2023年企业档案管理及利用制度.docx

企业档案管理及利用制度 为标准公司档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。 第一章立卷归档 第1条但凡公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应归档。 第2条各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，由本部门负责人负责本部门文件材料整理工作，于次年一月底前交办公室档案员统一立卷存档。 第3条业务考绩档案。职称评定后，按申报类、考核类、成果类文件，由办公室及时整理归档。 第4条会计档案由财务部门年终立卷，由财务档案员单独保管。 第5条设备档案。按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备部收集整理。设备投入使用后，及时移交档案室保管。 第6条声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。 第7条所获荣誉奖品、铜牌等实物档案按时间顺序随时编号归档。 第8条应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。 第9条归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。 第2023条凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。 第11条案卷封面各个工程应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录〞和“备考表〞。 第12条归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。 第13条归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单〞一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。 第二章档案保管 第14条库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。 第15条库房内应排列有序，按照保管期限或类别，工程以及工程内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。 第1页共4页 第16条档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、平安。 第17条做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。 第18条严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。 第19条库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期清扫卫生、保持库房的整齐、清洁。 第20条经常地对库房各项平安措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。 第21条要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。 第三章档案保密制度 第22条档案工作人员应认真学习档案法、保密法，自觉遵守档案管理规定和保密纪律，坚决维护公司利益。 第23条档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。 第24条档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。 第25条对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据公司开展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。 第26条利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经办公室主任批准。 第27条经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案平安。 第28条凡对保守公司机密做出重大奉献的人员，应予以表彰和奖励；对泄露机密造成损失者，视情节轻重予以批评和处分。 第四章档案统计、鉴定、销毁制度 第29条档案人员必须对公司档案和档案工作的开展情况进行调查研究、统计分析。 第30条档案统计内容要健全，主要包括。档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。 第31条档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等 第2页共4页 方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。 第32条建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。 第33条根据上级档案部门关于档案管理的有关规定，结合本单位对档案利用的实际需求，正确鉴别和判定档案的价值。 第34条建立“档案鉴定小组〞，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。 第35条鉴定人员应采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。 第36条经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单〞，写出鉴定报告、由鉴定人签字，经董事长审批后，方可销毁。 第37条档案销毁由办公室负责，会同财务部指派二人以上负责监销。 第五章档案利用制度 第36条档案人员熟悉室藏档案内容，了解各部门对档案的需要，积极主动为公司各项工作提供效劳。 第37条档案室应根据需要编制必要的档案检查工具和编辑专题汇编资料，积极主动地开展档案利用工作。 第38条本公司人员需要利用档案时，应办理借阅登记手续。利用完毕后，填写档案利用效果，及时、真实地反响档案利用情况。 第39条凡外单位人员需要查阅本单位档案时，应持单位介绍信，经办公室主任签字批准后，方可办理查阅手续。未经办公室主任同意，不得将档案复制或带出档案室。 第40条档案利用者在查阅档案时，严禁喝茶、抽烟，必须保护档案。不得任意拆卷、涂改剪切档案，如有发现，依法追究责任，并予以严肃处理。 第六章档案员岗位责任制 第41条认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、方法，结合本单公司际情况，制定档案工作方案和管理制度。 第42条集中统一管理本单位全部档案，按照档案业务建设标准要求，做好档案收集、整理、归档等工作。 第43条负责指导、检查、催促兼职档案人员做好本部门档案的形成、积累、归档工作，确保档案的完整、准确。 第44条加强档案库房管理，做好温湿度记录，定期检查档案保管情况，发现问题及时向有关领导汇报，积极采取措施，保护档案平安。 第45条积极开发利用档案信息资源，编制多种检索工具和专题资料，主动运 第3页共4页 用档案协助领导和有关部门解决实际问题，热心为利用者提供效劳。 第46条按照“档案保管期限〞和“档案鉴定、销毁制度〞，定期做好档案的保管鉴定、销毁工作。 第47条做好档案统计工作，及时、准确地上报各类档案统计表，对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。 第48条档案人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，保守机密，认真做好档案管理工作。 第4页共4页 第二篇：档案利用制度档案利用制度 1、借阅档案必须严格履行档案借阅查登记手续。 2、档案借阅期限。文书档案不超过5天;征管档案不超过2天;会计档案和密级资料原那么上不予借出，如需借出须经领导批准，并在1日内归还。 3、本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，必须持有单位介绍信，经主管领导批准前方可查阅。 4、档案查阅者必须登记查阅档案利用效果记录，需索取档案证明或复印件者，经领导批准后，注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。 5、查阅档案应爱惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丧失，根据情节轻重予以处分。 6、所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借他人。 第三篇：档案利用制度xx中心小学 档案利用制度 1.档案资料一般不外借，只在阅览室内查阅。确因工作需要借出使用，必须严格履行审批手续，借出时间不得超过七天。 2.外单位来查阅档案资料者，必须持有单位介绍信、居民身份证或工作证。经分管领导批准后，方能查借。 3.利用档案必须严格履行登记手续，做好利用效果反响记录，填写清楚档案名称、内容和查阅目的，归还要及时并核对消注。 4.利用“三密〞档案资料和个人档案，必须严格按照保密法及组织、人事、劳动部门的有关规定办理。 5.利用者要保守机密，负责维护被利用档案的完整与平安，不得涂改、污损、丧失和转借；不得出具伪证、误证，违者严加追究。 6.利用者需要复制档案和索取档案证明，必须征得档案管理人员的同意才能办理，档案复制件和证明中引用的材料，应与档案原件相符，并注明出处，经审查无误后，加盖公章生效。 第四篇：档案利用制度横车镇委镇政府班子集体风险点防控预警 为了进一步加强党风廉政建设遏制腐嵊现象发生，做到早发现、早预防、早铲除，保持班子纯洁，现将班子集体风险点，告知各位班子成员，望切实加以防控。 风险点一 大额资金使用、干部推荐人事任用，资金审批、重大方案的制度方面不民主、不公开，存有少数人说了算的风险。 防控措施 （1）大额资金使用实行使用情况报告制，集体决策制； （2）干部任用实行主要领导末位发言制，票决制和公开制； （3）严格资金审批程序； （4）重大方案、决策实施实行集体讨论决策制。 风险点二 对村监管不力，存有财务管理混乱，工程建设管理混乱，资产资源处置随意，套取惠农补贴工程资金风险。 防控措施 （1）“三资〞管理实行村账务、资金“双代管〞、村集体资金预决算制度；资产资源实行台账制、处置报告制和公开发包制； （2）严格工程招投标，一并签订廉政合同，凭合同拔付资金； （3）认真执行财务管理制度，做好年度财务审计，严肃财经纪律； （4）开展专项检查，加大对工程资金使用情况的审计。 风险点三 违反廉洁自律的规定，存有损害群众利益的风险。 防控措施 （1）机关财务核销实行“同意核销〞四字合章制，由分管机关领导、纪委书记、财 务会计和一名群众代表共同会审； （2）加强班子廉政教育； （3）请人大代表、党风廉政监督员开展监督； （4）畅通纪检监察、信访举报渠道； （5）抓好财务公开； （6）开展述职述廉； （7）健全问责制。 风险点四 存在因不正确履行“一岗双责〞导致方案生育、平安生产、信访维稳等经济社会出现重大失误的风险。 防控措施 认真落实“一岗双责〞，切实担负起管理本地政治经济社会的重任。 第五篇：人事档案保管制度及利用人事档案保管制度及利用 一、人事档案保管制度 □目的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密 的一局部。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材