2023年浅谈事业单位办公耗材管理中存在的问题与对策.docx

浅谈事业单位办公耗材管理中存在的问题与对策 姚云霞 摘 要 随着科技的飞速开展，事业单位办公自动化的程度不断提高，耗材的品种不断增加，而采购、使用和管理这些耗材也成为事业单位的一个重要管理环节。办公用品的种类繁多，品种也复杂多样，如果没有有效的管理机制，将造成办公用品的使用不当或浪费。因此，加强事业单位办公耗材管理具有重要的现实意义。本文在分析事业单位办公耗材管理的重要性根底上，深入探讨事业单位办公耗材管理现状和存在的问题，并针对性地提出加强事业单位办公耗材管理的对策措施。包括创新管理模式，优化资源配置;加强对员工节约意识的教育，节约使用办公用品;标准办公用品，加强重点办公用品的监督管理。以期为事业单位加强办公耗材管理提供有价值的借鉴。 关键词 事业单位 耗材管理 问题 对策 一、引言 近年来，计算机在日常工作中得到广泛应用。随着计算机科学技术的不断开展，新产品的开发、新技术的开展以及新设备的应用，随之而来的是办公耗材的使用范围也不断扩大。而采购、使用和管理这些耗材也成为事业单位的一个重要管理环节。近年来，国家对事业单位的财务支出特别是办公支出控制越来越严。办公用品的种类繁多，品种复杂多样，给管理也带来一定的难度。当前，因缺乏统一的管理制度和管理流程，事业单位办公耗材管理仍然存在诸多漏洞，如果没有有效的管理机制，将造成办公用品的使用不当或浪费。作为办公管理中的一个重要环节，很多事业单位虽然设立了相应办公用品管理部门，但只是简单负责办公用品的收发、领用、登记，缺乏对办公用品使用的动态监管，不了解使用情况，无法将责任落实到部门和责任人。无专人管理的现状，给一些心思不正的人有了贪污、挪用的可乘之机。所以，加强办公用品的标准管理迫在眉睫，完善办公用品的管理和使用过程中的监督机制，对事业单位的经济利益也有深远的意义。 二、事业单位办公耗材管理现状和存在的问题 多年来，事业单位疏于办公耗材的使用管理，管理意识薄弱。各类事业单位大多设定以财务部门作为物资管理和监督牵头部门，而针对实际办公耗材管理工作却没有一套行之有效的管理监督制度。办公耗材购置渠道呈多元化，品类繁多，信息量大，采购、入库、存放、领用，财务核算整个过程应环环相扣。财务科原本就工作繁杂沉重，面对千头万绪的资产管理就更显得心有余而力缺乏。无专人专管，无法落实责任，因为没有一套自上而下的监督管理制度来衔接支撑，导致资产重复购置闲置浪费，占用资金;或局部物资因没有库存而无法及时供应使用，从而影响正常工作。具体而言，当前事业单位办公耗材管理存在的问题主要表达在以下方面： （一）管理模式过于简单，耗材无法监管 旧的管理模式比较粗放，容易造成采购过程中采购人的腐败问题。采购部门根据使用部门的要求进行采购，有的由采购人员根据单位负责人要求到指定商店购置，缺什么就买什么，没有统一的安排。甚至有时因为要急用，而让局部人员直接去市场购置或者指定单位送货上门，采购、使用的程序没有统一性。因此，这样的入库失去有效性，虽然有物资保管人，但没有严格的管理制度进行压缩，对办公用品的流向和使用情况也没有详细的记录，缺乏有效的监管体系。 （二）节约意识缺乏，造成资源浪费严重 由于人员结构和素质原因，事业单位使用办公品以“90后〞的人员比较多，节约意识不强。加之办公用品的使命和监管力度缺乏，致使资源浪费严重。 （三）办公用品使用无分析、无方案 大量事业单位在办公用品的采购和发放过程中，都是以人工手工的方式进行记录和操作。但办公用品种类繁多，出入量又大，平时只流于购入，领用物品数量的登记、资源的流向、使用频率都无法统计，很多时候只是靠保管人员记流水账进行估算，无法实时动态监控。很多事业单位在日常工作中，仍然利用传统的纸质方式来管理。这种方式使管理人员无法及时了解办公用品使用库存实际情况。这种落后的管理模式导致很多管理工作在实施过程中受到阻碍，导致办公用品的浪费或在库存闲置，无法优化配置。一方面，局部用品采购过多，造成资金占用;另一方面，局部办公用品采购量缺乏，导致无法及时供应使用。因此，有必要建立起统计、分析流程，合理分配资源在办公过程中使用。 三、加强事业单位办公耗材管理的对策措施 （一）创新管理模式，优化资源配置 对于原来粗放的管理模式，必须优化更新，建立起办公用品的日常使用监管模式和长效动态管理，及时根据单位实际情况和工作开展方向进行调整、优化资源配置。一方面，通过各使用科室部门建立办公用品使用量和使用方案，减少浪费;另一方面，建立长效动态管理机制。根据单位开展方向和各使用部门实际情况，对办公用品的种类、数量进行选择和采购，进行预算管理，保证资源被最大化使用。 （二）加强对员工节约意识的教育，节约使用办公用品 加强监督管理只能在一定程度上提高办公用品的使用率，但要从根本上解决问题，必须加强对员工节约意识的培养，加大宣传力度和广度，让全体员工从主观上有节约的强烈意识，加强对办公耗材的管理理解、支持和重视，时刻认识到节约荣耀，浪费可耻。每天可以通过绩效考核约束，通过对一些好的节约方式进行典型性推广，在潜移默化中使全体员工养成节约使用办公用品的习惯。 （三）标准办公用品，加强重点办公用品的监督管理 加强对办公耗材的管理，减少浪费，节约本钱。分析办公耗材的采购和供应现状，筛选使用品种，确定供应使用目录。由事业单位办公室、总务科负责，制定办公用品的目錄，目录内使用物品由总务科统一购置，实行部门负责人签字审核和督查。对于特殊物品采取即用即供地原那么，对目录外的办公用品的使用和去向进行跟踪管理，再根据各部门办公用品的实际使用设定为重点物品。例如，计算机的各项配置用品品种繁多，价格上下不一的打印纸、硒鼓、色带、墨粉等，因采购的品牌不同，价格不同，质量也不同。 1.实行定点采购制度。办公用品的采购是管理过程中的起点，也是一个非常重要的根底环节，结合本单位实际情况，构建和落实符合实际要求的采购点。在相关的措施制定和具体落实过程中，可以采取招标的方式，全方位有效考核参与竞标的单位，标准化处理整个采购流程，尽可能防止一些贪污腐败，徇私舞弊的情况发生。办公用品安排专人负责采购，其他人员一律不得自行采购或在指定采购点签字采购。规定一次性采购金额权限，在规定权限内由部门负责人填写“物品采购方案〞单，报分管后勤负责人审批后，由专门负责采购的人员采购。一次性采购金额超过权限的，由部门负责人填写“物品采购方案〞单，报分管后勤的行政领导审批后，由后勤负责人和专门负责采购的人员一起采购。对采购特殊物品的，物品申请使用人在申请批准后，可以在后勤负责人的陪同下一起实行采购。采购实行即购即报制度，采购人凭采购发票按财务报销程序由分管负责人审批，使用人或实物负责人签字证明后进行报销。 2.申报使用方案，审批后集中采购。由各科室根据本部门的实际情况，制定本科室办公用品的使用方案、申请品种、用量，每月在规定的日期内申报下月的办公用品的领用方案。单位指定专人核查各科室的领用方案、实际使用量、科室存量、仓库库存数量，制订出下月的办公用品采购方案，由单位后勤物资负责人审核后进行集中采购。对于一些特殊的办公用品，由单位行政领导批准后由各部门单独采购。物资入库由专人负责，建立一套完整的出入库管理软件。物资采购单位及时登记，对物品的品牌、规格型号、数量、价格等参数进行入库登记。 3.办公用品的申领。首先，单位要制定一套实施有效的办公用品领用程序和制度，由后勤倉库或总务科专门负责。物资入库时要填写入库单，并由相关行政领导审批后交由财务科和总务科分别记账。领用时填写领用单，一式三份，仓库留存一份，领用部门一份，交单位会计一份。领用时必须在管理软件里登记使用部门、使用人、领用人、使用方向;同时应由部门负责人、领用人、发货人、单位主要行政领导签字前方可使用。 4.加强内部控制，形成牵制管理。在使用环节上也要加强管理控制，运用现代化信息化技术手段，落实到办公用品采购制度制定、入库及领用过程中。对办公耗材管理模式进行改革，提高工作效率，可以使用计算机管理系统，动态监控各科室的标准。信息化管理的高效有助于提高管理质量，对各种耗材使用率的变化以及各科室领取量的变化进行全方位动态监控，提高工作效率，更有效地保证了数据的真实性，做到账物相符，实现动态监控。这样不仅可以保证办公用品采购、发放效率和质量得到有效提升，而且可以保证管理制度在实践中有效落实。按照切实的管理标准原那么，实现标准化和标准化，为办公耗材的现代化管理奠定坚实的根底。 5.强化监管，实行定期和不定期盘点。对于办公用品使用要进行全程监控，对使用部门和物资存放部门进行定期和不定期的盘点。对于办公用品使用，部门可以由单位行政负责人牵头，和物资负责人及部门负责人一起对本部门使用办公用品进行实地盘点。根据当月领用单以及上月库存，结合本月耗用，进行账实核对，根据物资管理软件的库存进行实物核对，如果一致月底进行结账，不一致再进行核查、校对，查出问题所在。每年年末对物资存放仓库必须进行实地盘点，单位财务部门及相关行政领导必须监盘。 四、结语 加强事业单位办公耗材管理具有重要的现实意义。事业单位应通过统一思想认识，本着“节约开支，合理使用〞的原那么，制定系统的办公用品的使用制度和程序，提倡节约，从我做起，从现在做起，从小事做起，形成聚沙成塔、集腋成裘的观点，不断通过应用信息技术提高办公用品的管理水平。 （作者单位为如东县双甸镇中心卫生院） 参考文献 [1] 熊子奇.基于供应链管理的高校办公耗材采购优化研究[J].现代经济信息，2022（18）：81. [2] 洪勇.行政事业单位预算绩效管理工作中存在的问题及对策分析[J].财会学习，2022（08）：182-183. [3] 李琳.内部控制在公立医院医用耗材管理中的应用[J].中国医药导报，2022，15（18）：167-170+181. [4] 张艳敏.高校教学办公耗材管理系统的数据库设计[J].信息通信，2022（08）：145-146.