2023年物业公司行政部管理制度.docx

物业公司行政部管理制度 　物业公司行政部的管理 　一、着装与佩戴工作牌规定 　1、 公司各部门人员及管理处管理员以上人员，上班不准穿牛仔裤、短裤、背心、超短裙及无领T恤。 　2、 全体员工上班时必须在左胸前佩戴好有效上岗证，不得将工作牌放在口袋内或随意改变3佩戴部位。 　3、 工作牌丧失、污损应及时报失，更换补发。凡不缴交工作押金的员工一律缴交工作牌押金50元。 　4、 管理人员、水电工进公司满三个月后，领取工作服；保安、清洁工进入公司后，必须领取工作服（夏装二套、冬装二套），每套服装使用期为2年。 　5、 管理人员及太平洋管理处保安员，冬、夏服装使用期限为3年。 　6、 管理处员工辞退时必须办理好工具的交接、服装管理手续后执行有效证明方能到公司人事部办理辞工手续。 　二、印章管理制度 　印章是公司或部门权力的象征，应当严格管理： 　1、所有印章要由专人保管。 　2、加盖公司印章，须经过总经理同意。 　3、加盖部门及管理处印章，须经过部门及管理处主要负责人同意。 　4、加盖公司财务专用章或管理处财务专用章须经公司财务总监签字同意。 　5、印章的刻制、更换一律由公司办公室统计一办理，报有关部门批准前方可刻制。 　6、废弃的印章由办公室统一收回保存。 　7、由申报单位对外签订合同及用文加盖公司印章，需登记好内容。 　三、归档、文件管理制度 　1、但凡反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 　3、归档的文件资料，原那么上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属企业须保存的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。 　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 　5、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围或工程资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 　6、由公司对外签订的经济合同，均保存两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。 　7、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。 　8、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司办公室签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送办公室主任审阅后，再送公司领导批阅。 　9、经公司领导批阅的文件，办公室要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。 　10、 各部门、管理处接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求，主动办理。属于各部门、管理处联合承办的，主办部门要主动做好协同工作，协办部门、管理处要积极配合。 　11、 办公室对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。 　12、 各部门、管理处在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司办公室，立卷、归档。 　13、 上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司办公室主任签批后可以复印留用。 　14、 各部门、管理处收到上级主管部门直接下达的文件或外出参加有关会议收到会议文件，均需交公司办公室统一登记，并按文件处理程序阅办。 　四、档案保管、档案借阅制度 　1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各下属企业应根据保存档案数量，设置存放档案的库房、箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。 　2、归档资料要进行登记，编制全行目录。 　3、科学地编制分类法， 根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具以便提供利用。 　4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次清楚，存放科学合理。 　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。 　6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 　8、经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 　9、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。 　10、 凡公司工作人员调离岗位前必须做出好资料移交工作，方可办理调动手续。 　11、 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 　12、 借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室主任批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的须经办公室主任批准。 　13、 借阅档案，必须履行登记、签收手续。 　14、 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经办公室主任并报主管副经理批准。 　15、 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 　16、 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不利拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否那么，追究当事人责任。 　17、 借出档案资料，因保管不慎丧失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 　五、公司行文规定 　1、以公司名义发文时，由主办部门起草，填写发文稿，由公司办公室核稿，呈公司领导签发。公司办公室负责登记编号，组织打印外发。以部门、管理处名义发文时，公司办公室仅负责打印工作。 　2、公文必须一文一事，主送单位只能一个，不得越级行文，行文简明扼要，文字清晰。 　3、一切以公司名义上报外发的文件、信函、电文，公司办公室都要存留底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附装订归档。 　4、各部门、管理处之间文件往来、资料供给等由部门、管理处互相递送。 　六、公文处理制度 　1、 公司公文由公司办公室统一收发、分办、传阅、用印、立卷和归档。处理公文必须做到准确、及时、平安、保密。 　2、 公司自制公文的处理： 　2．1、自制公文的种类包括：决定、决议、通知、通告、报告、请示、通报、批复、函、会议纪要等。在拟制时应根据公文内容酌情选用。 　2．2、公文的格式：自制公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄报抄送部位等局部组成。 　2．3、自制公文的草拟： 　2．3．1、公司性的公文由办公室拟稿，各部门的业务公文各自起草。 　2．3．2、草拟公文要用公司八开信笺纸，并用钢笔书写。 　2．3．3、要符合党和国家的方针、政策，符合国家的法律、法规和有关规定。 　2．3．4、要准确书写人名、地名、数字和具体的年、月、日，引用公文时，应注明发文时间、单位、标题和文号。 　2．3．5、草拟公文要使用数字时，除发文字号、统计表、方案表、序号、百分比、专用术语和其它需用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。 　2．4、自制公文的审核和签发： 　2．4．1、拟稿人按规定写出文稿后，送本部门负责人审核，经过认真审核签字后，再送办公室核稿。 　2．4．2、办公室核稿人员首先根据文稿内容，考虑是否要送有关部门会签。如需会签，先送会签部门审核，然后再核稿。 　2．4．3、办公室应在尽快的时间内，将符合要求的文稿送公司领导签发。领导经过认真审定后，签署自己的意见、姓名和日期。 　2．5、自制公文的批印和盖章： 　2．5．1、签发后的公文，由办公室签字编号后按缓急程度安排打印。打字员不得直接接受各部门的打印任务。 　2．5．2、由拟稿部门负责核对清样。 　2．5．3、打字员改正后按规定份数复印，并送办公室盖章。签印人要按有关规定盖印，不符合要求的公文拒绝盖印。 　七、保密制度 　1、凡公司成立以来在各项工作和活动中已形成系统化、标准化及有保存价值的档案材料，一律由公司集中统一管理，任何人不可据为已有。 　2、严格执行国家工作人员10条保密守那么，防止泄密事件的发生。 　2．1、不该说的机密，绝对不说； 　2．2、不该问的机密，绝对不问； 　2．3、不该看的机密，绝对不看； 　2．4、不该记录的机密，绝对不记录； 　2．5、不在非保密本上记录机密； 　2．6、不在私人通信中涉及机密； 　2．7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密； 　2．8、不在无利于保密的地方存放机密文件资料； 　2．9、不在普通 、普通邮局传达机密事项； 　2．10、不携带机密材料游览、参观、探亲访友和出入公共场所。 　3、凡属保密的文件、资料不得私自留存，保密文件、资料的传阅要严格按照规定办清手续，按时归还。 　4、销毁机密公文、资料要有专人都督，保证不丧失、不漏销。 　5、机密文件，不准作废纸包物品带出公司。 　6、机密文件，应有经理或办公室的允许，方可复印，并做登记。 　7、档案资料管理员要忠于职守，遵守纪律保守秘密，不得私自给他人复印或借阅秘密文件、资料。 　八、办公用品管理制度 　公司目前办公用品开支日趋增大，各管理处办公费用严重超支，领用管理没有严格制度，造成了许多不必要的浪费。为加强管理，特制定以下制度，望共同遵守。 　1、各管理处新调入的管理人员，因工作需要可购置以下物品：圆珠笔二支、直尺一把、笔记本二本、胶水一瓶，总价值合人民币15元左右。 　2、以下物品需经领导签字批准前方可购置：计算器、文件夹或因工作需要的其他物品。 　3、财务人员所需的办公用品由财务部统一领取。 　4、保安交班记录本、水电主管等所需用的工作记录本以旧换新，旧的收回存档。 　九、计算机管理的规定 　为了加强对使用的管理，防止病毒的侵入，以保障我公司系统的正常动作，特制定本制度。 　1、不得使用外来软盘（这是病毒传入的主要途径），如必需使用，申报公司办公室，由办公室检测后，方可使用。 　2、各部门、各管理处要有专人管理，并指定一名兼职人员负责监护的使用、保养、管理，指定人员必须经过公司组织的专业培训学习或由专业人员考核合格，并发放上岗证，方可进行工作。 　3、每次上机前，应作必要的上机登记，要按正常步骤，操作使用机器。下机前要先保护好各类信息，然后按顺序退出，关机。 　4、不用时，机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器，否那么造成损坏，当事人照价赔偿损失。 　5、各部门、各管理处只能用于各项企业管理，严禁用玩游戏、处理私人文件等到。 　6、上机时如遇不正常情况，请及时登记现象，并向主管人员汇报，以便查找原因，排除故障，不准做其他不符合实际的尝试。 　7、及其配套设备发生故障、损坏，必须立即向公司办公室报告，经办公室联系厂家，分析故障及原因后，确定解决方法。绝不允许自行拆卸有关设备，否那么后果由当事人自负。 　8、设备确定位置安装后，任何人未经允许不得随意搬移、撤除或更换器件。 　9、当天输入的资料、数据，应用软盘备份，防止资料遗失。存储的各项经济技术指标及有关企业机密，使用的系统软件均属公司独有资产，未经公司领导批准，任何人无权向公司外部人员提供。各部门、各管理处的员要做好保密工作。 　10、 如员工作不称职，影响正常动作，公司、管理处可随时提出调换建议，在未换人之前暂时停止其管理自制使用，其他人员未经批准不得擅自动用。 　11、 室禁止闲人入内。保持室内温度、湿度、洁净度。每周五下午下班前一个小时为设备维护保养、机房吸尘、亲热卫生等工作时间。 　十、复印机使用的规定 　为了更好地提高工作效率，节约开支，维护和保养好复印机，对复印机的使用特作如下规定： 　1、 各管理处及各部门复印资料，须先登记再复印。一次复印50份以上的文件资料，须由办