2023年分管档案工作履行领导职责.docx

分管档案工作履行领导职责 档案工作分管领导职责。 （一）负责组织全局职工和档案管理人员，开展学习，及时了解掌握上级关于档案工作的新要求、新规定。 （二）加强对局档案工作的领导，把档案工作纳入局整体开展规划，并列入领导议事日程，催促分管部门按档案行政管理部门和局综合档案室要求作好应做的工作。 （三）关心档案工作和综合档案室的建设和开展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与本局各项工作协调开展。 档案工作办公室主任职责 一、在分管领导的直接领导下，对综合档案室和档案工作全面负责。 二、带着档案人员认真贯彻执行党和国家方针、政策和法令，遵守档案管理规章制度。 三、组织本办人员进行政治和业务学习，不断提高政治素质和业务素质。 四、协助分管领导制定档案工作开展规划、工作方案、年度工作总结及考评。 五、负责制定和完善各项档案管理制度，催促检查各项制度的贯彻执行情况。 六、协调与其他业务部门关系，确保档案资料归档完整。 七、负责组织编撰本机关大事记、组织沿革、全宗介绍等其它参考资料。 八、做好文秘人员和档案人员的工作，提出具体要求帮助他们解决工作中的实际困难。 档案工作人员职责 1、贯彻执行中华人民共和国档案法和上级档案部门颁发的有关规定、标准、制度。 2、负责收集、整理、保管、借阅市地方海事局工作中形成的文书、声像、专业档案。 3、负责拟草档案工作的规章制度并催促检查各室的执行情况，经常性地进行保密教育。 4、建立以档案室为中心的档案管理网络，定期或不定期召开各科室内勤业务会议，协调各科室文件材料的收集、整理和归档工作。 5、编制档案检索工具，及时、准确地提供档案资料，为机关工作效劳。 6、定期对档案核对、鉴定，并提出对超过保管期限档案的销毁意见。 7、保持库房内外卫生、整洁，加强“十防〞措施，发现问题及时报告并采取应急措施，确保档案平安。 8、努力学习档案业务，不断提高档案管理水平和工作效率。 档案员岗位责任制 1、档案员应坚持四项根本原那么，贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 2、档案员应为档案利用者积极提供方便，做到效劳热情、周到、及时、准确。 3、集中统一管理本局各种门类、载体的档案，及时做好本局业务资料和其它资料的收集、整理、编目、立卷归档工作。 4、对本局各部门档案工作进行业务指导。 5、积极开展档案编研工作，为领导决策和本局进行各项活动提供有效的档案信息。 6、加强对档案室的管理，熟悉室藏情况，严格执行各项制度，经常检查“十防〞工作的落实情况，发现问题及时汇报，采取措施，确保档案平安。 整理（立卷）归档制度 1、立卷归档工作一般在次年六月份底以前结束。 2、对本局的文件材料、平时要及时收集和整理的文件，按照各类文件保管的期限，拟定立卷类目，以文件的层次分别归类。 3、要按照文书档案立卷规定，把草稿或讨论与通过的正式文件、请示与批复、正件与附件，底稿和正式件一并归档，以保持文件的联系。 4、对上级机关或其他部门来的文件，要及时分类并按照文书处理的程序，定期检查和归档；对需要清退的文件，定期收集齐全，按时清退。 5、根据有关文件精神，各部门和个人不得保存属于归档范围文件材料，科、室办理完毕后的文件材料要一律退回文书档案人员立卷归档，以保证档案的完整。 6、年终要调整立卷，在调整定卷前，对文件的收集是否完整齐全，要检查核对，经鉴定前方可组卷，按卷号顺序入柜排放。 档案利用制度 1、工作需要查阅档案室档案材料的外单位人员，必须持本单位的介绍信，并注明需要查阅档案内容，需经办公室领导批准。 2、本机关工作人员因工作需要查阅档案时，需经室领导批准，否那么不予查阅。 3、档案利用者有保护档案的义务，不得损坏和擅自拆散抽出、放入、涂改，更不准私自带走档案材料。 4、查阅档案应在档案室内进行，需要重点摘录原文，摘录后经档案人员核对签字后生效，不得私自保管档案和摘抄。 5、档案利用者应遵守档案法的规定，不得向无关人员谈论和向社会上扩散机密内容，违者依法追究责任。 6、档案利用者查阅档案后，应根据情况填写利用效果登记表，以便档案的利用率和利用效益的统计与综合分析。 档案保密制度 一、档案是党和国家的珍贵财富，确保档案资料的平安和保密是档案人员的神圣职责。 二、档案员在政治上必须同党中央保持一致，不断增强自己的政治素质，遵守职业道德，事实求是地维护档案的完整和真实。 三、档案人员不准擅自带无关人员进入库房，不得将档案带至公共场所。 四、档案库房门窗必须稳固，随时关门上锁，钥匙由档案员保管，未经领导同意不得委托他人代管。 五、凡因玩忽职守造成档案损失、泄密的，将根据档案法实施方法有关条款处理。 档案保管制度 1、档案人员应忠于职守，坚持以防为主，防治结合，用科学的方法管理档案，以维护档案的完整与平安。 2、档案库房应配备必要的措施，做到防火、防水、防鼠、防光、防尘、防潮、防虫、防盗、防高温、防污染等十项工作。 3、档案库房内严禁吸烟和堆放易燃易爆等杂物，保持室内清洁卫生，整洁美观。 4、库房档案柜应排列整齐一致，统一编号，不同门类，不同保管期限的档案应分别排放，编制档案存放示意图。 5、定期对档案保管状况进行检查，发现问题及隐患及时报告并采取解决措施。 6、档案人员调离岗位时，必须在离岗前将室藏档案的根本情况交待清楚，并办理交接手续。 档案统计制度 1、认真学习贯彻中华人民共和国统计法，对各项统计数据要真实、准确。 2、做好档案统计工作的原始记录，建立档案台帐、分类台帐、接收登记、移交登记、利用登记、销毁清册等。 3、做好每天一次的库房温湿度记录，并经常进行分析、比较，选择适当时机进行通风或关闭门窗，根据现有条件，在力所能及的条件下，调节库房温湿度。 4、每年进行一次档案全面统计，按照市档案局的要求，对档案的根本情况、利用情况、鉴定情况、检查核对情况逐一统计，确保数字的准确并及时上报档案局便于汇总。 档案鉴定与销毁制度 1、根据国家和上级档案机关规定，编制本机关档案保管期限表，档案工作以保管期限表为依据。 2、档案鉴定人员应认真学习党的方针、政策和档案专业理论，熟悉档案管理鉴定的原那么和方针，提高档案鉴定水平，全面了解XX市地方海事局和各室的职责范围，掌握档案保存价值，便于取舍。 3、档案鉴定工作开始之前，召开专兼职人员会议、布臵鉴定方法、步骤、标准。 4、档案鉴定工作每年鉴定一次，对保管期限已到的档案逐件进行鉴定，提出保存、销毁意见，一时无法确定存放、销毁的档案，可暂时保存，经请示上级业务部门后，再作处理。 5、销毁档案要编写档案销毁清册，经局分管领导办公室主任审批后，再进行销毁并报上级业务部门备案。 6、销毁档案由办公室负责，有关科室的兼职档案人员参加，并做好销毁档案的保密工作。 7、参加销毁档案人员，要在销毁清册上签字，并妥善保存。 档案管理工作考核奖惩制度 为深入贯彻档案法，强化全局职工的档案意识，确保档案管理资料的齐全完整，提高档案管理人员的工作责任感，特制定以下制度： 1、文件资料的书写应按国家机关公文处理标准要求进行，一律采用碳素墨水或蓝黑墨水书写，杜绝用铅笔或圆珠笔书写。 2、各部门兼职档案管理人员，应做好本部门文件资料的传阅、收集工作，并按密级、归档范围进行保管，不得遗失，发生中途泄密事故或产生不良后果的，将按照保密法要求和有关规定，从严处理。 3、各部门在次年四月底以前，按归档要求，将上一年度的文件材料全部整理移交综合档案室。 4、平时各部门专项工作结束后，一个月内要将文件材料收集齐全，按归档要求整理好交综合档案室。 以上条款的执行，机关岗位责任制考核领导小组统一检查、考核，奖优罚劣。标准由局考评领导小组根据情况决定。 文书处理制度 做好文书处理，是搞好档案保管工作的关键，是提高办事效率，促进机关工作有效运转的重要一环，为妥善做好文书处理工作，特制定如下制度： 1、坚持收发文登记手续； 2、严格文件的拟办、送阅、签发、校核、用印，确保发文质量。 3、文件收到后，两日内有领导签批，十五日内应办理完毕，急件急办，发文也应从快办理。 4、文件材料在办理结束后，要及时收集齐全、立卷归档。 5、文书处理工作要做到平安、准确、保密、及时、不拖延、不积压、不错漏。 文件传阅、借阅制度 一、借阅文件，须办理借阅手续方可借阅，用毕立即退回。 二、借阅文件，应保护文件，不得随意涂改、拆卸、损坏文件。 三、文件传阅时，应注意保密，不得横传，不得乱丢乱放，不准将文件借于无关人员阅。凡绝密文件，借阅人员一律不准复印。 第9页 共9页