况，协调解决工作中存在的问题，使学校各项任务落到实处，保证政令畅通，维护决策的权威性。办公室要根据不同时期学校的工作重点、难点和热点问题，在校领导的领导下选择和确定督办工程范围。主要内容包括：（1）上级重要文件、指示的贯彻落实情况；（2）学校领导重要工作布置及办公会、重要行政会议作出的决议落实情况；（3）师生员工反映强烈的问题。在督办过程中，要抓好信息反响，及时向领导汇报，向有关部门通报。发现好的经验典型要及时组织交流、推广；发现问题要及时采取措施予以纠正，防止重大问题的发生。 （四）效劳窗口 办公室担负着沟通上下、联系内外的责任。对内，要热情接待群众的来信来访，及时为广阔师生及各个部门排忧解难。对外，办公室经常要代表学校与社会各界、国际国内进行交流，代表学校处理许多事务。办公室工作人员的形象与修养，不仅代表了办公室的形象，往往也代表着学校的整体形象和工作水平。高校办公室窗口示范作用必须不断加强和深化，通过高校办公室这一窗口扩大强化对学校外界的宣传交流，能促进学校各方面的工作正常有效的进行，使学校的经济利益和社会形象得以维护。 （五）信息收集 信息收集工作是高校办公室的一项重要工作，因此，紧紧围绕教书育人工作，及时准确全面地为学校领导及有关上级领导机关提供信息，效劳领导决策，是校办的重要任务。办公室信息收集所效劳的对象包括两个方面：一是为领导决策提供信息效劳；二是为各部门和广阔教职工传递上级管理部门和学校的政策、文件、通知、新闻等信息效劳。高校办公室信息效劳要及时、准确、有新闻价值。随着计算机网络技术的迅速开展，高校办公室信息工作已经发生了以纸张为载体的点对点的传播向点对面传播的变化。 二、新形势下如何做高校办公室工作 （一）提高办公人员素质，做好办公室人才队伍建设 办公室人员不但要熟悉办公室各类业务（事务性和科学性业务、常规性和突发性业务等），还要熟悉自动化办公以及法律法规、文秘、后勤、财务、心理、档案等相关知识。这就要求办公室主任成为一个“全才〞，应具备方案组织能力、信息处理能力、公关能力等。对此，办公室人员应主动从“事务型〞工作人员逐渐转变为“学习型〞、“知识型〞工作人员，强化学习意识，积极主动地交流学习，集思广益。上层组织管理部门也应注重提高办公室人员的学历层次和业务素质，加强对其业务能力的培训，逐步使之成为熟悉业务、精通行政管理、教育管理的专业型队伍。人才是干好各项工作的保证。因此，要建立科学、合理的选拔、培训和鼓励机制，最大限度地调动办公室人员的积极性和主动性，建设一支专业化的办公室队伍。 （二）积极推荐办公信息管理系统，提高办公室办事效率 结合学校行政管理工作的特点，研制开发适合各自校情的高校办公室行政办公管理系统，并使之成为基于业务信息源的综合处理系统和决策支持系统，推动办公自动化向高层次应用的方向开展。基于这种意义下的办公自动化系统，不仅仅是在机关现有的管理和运行模式下的自动化，更重要的是通过改变机关内部和机关与其他部门之间的交流方式，为行政管理本身的重整和开展带来新的时机，从而改变传统的行政管理方式。信息管理系统应以行政管理为核心，集公文管理、会议管理、规章管理、动态信息管理、部门事务处理、领导日程管理、个人办公管理以及用车用餐管理、文档资料管理、人员/权限管理为一体的综合办公行政管理软件系统。通过网络行政办公管理系统，校领导、办公室工作人员、部门工作人员、院系行政管理人员可以随时随地开展学校行政管理过程中的各项工作，保障学校行政管理工作的高效、平安运行，为行政管理本身的重整和开展带来新的时机，并且改变传统的行政管理方式。 （三）坚持“以人为本〞的工作理念，做好各项效劳工作 1.转变工作作风。办公室说到底就是一个为师生效劳的窗口，必须增强效劳意识、责任意识和危机意识，增强敏锐性、主动性、全局性，在信息传递、辅助决策、综合协调方面发挥更大的作用。既要切实提高业务能力、健全规章制度，提高办公室工作的时效性、条理性，高效办公，依法治校。同时，在工作中应树立“以人为本〞的科学管理观，注意人性化、艺术化手段的应用，实现管理、效劳的和谐统一。 2.强化效劳意识。“管理就是效劳〞，高校办公室要努力为领导效劳，为教学和科研效劳，为广阔师生效劳。在效劳的方位、范围、方式和方法等方面不断提高认识，拓展领域，强化“优质效劳〞、“全程效劳〞和“超前效劳〞。在效劳中提高办事效率，树立和维护高校办公室的权威和形象。 3.树立大局意识。办公室工作必须从学校事业开展的大局出发，紧密围绕学校各个时期的中心工作，协助领导抓大事、抓实事。办公室的日常工作具体烦琐，常容易陷于事务性工作而忽略大局。因此，必须善于从事务性工作的困扰中超脱出来，不断调整工作重心，站在总揽学校开展全局的高度，而不是从部门利益出发来考虑问题，使办公室的工作重心始终与学校的中心工作保持一致。只有这样，办公室工作才能有较高的出发点和定位。 4.要有创新精神。在我国高等教育事业加速开展的新形势下，高等学校面临的形势、任务也发生了很大变化。办公室工作的内涵也随之不断丰富，外延不断扩大，不断涌现的新生事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序标准已经不能完全适应形势开展的新需求。这就要求办公室必须适应新形势的开展，解放思想，实事求是，在观念、思路上有所更新，在方法和措施上有所创新，在机制和运行上有所改进。 5.处理好三个关系，高效、有序、轻便地开展工作。要处理好全局与重点、务虚与务实、对上与对下三个关系，促进管理与效劳的和谐统 一、质量与效率的双追求。 （四）促进办公室的和谐开展，营造良好的工作环境 创立和谐型高校办公室有利于凝聚全校力量，发挥整体效应，形成上下合力，完成既定目标，提升办学水平，从而推动和谐校园的建设。办公室的和谐应该包括三个方面：一是办公室成员之间的和谐；二是办公室成员和校领导的和谐；三是办公室成员和各部门之间的和谐。要做到以上三点，必须始终把建立和维护好人际关系放在重要位置，这是做好办公室工作的根本保证。要建立和谐的办公室人际关系就要处理好两方面的关系：一是要处理好与领导之间的关系。一方面，下属要尊重领导，主动、超前、出色地做好为领导效劳的工作，充分发挥办公室职能，当好领导的参谋助手。另一方面，领导应以平等的心态尊重下属，在生活上关心下属，在工作上信任下属，在政治上注意培养下属，在品德上严格要求下属，努力提上下属的综合素质和能力，激发下属的工作积极性和聪明才智。二是要处理好与同事之间的关系。同事之间要和睦相处，在工作中团结协作，相互尊重、相互补充、相互包容，形成良好的人际关系，共同创立和谐型高校办公室。 ［参考文献］ ［1］田义，等.如何做好新形势下高校办公室工作［j］.辽宁行政学院学报202223，（9）. ［2］黎宇宁.试论新时期高校校长办公室的职能及工作创新［j］.武汉科技大学学报（社会科学版）2023，（7）. ［3］丁敏.高等学校校长办公室功能浅析［j］.宁波大学学报（教育科学版），2023，（1）. ［4］林志华.关于提高高校办公室工作水平的几点思考［j］.福建商业高等专科学校学报，2022，（4）. ［5］夏秀琴.高校系院办公室工作人员积极性刍议［j］.湖州职业技术学院学报，2022，（3）. 第8页 共8页