2023年公文管理办法及公文范本.docx

公文管理方法及公文范本 公文管理方法 第一章 总 那么 第一条 为使公司公文处理工作标准化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据国家和 XXXX 公司〔以下简称集团公司〕有关规定，制定本管理方法。 第二条 公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法律效力和标准体式的公务文书，是依法开展经营管理活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理〔立卷〕、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原那么。在公文处理工作中，必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商务秘密的平安。 第四条 办公室是公司公文处理的主管机构，负责建立健全公司公文处理的有关规章制度，审核公司对外发布的重要公文，执行并催促、指导公司各单位执行有关公文处理规章制度的情况。各单位具体负责执行公司有关公文处理规章制度，并结合本单位特点，建立和完善有关公文处理的要求和形式。 第五条 公司各单位负责人应当高度重视公文处理工作，严肃认真地遵守本方法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查，建立健全公文核稿、把关制度。 第二章 公文种类和形式 第六条 公文种类主要有： 一、请示：适用于向上级请求指示、批准的事项。 二、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议。 三、决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项等。 四、会议纪要: 适用于记载和传达会议情况、议定事项。如下发执行，用通知印发或转发。单独印发会议纪要可不加盖公章。 五、通知：适用于转发上级、不相隶属单位的公文，批转下级的公文，传达会议决议的事项、要求下级办理和需要阅知或执行的事项，任免、聘用干部等。 六、批复: 适用于答复下级请示事项。 七、意见: 适用于对重要问题提出见解和处理方法。 八、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 九、公函、便函: 适用于向平行单位或不相隶属单位询问、洽商工作、答复问题。 第七条 公司公文形式主要有： 一、公司文件〔见附件一〕 〔一〕主要用于发布公司根本规章及其实施细那么或方法；宣布实施公司重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；〔二〕用于对外发布重要事项或法定事项；〔三〕用于向上级单位报告、请示工作；〔四〕用于印发公司领导的讲话或指示，发布带有普遍指导意义的文件等； 〔五〕用于公司发布专项业务及行政性文件；〔六〕用于转发文件，发布需要阅知和办理的事项、有关行政事务的通知等。 二、公司函〔见附件二〕 用于涉及面小，需以公司名义联系或答复的事项。 三、公司简报〔见附件三〕 用于反映公司一般政务、业务情况和经营管理情况。 四、内部情况反映〔见附件四〕 用于反映公司内部经营管理情况，且发放范围仅限于公司领导或有关部门的事项。 五、会议纪要 用于记录公司各类会议情况、议定事项等。 第三章 公文办理程序与要求 第八条 公文办理分为收文和发文。 第九条 发文办理 一、发文程序：拟稿人拟稿---所在部门负责人核签---〔公司有关部门会签)---公室统一编写发文号、登记、核(审)稿---公司领导签发---拟稿单位复印---办公室加盖公司印章---封发。 〔一〕拟稿：以公司名义行文、代上级单位拟稿、向上级单位请示报告、公司内部请示等必须使用内部请示或发文稿纸，续页正文应为打印稿。 1、公司文件使用公司发文稿纸报批〔见附件五〕；2、公司内部请示、报告、简报等一般使用公司内部请示报告稿纸报批〔见附件六〕；〔二〕初核：公文拟好后，由拟稿部门领导核稿把关；向公司报送的文件须经拟稿部门分管副总经理核稿签字。核稿内容包括公文格式、文字、内容等是否符合国家的法律法规及公文处理的有关规定，发现问题应及时进行修改或重拟，由核稿人在初核栏签字并注明日期；〔三〕会签：如文件内容与公司内其他部门业务有关，经拟稿部门领导核稿后，由拟稿部门送相关部门会签，会签部门应根据岗位职责签署明确具体的意见；会签意见文字应工整清晰，超过 15 字以上者原那么上应另纸书写附上；〔四〕复核：办公室负责公文核稿。根据公文处理方法的规定，对公文进行全面把关，发现问题及时与拟稿部门联系。如无明确具体意见或过失较多、字迹太乱，将退回拟稿单位重办或抄清；如多个会签部门之间、会签部门与拟稿部门之间意见严重分歧，一般应由拟稿部门与会签部门协商妥善解决，解决不了的应按公司有关规定和程序研究解决。 〔五〕编号、登记、呈阅：对复核无误的公文进行编号〔公司内部请示报告由各 部门自行编号〕、登记，并经总经理秘书统一呈报有关领导阅批。公司文件编号为：“XXXX〔年 份〕〔各部门代码〕字第〔公文拟稿人编号/公文序号〕号〞〔见附件七〕；简报、内部情况反映、会议纪要等其它文件由办公室统一编号；规章制度由办公室统一编号并发布执行，关于下发规章制度的通知统一按“XXXX 规字〞编号。 〔六〕签发：公司文件应由公司总经理或副总经理据职责分工签发；拟稿 部门 凭公司主管领导的签发稿重新打印完稿，由办公室最终审稿后，加盖公司印章并封发。 〔七〕存档:凡以公司名义发文稿件，经公司领导批示后，复印件退拟稿 部门 存档，办公室留存一份原件。 第十条 收文办理 一、收文程序：公司接收的外来文件、资料、刊物、简报等，由办公室按程序及公司领导、各部门职责分工批分。 二、文件处理 〔一〕凡要求办复的文件，各主办 部门 自接到文件之日起，一般应在五个工作日内办理完毕；有时间限制的，要在规定的时间内办复。 〔二〕凡公司工作人员的署名信件，不予拆封，原件照转；来件注明部门收的原件，交相关部门签收。 〔三〕所有挂号信件和特快专递件，经办人都必须在挂号清单上签收。 三、催办和查询 〔一〕需要办理的文件，各承办部门要指定人员及时催促检查办理情况，防止积压和延误。 〔二〕公司领导交办的文件，由办公室负责催促检查办理情况； 〔三〕报送集团公司领导的请示，需了解审批情况时，由办公室负责统一联系；其它有关业务内容的请示，由各有关职能部门与集团有关对口部门联系。 〔四〕如遇紧急情况，经请示同意后，文件的送取由拟稿部门指定人员办理。 第四章 公文格式与行文规那么 第十一条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，并以此为依据行文或处理公文。 第十二条 公文格式：公文一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等局部组成〔见附件一〕。 一、发文单位，要用全称或标准的简称。联合行文，应将主办单位排列在前。 二、紧急程度，除平件无需标明外，应根据缓急程度分别标明“急件〞、“特急〞字样。 三、秘密等级，涉及国家及公司秘密的文件，应分别标明“秘密〞、“机密〞、“绝密〞字样。 四、发文字号，包括年份、单位代字、顺序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。 五、签发人，是最后签署意见，对草拟文件表示认可、准予印发的领导人。 六、标题，应准确简要概括公文内容，标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 七、主送单位，是行文对象，也是收受、办理公文的单位，即直接受文单位，要写全称或标准化简称、统称。 八、抄送单位，是同公文内容有关，需知道或协作的单位。 九、公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 十、印章，公文除会议纪要、简报、内部情况反映外，一律加盖印章。 十一、成文时间，以最高级别的领导签发的日期为准。 第十三条 公文行文规那么 一、公司各部门为联系工作，商洽业务，可以以公司名义向外部有关单位报送文件。向集团公司或其它上级单位报送文件，应根据上级单位的要求和文件内容、种类等分别报 送。上报文件，一般不要超过 3000 字，如确需超过的，要写出。 二、公司内部各部门之间对有关问题未协商一致，不得对外行文。 三、一般情况下，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越过的部门。 四、请示应一事一文，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应用抄送形式。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不得同时抄送下级单位。 报告中不得夹带请示事项。 五、要求上级单位批转的事项，应代拟通知稿；转发上级单位的文件，不再同时报送上级单位。 第十四条 公文拟稿要求: : 一、符合国家的法律、法规及其它有关规定。 二、情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，格式标准，篇幅简短。 三、公文内容与公文种类相符。 四、国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、局部章节序数和语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 五、用词用字准确、标准。文内使用非标准化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 六、审核、修改文稿，应使用钢笔或毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水笔书写。 七、需要统一的写法：原那么上公文题目字体为黑体小 2 号字，正文字体为仿宋 4 号字；章节层次序数依次为:第一层为“一〞、第二层为“(一)〞、第三层为“1〞、第四层为“(1)〞〔见附件一〕。 八、公文用纸一般采用国际标准型 A4 纸，左侧装订。 第五章 其 它 第十五条 公文的立卷、归档和销毁按公司文件档案立卷归档管理方法执行。 第十六条 本方法由办公室负责解释，修改亦同。 第十七条 本方法自发布之日施行。 附件一 XXXX 公司 XXXX〔 〕 字第 号：〔仿宋体 4 号字〕 〔标题〕 XXXXXXXX 小 〔黑体小 2 号字〕 X X X X 〔主送机关〕〔仿宋 4 号字〕 以下为正文〔另起一行空 2 个字、每行 30 个字〕(仿宋 4 号字) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX 〔假设有段落，应按以下层次分段〕 一、 〔一〕 1. 〔1〕… … 2.3.… … 〔二〕… … 二、… … 附件： 〔假设无附件，可省略〕 年 月 日〔日期应使用简化汉字〕 抄报： 抄送： 存档 共印 份 附件二 XXXX 公司 XXXX 函〔 〕 字第 号 附件三 XXXX 公司 简 报 第 期 年 月 日 〔标题〕 XXXXXXXX 小 〔黑体小 2 号字〕 以下为正文〔另起一行空 2 个字〕〔仿宋 4 号〕 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 〔拟稿单位〕 抄报： 抄送： 存档 共印 份 附件四 XXXX 公司 内 内 部 情 况 反 映 映 第 期 年 月 日 〔标题〕 XXXXXXXX 小 〔黑体小 2 号字〕 以下为正文〔另起一行空 2 个字〕〔仿宋 4 号〕 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 〔拟稿单位〕 抄报： 抄送： 存档 共印 份 附件五 XXXX 公司发文稿 XXXX〔 〕 字第 号 缓急 密级 签发： 会签： 主送： 抄送： 复核： 初核： 拟 稿 人： 拟稿单位： 电 话： 打印份数： 年 月 日 附件： 标题： 〔正文附后〕 附件六 X XXXX 公司 内部请示报告 XXXX〔 〕请字第 号 领导批示