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2023
电子
档案
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问题
对策
研究
新编
电子档案管理存在的问题及对策研究
今天档案管理已经进入电子化和网络化时代,档案改变了纸质形态,转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有:快速接收、归档信息,存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改,数据容易丧失,存储介质材料易损,对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的开展趋势,因此必须及时解决存在的问题,找出有效解决对策,提高电子档案管理的水平。
一、电子档案管理中存在的问题
与传统档案相比,电子档案出现的时间并不长,虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势,但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。
1.档案管理观念陈旧落后
很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够,将档案工作与保管性工作混淆,认为档案管理不会影响单位实质性开展。因此,他们对档案工作不能及时关注和更新,对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。局部档案管理工作者的观念陈旧,没有及时调整管理思维,档案管理理念比较封闭,制约了电子档案的开展进程。
2.档案管理不标准
电子档案对计算机系统依赖性强,电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份,但是缺乏具体操作性标准。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性,管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和u盘等,没有进行备份数据档案登记管理,缺乏标准的放置措施,另外,计算机数据档案没有配套的防止拷贝技术,缺乏相应的检查机制。
3.无视电子档案管理平安
档案管理工作者普遍无视电子档案平安性,没有采取有效的平安防范措施。电子档案依赖于计算机系统,因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在平安隐患,因为电子档案和纸质档案比,更容易被修改和覆盖,破坏电子档案的原稿。
二、电子档案管理改进对策
1.制定电子档案管理标准
电子档案的每一个环节。建立、处理、归档、利用、保管、更新等,都存在信息的丧失或更改的隐患,为提高电子档案管理质量,促进电子文件管理的科学性,应该制定相关的法律法规和管理标准,对单位、档案员进行约束,还要制定相关网络系统保密验收的标准、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等,更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理软件
建立标准的电子档案接收数据格式,将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板,对电子文件和信息类型、格式进行标准化处理,然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作,对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育,帮助他们进行软件更新,格式统一,使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导,委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的缺乏,找出解决措施,促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命〞和“信息生命〞。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命〞的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的平安性的设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命〞的保护主要有防病毒,控制网络中电子文件系统的平安,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境〞。
4.加强电子档案的平安
(1)建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理平安性隐患的重要技术手段,是必不可少的平安性措施。面对网络系统的平安隐患,应完善数据备份和恢复系统,使计算机或者网络发生平安性事故时,关键、重要的信息数据能有效恢复。
(2)要加强网络的平安管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。
(3)对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的平安。
5.提高档案工作人员素质
信息化进程推进了档案管理的现代化,为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平,增强现代档案管理专业修养,熟练操作多媒体文件,掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者,对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才,让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
综上所述,档案管理工作者应准确把握时代脉搏,积极寻找电子档案管理的先进经验,提高自身管理水平,学习现代信息技术和网络技术,针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题,寻找积极有效的对策,促进电子档案管理走上一个新台阶,适应不断变化开展的社会需要。