2023年办公室档案管理的不足及完善策略新编.docx

办公室档案管理的缺乏及完善策略 【】企业内部的岗位分工越来越精细化，企业档案管理工作凸显出其重要性，提升办公室档案管理工作对各个岗位工作效率的提升都具有重要价值。本文对办公室档案管理工作中存在的缺陷进行简要分析，针对具体缺陷提出完善对策，望能对办公室的档案管理工作起到积极参考意义。 【关键词】办公室；档案管理；缺乏；完善策略在 经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的缺乏，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化开展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极开展。 一、办公室档案管理根本概念 所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与去除。 二、办公室档案管理中存在的缺陷 不管企业附属于何种类别，档案管理工作都属于最根本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面： （一）档案管理人员认识程度缺乏。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际开展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中假设管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。 （二）管理人员的管理方式与企业的开展进程不相符。社会的创新与开展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的开展态势。为了迎合社会开展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际开展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丧失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。 （三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。 三、完善办公室档案管理工作的对策 在企业办公室档案管理工作中存在诸多缺乏，假设想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的缺乏加以改进与完善。 （一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是无视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来开展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃开展。比方：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；标准档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。 （二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为开展的根底条件，创立不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创立数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作效劳。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时代开展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。 四、结语 为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的缺乏合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此根底上，企业应该积极采取有效方法提升管理人员的根本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业开展步伐。 【参考文献】 [1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[j].办公室业务，2023（5）：171-172. [2]郭光玲.新时期提高办公室档案管理有效性的对策探究[j].办公室业务，2023（20）：118. [3]杨颖.试论新时期如何提高办公室档案管理的有效性[j].卷宗，2023，5（2023）：89. 第5页 共5页