2023年疫情期间高效的远程办公方法.docx

疫情期间高效的远程办公方法 复工期到了，但疫情仍没有缓解，企业还需要防止聚众办公，许多企业选择了远程办公。但国内大局部企业没有远程办公的经验，担忧影响工作效率。远程办公中团队和员工个人都需要注意什么。我们为你整理好了。 【团队篇】 1.制定疫情期间的办公约定 要远程办公，第一件事情是制定和向员工公布远程办公的办公约定。这就相当于制定远程办公的临时制度，所有管理者都清楚制度对企业的重要性，因此即使远程办公可能只持续几个月，也需要有制度保障。 那办公约定需要包括什么内容呢。以下四点不可缺少。 1）工作时间 即使在家办公，团队的工作时间也应该不改变。一是因为团队所有成员都在同一时间办公，才能顺利协作，二是因为工作习惯改变的越少，员工月能保持在办公室的工作状态和效率。 要保证员工的上下班时间，比较好的方式是每天早上开早会，下班前开当日工作的汇报会议。会议时间不宜太长，每人一分钟左右讲一下今天的任务（或完成情况）。用语音或视频会比文字更好，因为声音和图像更能判断员工是在床上还没醒过来还是准备好工作了。 2）汇报模式 汇报模式包括汇报频率、汇报内容、汇报方式。汇报频率根据工作性质制定。汇报内容主要是汇报内容工作进度，工作遇到的问题，以及接下来的工作方案，建议团队统一汇报内容的框架，能够提高沟通效率。汇报形式不仅仅包括聚集起来的视频、语音、文字会议，还包括在团队任务管理工作的定期更新，后者更灵活，更节约时间。 汇报不仅仅是管理者进行汇报，也要周知工作涉及的每一个成员。高效、顺畅的协同办公，所有员工不仅要知道团队和自己的任务（todo），还要知道大家正在做什么（doing）和工作进度（done）。 3）线上协作方式 要想远程办公依然是团队作战，好的线上协作方式能够起很大的作用。现在各种各样的线上协作工具能够满足远程办公的各种需求，许多软件也在疫情期间免费开放或提供优惠。我们在最后的工具篇也会推荐一些常用的软件。 需要注意的是，线上协作软件是为了提高沟通效率，没有使用过相关软件的团队要注意软件的学习本钱和使用本钱。要根据工作性质和员工对远程办公软件接受程度来选择工具和工具中的具体功能。不要盲目选择功能全面、复杂的工具，也不要工具什么功能都想用。过于复杂的协作流程，不仅学习本钱和使用本钱高，还可能会导致团队中途放弃使用协作工具，这时更好协作方式的代价就比较大了。 团队最好还制作一份协作工具使用指南，减少团队的学习本钱。也可以在指南中统一规定团队需要在软件上更新什么信息和更新频率，确保信息的及时性。 4）联系方式 远程办公最容易引起不安感的是，很难确保能够及时找到其他人。因此最好整理、公布一份团队所有成员的联系方式，其中最好包括 号码等紧急联系方式。同时还要规定员工在工作时间必须保持随时能够联系上。 2.明确团队任务 在家办公无法看到每个人是否在工作、工作进度是否适宜，因此需要将工作方式转为任务式工作方式。 要顺利完成任务，必须要让员工明确任务信息，其中包括。1）任务目的，2）任务内容，3）任务要达成的结果，4）任务完成时限，5）涉及成员，包括单一的明确负责人。如果有冲突性任务，还需要明确任务优先级。 员工汇报时也需要围绕分配的任务，包括。1）任务完成进度，以及与方案进度是否一致;2）任务中遇到的问题;3）接下来的工作，需要的时候还可以调整任务时间安排方案。 3.及时更新信息 远程办公时，需要再三强调的是更新信息的及时性，特别是多人协作任务。清晰知道其他成员的进度和已完成的工作，也需要让其他成员了解自己的状况。如果信息传递不及时，很有可能会出现两人重复做了同一项工作，或者工作时发现另一个同事还没有把前置工作完成等为难局面。 为了防止这种尬尴，除了进度信息，成果也要及时更新，最新成果文件必须及时上传，防止同事在旧版本的文件上继续工作。 4.建立检查和监督机制 远程办公最容易出现的问题就是员工的自律问题。即使是在办公室最自觉的员工，在家办公都可能有意或无意地走神或被其他事情耽误工作。因此还需要进行检查和监督，以免耽误工作进度。具体监督机制要根据工作和团队性质来决定，宽松一点可以只在时间节点检查任务成果，严格一点可以要求员工定时签到。 5.告知员工在家办公本卷须知 前面提到过，对于缺乏远程办公经验的团队，很容易出现自律等问题。但这些问题有一些方法可以缓解。我们在下面个人篇也总结了员工在家办公需要注意的事项，快把它转给团队的成员吧。 【个人篇】 对于很少在家办公经验的朋友，首先想提醒一句。对于再自律的人来说，一开始在家办公分心都是正常的，不要责怪自己不够自律，也不要高估自己的自律能力。重要的是，要采取措施来帮助自己保证工作效率，才能更好地工作和生活。 1.保持一致的工作时间，将工作时间和生活时间完全分开 在家办公必须要注意将工作时间和生活时间分开。否那么容易出现两种情况，要么就是工作时间和工作效率得不到保证，要么就是工作时间占用休息时间。如果以往是固定坐班，最好保持与之前一致的工作时间，包括午休时间。要防止工作时间被非工作的事情打断，很重要的是告知家人自己的工作时间，并请他们不要在工作时间打搅，在休息时间再来处理其他事情。 为了保证在工作时间不会分心，还有一些方法。比方起床时穿戴整齐，让自己更有仪式感;采用番茄钟工作法，以25分钟为单位，每工作25分钟休息5分钟，休息5分钟后继续回到工作。 2.给办公特定的固定场所 如果有条件，将办公区域和休息区域分开，尤其是不要在卧室办公。曾经在家办公的人应该都有体会，在休息区域办公非常考验自己的抵抗偷懒诱惑的能力。既然这样，何不将诱惑物理隔离呢。而且，划分固定的办公区域，工作的时候更有仪式感，也给自己更好的工作气氛。 3.制定工作方案 防止自己偷懒或工作效率降低的另一个方法是每天制定工作方案。工作方案有助于自己对工作更有掌控感。制定合理的工作方案，能够保证既不会来不及完成要完成的工作，又不会工作的时候不知道做什么。同时，按照工作量安排工作方案，每天完成后就可以让自己下班，能防止占用休息时间。 4.密切关注团队动态 在家工作一定要与团队保持沟通，密切关注团队动态，也要及时告知自己动态。在家后，团队从有形变成无形，但我们的工作还是离不开团队。保持沟通才不会与团队脱节。 5.与外界保持沟通 长期地与世隔绝会导致生产效率的降低，工作动力也会减弱。因此，如果你的工作并不要求每天都与他人会面，你需要付出额外的努力，以保持与他人的联系。坚持安排出有规律的时间，与你的同事、客户、同行聊聊天。 6.利用节省下来的通勤时间学习或与家人增进感情 在家办公的一个好处就是节省了通勤时间。节省下来的时间不能一直用来休息，可以借此时机给自己充充电，也可以多陪陪家人，与家人增进感情。 【工具篇】 我们主要介绍四类线上协作工具。即时通信、文档协作、任务管理、文件共享。 1.即时通信 即时通信是是一个实时通信系统，允许两人或多人使用网络实时的传递文字消息、文件、语音与视频交流。我们最常见的微信、qq都是即时通信工具，最直接当然是拉微信群，但是微信在文件传输上功能比较有限，一是文件容易失效，二是无法传输大文件。 但对于要求不高的团队，我们的老朋友qq那么是一个推荐的选择。大文件传输、上传文件管理、稳定的多人通话、屏幕共享演示、演示白板、聊天记录漫游等，这些团队协作常用的功能qq都能满足。 腾讯还有三个专门为企业协作设计的软件： tim。保存qq的大局部功能，增加了在线文档、日程等办公功能。疫情期间在线文档功能（即腾讯文档）免费开放编辑人数上限。 企业微信。基于微信整合了企业内部通讯录和工作台，工作台当中包含日历、会议、文档、微盘等根本功能，在第三方应用平台，还可以找到考勤、财务、crm、云oa等大量应用，还有腾讯自己开发的tapd看板应用。疫情期间会议人数上限升级至300人。 腾讯会议。专注云会议功能，支持实时共享屏幕、多种格式文档在线协作和演示等功能。疫情期间会议人数上限免费升级到300人。 阿里钉钉。在线办公/oa软件。除了沟通交流外，它还集成了非常全面的企业功能比方上班打卡考勤、任务管理、云盘、会议、文档、视频会议等众多功能。疫情期间免费开放百人视频会议功能，向202300万家企业免费开放全套的在家办公系统，还针对疫情推出员工健康打卡功能。 飞书。主打轻量化、移动化，特色是极致降噪的群组沟通、简单智能的日程管理和强大易用的文档协同。还提供云盘、工作台等功能。5月1日前，为所有用户免费提供商业版完整办公套件，期限内申请的所有湖北地区医院、学校及公益组织可3年免费使用。 同类的软件还有华为welink、zoom、slack等。其中，tim、企业微信、阿里钉钉、飞书不是单纯的即使痛惜软件，也是综合协作工具，还整合了其他各种线上协作功能。 2.文档协作 文档协作软件相当于线上可共享的office软件，同时它还能实时保存、保存历史版本、记录和标明团队成员的修改或批注。 石墨文档。国内老牌的在线文档工具，支持网页版、windows、macos、安卓、ios、小程序全平台，提供文档、表格、幻灯片、表单、思维导图、白板、云盘等功能。疫情期间，所有个人版账户将会自动升级为远程办公版。 腾讯文档。支持word、ppt、excel等多种文档类型在线编辑和保存，还提供word和ppt远程演示、智能翻译和纠错等功能，在微信、qq等腾讯各类即时通信软件中分享和编辑。疫情期间免费开放编辑人数上限。 幕布。可协同编辑的在线大纲笔记工具，支持一键转换思维导图功能。疫情期间，免费提供3个月高级版使用时长。 notion。将笔记、知识库和任务管理无缝整合的国外协作平台。提供文档笔记、团队wiki、待办事项、笔记和草稿、设计标准、阅读清单、每周议程、团队日历、路线图等功能。 同类的软件还包括一起写、wpsoffice、googledoc、印象笔记、有道云笔记、语雀笔记、为知笔记、巴别鸟、confluence等。 3.任务管理 可以进行工作流程、智能门户、考勤管理、人事管理、工程管理、资产管理、合同管理、移动oa等多功能的管理。 trello。老牌国外任务看板工具，以看板为主的工程和任务管理工具，特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制。 teambition。相较于trello，外乡化更好的任务看板工具。中文化和响应速度都很好，特点是创立工程时提供了40多种模板，涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面。5月1日前，所有用户可免费使用企业版功能。 同类软件还包括trello、tower、teambition、workflowy、processon等。当然，假设团队任务的工作流比较简单，也可以直接使用文件协作软件创立任务列表或甘特图进行管理，局部软件还自带任务管理模板。 4.文件共享 主要针对视频、批量图片、程序等大体积文件的存储和传输，也可用于创立企业的知识库或成果文件库。 坚果云。国内较早定位于办公和团队协作的文件同步平台。连接的速度、稳定性较好，提供同步盘功能、文件共享、文件搜索、针对团队协作的云桥功能。免费用户每月1g的上传流量