2023年会议邀请函的结构与写法.docx

学海无涯 会议邀请函的构造与写法 　　(一)会议邀请的含义 　　会议邀请是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。 邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、征询论证会、技术鉴定会、贸易洽淡会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知那么用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作的治理关系）性质的会议，或者与会者本身检有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。关于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因而只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。关于团体成员应当发会议通知，面邀请非团本成员参加那么应当用邀请函。 　　（二）会议邀请函的根本内容 　　会议邀请函的根本内容与会议通知一致，包括会议背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和方式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及他需要说明的事项。 　　（三）会议邀请函的构造与写法 　　1．标题。由会议名称和“邀请函（书）〞组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办〞的字样，如：亚太城市信息化高级论坛邀请函。“邀请函〞三字是完好的文种名称，与公文中的“函〞是两种不同的文种，因而不宜折开写成“关于邀请出席xx会议的函〞。 　　2．称呼。邀请函的发送对象有三类情况： 　　（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。 　　（2）邀请函直截了当发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的〞敬语词，后缀“先生〞、“女士〞、“同志〞等。 　　（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者〞z统称。 　　3．正文。正文应逐项载明详细内容。开头局部写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席（列席）〞照应称呼，再用渡句转入下文；主体局部可采纳序号加小标题的方式写明详细事项；最后写明联络联络信息和联络方式。结尾也可写“此致〞，再换行顶格写“敬礼〞，亦可省略。 　　4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因而落款处应当署主办单位名称并盖单。 　　5．成文时间。写明详细的年、月、日 　　例文： 　　邀请函 尊敬的×××教授： 　　我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与开展发表高见。务请拨冗出席。 　　顺祝 　　健康! 　　××省文学研究会 　　联络人：××× 　　××年×月×日